淺談高校人事檔案管理的保密工作

王志麗

（赤峰學院 人事處，內蒙古 赤峰 024000）

人事檔案是以文字材料形式保存的，詳細記錄和反映了每一位教職員工個人的工作經歷、成長過程，包括履歷、鑒定、考核、任免、職稱、學歷學位、工資、獎勵以及處分等等，也踏實地反映了每個教職員工的政治面貌、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等方面的歷史情況，是每位參加工作人員在校期間個人的歷史記錄和憑證，是高校發現人才、使用人才和管理人才的重要依據.同時也是學校檔案管理工作的一部分，是組織部門選好人、用好人必不可少的途徑，是學校建設發展選拔棟梁之才的重要渠道.人事檔案的保密工作，是人事檔案管理工作中的一個重要的環節，作為人事檔案的管理者要忠于職守，嚴格遵守保密紀律，維護檔案的完整和安全，堅決貫徹執行人事檔案管理的各項規章制度，增加保密意識，增進保密法制觀念，增強責任感.保密工作像其他工作一樣，必須用制度約束人，用制度規范人，采取科學的措施進行保管和保密.

首先，要確保檔案室環境的保密性.檔案室屬保密要害部門，不能設在底層與頂屋，同時要做到檔案室、閱檔室及辦公室三室分開，檔案庫房區禁止無關人員隨意出入.對檔案室要加固門窗，安裝專業保險鎖、保險柜、防盜門及監控設施.鑰匙要專人管理，檔案管理人員在辦公場所工作時要做到門開人在，人離門鎖，杜絕因疏于防范而導致竊密、泄密的事情發生.為確保檔案庫房達到防蟲、防高溫、防有害氣體、防火、防盜、防光等“六防”要求，要配備鐵質檔案密集柜，配備滅火器等，使檔案庫房達到了標準化要求.檔案室的科學配置與嚴格管理是做好檔案保密工作，維護檔案安全的基本保障.

其次，要確保檔案管理制度的科學性.就高等院校而言，維護好檔案的完整與安全，既是檔案管理的基本任務也是保管檔案的根本目的.

（1）要制訂與完善人事檔案管理的各項制度.如閱覽制度、外借制度、復制制度等，根據實際情況，對不同層次、級別的利用人員確定不同的利用權限，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循、有據可查.第一類，對于校內的與檔案室有固定業務往來的部門，主要是組織部、人事處等部門，這些部門既是檔案的主要利用者，又是形成檔案材料的責任者，在一般情況下，只要利用者所利用的范圍不超越規定，可滿足他們的查閱、借閱要求.第二類，校內與檔案室有經常性聯系的各院、各部門的黨政負責人，黨支部因發展黨員、申報職稱、職務提升等事因需要利用檔案的，只要手續齊全，不超出規定的利用范圍，可查閱、借閱其本部門職工的檔案材料.第三類，本校教職工因辦理“公證”，或報考上一級學校等，需要檔案部門出具有關證明的，可由管理者按規定給予辦理.第四類，對于來自外單位的利用者，如：商調、外調、辦案、編纂地方志或人物志等，需要利用檔案的必須按照有關規定執行，有本單位出具的介紹信，經檔案主管領導批準后才可以辦理，所有涉密文件、資料不允許帶離檔案室，在借閱人查閱檔案時要提高警惕，防止檔案被纂改、被調換，以規范嚴格的借閱手續確保檔案的保密與安全.

（2）要做好檔案的鑒別審核、整理分類、編目歸檔等日常工作.要充分認識新形勢下加強人事檔案工作的重要意義，以對歷史負責、為現實服務、替未來著想的高度政治責任感，把珍貴的干部人事檔案管理好、利用好，充分發揮干部人事檔案資治存史的重要作用.把人事檔案管理工作達標升級作為新的起點，從強化檔案管理、建立健全檔案管理機制和各項規章制度入手，以建設高質量的檔案管理體系為目標，確保該部檔案工作逐漸達到規范化、標準化、科學化的要求，使干部人事檔案工作邁上新臺階.規范管理，提升質量.全面實行人事檔案目標管理，實現人事檔案管理的規范化，切實做到收集歸檔程序化、鑒別管理規范化.歸檔材料必須完整真實、文字清楚、對象明確、手續完備.隨時關注人員信息變動，與材料形成部門保持密切的聯系，做到“口勤”、“手勤”、“腿勤”，確保信息反饋及時與準確.重點核查干部的“三齡二歷一身份”，核查干部升學、招工、錄用、調動、提拔等環節，核查近年來新錄用的、部隊轉業的、交流調任的及新提拔的干部.規范化、科學化、現代化的檔案管理制度是做好保密工作的重要措施，它能有效地發現并及時糾正檔案利用過程中出現的不利于檔案保密的各種不良行為，做到既有效利用檔案，又保證了檔案的完整與安全.

（3）要確保計算機網絡運用的安全性.按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案工作目標管理考評標準》要求，人事檔案管理要配備專用計算機設備，人事檔案的計算機管理是實現高校人事檔案工作的現代化的必須之路.要利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將文字、圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使人事檔案數據化、信息化.通過檔案數據系統的建立，不僅可以記錄固定信息，而且可以記錄動態信息，還可以隨時準確地更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，為高校人才資源的動態管理打好基礎.同時，還應建立相應的人事檔案計算機的檢索系統、人事信息綜合查詢系統等，才能加快高校人事檔案的現代化建設步伐.因此，計算機在管理檔案中發揮著越來越重要的作用，計算機使用的安全性也成為檔案管理的重要部分.對檔案信息網保密管理要嚴格恪守“控制源頭，加強檢查，明確責任，落實制度”的原則，在工作中本著“誰主管，誰負責，誰使用，誰負責”的態度，加強檔案信息管理.對涉密計算機使用保管要專人負責，做到涉密不上網，上網不涉密.加強保密檢查工作，及時消除安全隱患，積極預防病毒，切實做好涉密計算機信息系統的保密管理工作.

（4）完善監督機制，加大人事檔案管理監督力度.要注意把好“三關”：一是審查關.組織、人事和檔案管理部門要嚴格履行審查手續，從人事檔案材料形成伊始就把真實性、合法性和實用性作為人事檔案材料鑒定和取舍的標準.二是程序關.人事檔案形成涉及多個部門和環節，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，要把好人事檔案材料形成程序，增加透明度，不論是檔案對象自己填寫有關材料，還是組織填寫有關材料，盡量注意做到透明、公開、以形成組織和個人相互監督、相互制約的互動機制.三是處罰關.要嚴肅處理檔案材料的弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案、篡改檔案、泄密檔案等行為，要給予嚴厲的制裁.作為人事檔案管理的直屬部門領導，要實行不定期對人事檔案管理人所保管的人事檔案進行檢查，督促人事檔案管理人員及時入柜保存和定期歸檔，以防止泄密.同時要抓好重點部門、關鍵崗位的保密工作.

再次，要嚴把管理人員的政治、業務、文化素質關.在檔案保密管理中，工作人員素質是非常重要的.檔案管理員特殊的地位和身份，決定其具有知密早、知密多的特點，他們也是各項管理制度的直接貫徹落實者，對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此只有具備較高的政治素質才能做到堅持原則、遵守制度、嚴守紀律、保守秘密.檔案管理人員在工作中還要防止無意識的泄密，由于了解的情況多，秘密會隨著管理員的工作生活無形中帶入社交活動領域，在不知不覺中就泄露了秘密，所以檔案管理員無論在何種場合都應做到提高政治警惕、守口如瓶、謹言慎行.特別是在干部任免、組織考核、民主評議、黨員發展等相對敏感的工作中，要做到不該問的不問，不該說的不說，嚴守組織秘密.這就要求管理人員要有嚴謹的工作作風，敏銳的工作力、觀察力，能獨立處理好檔案利用過程中出現的復雜問題具備對檔案真偽的辨識鑒定等問題的專業知識，也要熟悉與檔案相關的國家政策、政治局勢、經濟知識、歷史背景、等文化知識，以豐富扎實的文化底蘊促進檔案管理的發展.總結和分析檔案利用中的經驗和問題，從中掌握檔案管理工作的發展規律，確保檔案保密工作的開展.

結合高校人事檔案管理實際，要提高檔案管理人員的保密技能與保密意識，就要堅持保密教育與檔案管理相結合，抓好與檔案管理有關的所有人員的保密教育培訓工作，組織進行專題講座，認真學習貫徹《國家保密法》及黨和國家有關保密工作的方針、政策及規定.增強檔案管理人員的保密意識、責任感，不斷提升人事檔案保密工作的管理水平.

總之，檔案管理應保密，但保密的根本目的是為了更好的利用，在日常工作中，要處理好檔案保密與利用的關系，要在保密工作中不斷加強保密措施，把保密工作做的扎實細致，充分發揮檔案還原歷史，維護真相的作用，為高校事業發展做出積極的貢獻.

〔1〕吳衛，李繼偉.高校人事檔案信息化管理的思考[J].黑龍江檔案，2009（3）.

〔2〕陳國英.淺談高校人事檔案管理[J].浙江檔案,2000(5).

〔3〕王志剛.淺談如何做好干部人事檔案管理的保密工作[J].科學之友,2012(3).