高校經費科學化精細化管理之網上預約報賬管理

李智敏 李 敏

精細化管理的思想是由美國科學管理之父泰勒在《科學管理原理》一書中首先提出，精細化管理是一個將管理責任具體化、明確化的系統工程，以由“管結果”升華到“管過程”，并最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本。精細化的精髓是“精”（高標準、高質量、精益求精、追求完美）和“細”（注意細節、效率與效益）。實施精細化管理，需要把工作流程、工作崗位細分成為一個個不可再分的單元，在單元緊密銜接的基礎上，管理好每一個單元。

2008年財政部在《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》中首次提出“加強經費管理，建立科學化、精細化預算管理機制”，國務院發布的《關于進一步加大財政教育投入的意見》中指出：“全面推進教育經費的科學化精細化管理”。高校精細化財務管理是管理專業化的一種具體體現，它要求高校正視和克服財務管理中存在的問題，通過規范財務基礎工作，建立科學的基礎定額系統，強化服務質量，提高服務手段，注重支出績效評估，不斷提高財務管理水平。高校經費管理中主要存在以下問題：（1）預算管理不夠科學。預算一般由財務一個部門完成，且多采用基數增長法；部門編制預算過于簡單，并未嚴格貫徹執行；由于財務軟件的局限性，財務部門預算在執行過程中只能進行總額控制，不能實時控制各個預算類別；（2）相當多高校的財務部門仍停留在“報賬式”管理水平上。高校經費的急劇增長使財務人員疲于應付日常報賬，而缺乏對提高高校財務管理的思考，相關財務規章制度缺失或缺乏執行力，導致出現“報賬大廳排長隊報賬、大量暫付款及暫存款掛賬”等現象；（3）科研經費“重申報輕管理”，科研經費管理松懈；（4）財務績效分析缺失。目前高校缺乏財務績效評估體系，財務績效評估主體、評估指標、評估標準尚未建立，資金的使用效率、效益未能完全量化，對相關責任人員缺乏必要的財務績效考核；（5）財務管理制度過于籠統并缺乏執行力。部分高校經費管理制度過于籠統，實際操作性不強，財務人員在日常報賬過程中缺乏相應的管理制度作為依據，領導在實際工作過程中“堅持原則，個別靈活”的管理作風，使制度并非對人人平等，出現財務管理軟約束化現象；（6）科研項目間接費用制度不健全。科研項目全成本包括直接成本和間接費用，我國高校項目成本核算要求不高，對間接費用分攤比較粗糙，缺乏先進的間接費用分攤機制，不利于高校之間的橫向比較，也不利于相關管理機構進行宏觀控制。

精細化財務管理應遵循合法性、合理性、及時性、科學性、全員性和協調性等原則，在統籌財務管理全局的基礎上，對人員配備、制度建設等重要環節給予特別關注。精細化財務管理要求財務人員具備相應專業技能，建設專業化學習型的財務隊伍，在順利完成日常工作的基礎上能勤于思考，積極進行工作創新，保證財務戰略的正確執行。精細化財務管理是一個嚴密的系統工程，包括從基礎會計核算到內部控制、績效考核等方面的內容，需要高效的財務軟件提供準確的數據和相關信息，保證財務管理的科學性，避免經驗主義。

網上預約報賬改革是精細化財務管理的具體實施，其立足于解決“報賬大廳排長隊報賬”的現象，通過此項改革能提升財務部門服務質量、減少財務核算的差錯率，提高財務部門工作效率，減少現金流，規避現金風險，保障學校資金安全。“網上預約報賬”是指報賬人遠程登錄學校網上預約報賬系統，填寫并提交報賬申請后，根據預約的時間和地點提交報賬單據，待財務人員審核記賬完畢后將報賬款轉入個人銀行卡或者單位對公賬戶中。“網上預約報賬”因其“無等候性”、財務核算高效性、資金往來安全性等特點，成為高校財務改革的熱點。浙江大學于2009年底推行網上預約報賬改革；上海交通大學2010年初實現“不等候報賬”后，于同年推行網上預約報賬并一直深化報賬改革；蘇州大學2005年完成“報賬通”無現金報賬系統的開發，2006年在全校范圍內推廣，并于2011采用復旦天翼網上報賬V2.0系統；東南大學于2011年10月推行網上預約報賬并取得了較好的效果；南京大學于2012年上半年也推行了網上預約報賬改革。從各高校推行網上報賬的反饋來看，報賬人普遍對財務的滿意度大大提高，同時，財務工作效率、服務水平和管理水平也有較大提高。但是，網上預約報賬還存在一些待改進的方面，需要深入研究以深化改革成果。

一、高校推行網上預約報賬后仍存在的問題

（1）經費預算和報賬環節相脫節

隨著高校事業的蓬勃發展，高校經費形成了以國家撥款為主，科研經費撥款、聯合辦學收入、校產經營收入等為一體的多渠道資金來源形式，使得高校財務關系日益復雜，經費管理難度加大，同時也給經費預算的編制和執行帶來的極大的困難。建立科學有效的預算管理系統并使之與財務系統實現對接是高校一直以來努力的方向，但由于主客觀等諸多因素，預算管理系統一直未能運行。目前高校采用的網上預約報賬系統僅實現了預約系統、財務系統和無現金支付系統的對接，預算管理系統并不包含其中。對大多數高校而言，目前實行的網上預約報賬改革僅消除了報賬人的等待時間以及現金支付環節，報賬人及財務人員并不能實時監控經費執行情況，往往等到經費結題時發現某項支出超標，繼而出現大量經費調賬事項，因此，預算管理模塊的運用是深化財務報賬改革的必然選擇。

（2）財務經費審批問題

根據高校財經管理制度，高校經費實行“一支筆”審批制度，即院系或機關部處一把手負責本部門經費簽批管理。同時，根據高校落實經濟責任制的規定，財務科科長、財務處處長及主管財務的校長對預算資金及非預算資金中經費支出、暫付、領用支票等事項有不同的審批權限。此外，部分經費的使用還需經過相關職能部門和學校領導審批。完成相應的審批手續與相關負責人的工作時間密切相關，報賬人往往為完成審批簽字手續而耗費了太多時間，這也是財務報賬遭到詬病的癥結所在。目前采用的網上預約報賬系統并沒有改變經費審批的模式，報賬人完成網上報賬申請后需要拿著報賬確認單及相關發票完成相關簽字審批程序，財務報賬工作效率未能得到提高。

（3）財務軟件精細化科學化升級

教育部76所直屬高校2010年應收及暫付款總額為307億元，江蘇省7所教育部直屬高校2010年應收及暫付款總額為12億元。從這些數據可以看出，高校暫付款總額大，占用了高校大量資金。但目前高校對暫付款的借款、沖銷、催報、凍結及解凍環節僅僅通過人工完成，財務軟件并不能智能化的控制每個項目的最大暫付款筆數及每個項目負責人的最大借款筆數，當某個項目負責人存在長期未沖銷的暫付款時，系統不能提前預警或自動凍結相應的項目經費號。財務人員需要人工對暫付款進行分析，通過電話或發放紙質催報單等手段進行催報，并通過手工設置項目狀態以達到凍結和解凍的目的，暫付款管理完全依靠人工進行，造成了管理的低效率和資金的極大浪費。另外，目前使用的網上預約報賬系統在暫付款借款環節不能自動生成核銷代碼，在暫付款沖賬環節不能查詢歷史未沖銷暫付款記錄，核銷代碼的錄入和沖銷只能依靠財務人員手工完成。因此，財務軟件精細化科學化升級是提高財務管理水平的必然要求。

二、高校推行網上預約報賬后出現的新問題

（1）審核記賬環節方面

第一，電話溝通取代了面對面溝通，電話溝通量大。實施網上預約報賬后，報賬人將報賬票據提交給大堂收單人員，由大堂人員初審后即可離開，財務審核人員在做賬過程中遇到不符合報賬規定的發票時，打電話通知報賬人前來取回發票。電話溝通成為財務審核人員與報賬人溝通的主要方式，隨著經費總量增加以及網上預約報賬的普遍推廣，電話溝通量與日俱增，成為財務人員工作中遇到的新問題。

第二，大量退票無人取回。報賬人因為遺忘、棄票等原因未取回財務退回的發票，導致大量發票積壓在財務處。財務部門制定了退票清理政策，但對這些發票的定期清理需要耗費財務人員較多精力。

第三，對業務的熟練掌握程度要求更高。財務審核人員需要熟練掌握報賬規則、國庫支付規則、各類經費報賬范圍等業務知識。網上預約報賬實行后，財務人員需要學習操作新的財務軟件，以及新軟件環境下不同的賬務處理流程和規則，這些都要求財務人員始終處于學習狀態，對財務人員業務知識要求更高。

（2）結算環節方面

第一，現金出納和銀行出納角色發生了很大變化。網上預約報賬下，報賬款直接轉入個人銀行賬戶或者單位對公賬戶中，部分高校在復核人員復核憑證后直接支付報賬款，即取消了現金出納和銀行出納；大多數高校仍保留現金出納和銀行出納角色，復核人員復核憑證后由現金出納或銀行出納進行支付。另外，現金出納和銀行出納的工作內容發生了變化，現金出納和銀行出納僅僅需要核對個人銀行賬戶信息或單位賬戶信息即通過網上銀行進行支付，消除了現金流，規避了現金風險，有利于學校資金安全。

第二，加大了銀行對賬的工作量。報賬款通過網上銀行支付后，銀行對賬單一般在支付之后的第二個工作日才能返回到財務處，銀行對賬的工作量大大增加。

（3）數據庫維護方面

網上預約報賬推行后，系統管理員的工作變得更加重要。網上銀行支付的基礎在于教工銀行卡數據庫和學生銀行卡數據庫，一旦銀行卡發生掛失、補辦等情況，需要及時更新數據庫以保證數據庫的準確性，確保支付的順利進行。

（4）人員培訓方面

財務審核工作是高校財務基礎性工作，也是會計核算工作的重要組成部分，該項業務種類繁雜、手續煩瑣、涉及面廣、政策性強，新人成長為一名稱職的審核人員需要不斷學習以及時間的積累。網上預約報賬背景下，審核人員在做賬時，科目、摘要、金額等信息自動生成，這一方面有利于審核人員工作效率的提高，但另一方面不利于新人的成長。財務領導在培訓新人時，一定要密切關注網上預約報賬對人員培訓的影響，并有的放矢的采取必要的措施做好人員培訓工作。

三、深化網上預約報賬改革的措施

（1）實施預算管理模塊

實施預算管理模塊的前提是構建新型的預算管理模式，在“統一領導、分級管理”的指導方針下，選擇合適的預算編制方法并加強預算的執行力度，保證預算的有效執行。預算管理模塊的設定應區分不同經費來源并設計相應的預算模板，預算一經批準不得隨意調整和追加。有了預算管理模塊，報賬人在報賬申請時能實時了解各項支出的預算數、已發生數、剩余數，當報賬人填報金額超過某項支出的剩余數時，系統出現提示信息告知報賬人申請金額超支，提醒報賬人在預算范圍內提出報賬申請。預算管理模塊能有效控制項目的報賬范圍，確保項目按預算執行。

（2）增加經費審批模塊

經費審批模塊將改變傳統的負責人簽字審批為電子審批，即便負責人身在外地，只要登錄審批模塊也能完成審批工作，將極大提高工作效率。審批模塊設計時應充分考慮高校財務報賬的實際情況，根據報賬事項、經費類別、金額大小提供不同的審批流程。審批模塊應該與預算管理模塊、財務項目數據庫等財務信息相關聯，某項報賬申請只有在預算范圍內才能進入審批模塊，當報賬人選擇某一項目號后，審批流程自動指向經費負責人及所需加蓋的部門公章，之后的流程由申請人根據提示信息自主選擇審批流程，經過財務稽核人員審查通過之后，某項申請正式進入電子審批過程。此外，審批模塊應具有“附件上傳功能”及“反饋功能”，“附件上傳功能”能幫助負責人了解審批事項，而“反饋功能”能夠告知申請人審批結果。審批模塊的推行將極大的完善網上預約報賬改革，為師生提供更高效便捷的服務。

（3）實施報賬申請單的物流化管理

目前實行的網上預約報賬，報賬人只能查詢某個報賬申請是否被處理，進而查詢銀行賬號或通過手機短信提醒了解報賬金額。財務審核人員審核過程中遇到根據財務規定不能報賬的發票或手續不齊全的報賬申請，需要打電話通知報賬人取回發票，當發票長期無人領回，財務人員需要反復打電話通知報賬人，電話溝通量巨大。為了解決這些問題，應當建立報賬申請單的物流化管理，通過這個渠道，報賬人能隨時了解申請單所處的狀態，如電子會簽達到什么狀態、申請單是否被處理、報賬金額為多少、是否有退票、退票的原因及取回發票的地點等。報賬申請單的物流化管理為報賬人和財務人員提供了一個溝通的平臺，財務人員可以通過該平臺向報賬人反復發送信息，解決退票大量積壓的問題。

（4）財務軟件開發升級

一款好的財務軟件應該能夠針對用戶需求不斷開發升級，暫付款管理是高校財務管理的難點和迫切需要解決的問題，軟件公司應該提供解決方案，幫助用戶用技術的手段實現財務控制。比如，設定每個項目經費及每個項目負責人的最大借款筆數、最長借款時間，當借款筆數達到上限或超過最長借款時間時，財務軟件自動將項目負責人名下某些或所有項目自動鎖死，使該項目不能借支新的暫付款甚至不能繼續報賬，同時，通過一定渠道向負責人反饋項目經費被凍結的情況，引起負責人的足夠重視，待暫付款沖銷后自動解凍經費。在技術不斷發達的今天，僅僅通過人工對高校財務進行管理已經早已不能滿足各方面管理需求，軟件公司對用戶進行需求分析并相應進行軟件開發升級是確保高校財務科學化精細化管理的重要支持。

（5）財務活動流程再造

網上預約報賬實施后，財務活動流程發生了很大的變化，財務領導應該以此為契機，推動財務活動流程再造，提高財務服務和管理水平。為了加強管理，應制定大堂人員接單分單流程、賬務處理流程、審核人員做賬及退票流程、領導簽字審批流程、退回匯款再次匯款流程等一系列規范性文件。網上預約報賬后，報賬大廳不再人滿為患，審核人員做賬、出納人員轉款進入流水化作業，前臺不再是傳統意義的前臺，而應該納入后臺進行管理，對前臺人員的考核、激勵等應該有不一樣的手段。

高校精細化財務管理是我國高等教育發展的必然要求，高等學校應改變高校經費粗放的管理模式，實現財務工作由記賬核算型向經營管理型轉變、由事后管理型向動態管理型轉變。通過運用現代計算機技術手段，在財務管理的各環節實現有價值的創新和改革，保障高校財務管理工作的順利進行。網上預約報賬改革是高校經費科學化精細化管理的重要創新之舉，在推行網上預約報賬改革后，應及時發現改革后出現的新問題并因地制宜地采取有效的措施加以解決，實現高校經費的科學化精細化管理。

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