實現文檔一體化管理的思考

劉希琳

（蘭州商學院檔案館 甘肅 蘭州 730020）

文檔是文件和檔案的簡稱。文件和檔案是以時間為依據劃分的，一份材料未歸檔之前稱作文件，歸檔之后稱作檔案。因此，從根本上講，提高檔案工作質量，首先制發(fā)文件部門要提高文件質量，其次檔案管理部門按要求整理、歸檔、管理，關鍵是制發(fā)文件部門和檔案管理部門要依法辦事，拓展檔案管理內涵，將檔案管理工作向前延伸，實現文件和檔案一體化管理。

一、實現文檔一體化管理的現實依據

實現文檔一體化管理，是制發(fā)文件部門提高文件質量的需要，是檔案管理部門提升工作水平的需要，也是貫徹落實《檔案法》的需要。

（一）從制發(fā)文件部門的角度看

制發(fā)的文件質量如何，不僅決定了文件本身的質量，而且還直接影響檔案的質量。目前，絕大多數部門對制發(fā)文件的質量比較重視，嚴格按照國家關于公文處理的有關規(guī)定制發(fā)文件。但是，也有一些部門和單位對文件制發(fā)工作不重視，主要表現在：文件用紙質量、紙張大小、字體和字體大小、排版形式、裝訂等不符合國家公文處理的有關規(guī)定；制發(fā)文件沒有履行必需的簽發(fā)手續(xù)，或不符合審批權限；文件標題不準確，主送單位和抄送單位不規(guī)范，落款和印章不一致；文件字跡清晰度差，不利于長久保存；使用文種不合適，擬制格式不規(guī)范等。這些問題的存在，直接影響著檔案管理工作水平，客觀上要求文件制發(fā)部門必須提高文件制發(fā)水平。

（二）從檔案管理部門的角度看

檔案管理部門在檔案管理工作中處于核心地位，加強和完善檔案管理是檔案管理部門義不容辭的職責。大多數檔案管理部門對此認識是明確的，工作是得力的，成效也是明顯的。但是，也有一些檔案管理部門特別是其領導認識不夠，檔案意識淡??；檔案設備陳舊，更新不及時，存在許多安全隱患和管理隱患；檔案管理人員得不到必要的培訓,有的理論知識陳舊，操作電腦的能力低，業(yè)務素質不高；檔案管理方法單一，僅限于歸檔材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等基礎性常規(guī)管理，管理人員就好像辦理物品出入庫手續(xù)的“倉庫保管員”。一些部門主要領導對下屬檔案管理部門的重視不夠，對檔案管理工作投入不足，直接挫傷了檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，影響和制約了歸檔材料的管理和開發(fā)利用。

（三）從貫徹落實《檔案法》的角度看

《檔案法》第七條明確規(guī)定：“機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導?！北M管《檔案法》不僅賦予了檔案管理部門和檔案工作人員對檔案業(yè)務的管理職能,而且賦予了他們監(jiān)督、指導和對本單位檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調的職能，但從實際情況來看,一些檔案管理部門沒有很好地發(fā)揮法律賦予的這些職能，把自己作為純業(yè)務部門，只負責檔案管理，對本單位各部門的文件制發(fā)工作缺乏監(jiān)督指導，使本單位檔案資料的收集、管理與利用工作始終處于被動應付狀態(tài)，降低了檔案管理工作的績效。因此，推行文檔一體化管理十分必要。

二、實現文檔一體化管理的理論基礎

實現文檔一體化管理的理論基礎是文件生命周期理論。1940年由美國檔案學者菲利普·布魯克斯提出，是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個過程的一種理論。

（一）理論產生的背景

1.文件數量的增長。檔案管理工作歷史悠久。20世紀以來，隨著各國政府職能的不斷擴大，各種機構的大量產生，以及現代化的辦公設備、記錄工具等大量應用于文件的制作，使得文件的數量急劇增加，對文件管理工作提出了新的要求。

2.專門化管理的出現。各國通過立法等方式加強對大量文件的專門管理。如1950年，美國頒布《聯(lián)邦文件管理辦法》，在國家檔案館設立“文件管理項目”，用于監(jiān)督指導各政府機關現行文件的立卷、歸檔和移交工作。從而使文件管理上升為一種專門化的管理活動。

3.文件中心的建立。文件中心是20世紀40年代出現的新型文件管理機構，最早源于美國。為挖掘文件中心的理論根源，西方學者開始對文件運動規(guī)律進行研究，由此產生了文件生命周期理論。

（二）理論的主要內容

1.強調文件運動具有整體性。指出文件從其形成到銷毀或永久保存是一個整體運動的過程，承認文件運動過程的客觀性。它以運動的視角來研究文件從形成到銷毀或進館的過程，體現了尊重文件歷史過程的思想。

2.強調文件運動具有階段性。它根據價值形態(tài)的變化，提出文件整體運動過程具有明顯的階段變化，并把這種階段變化視為不以人們意志為轉移的客觀存在。

3.強調文件運動具有關聯(lián)性。指出不同階段的文件與服務對象、保存場所和管理方式之間存在內在的對應關系，承認各階段文件價值屬性與管理者主體行為對應關系的客觀性，也是尊重文件運動的客觀實際的表現。

（三）理論的基本要求

文件生命周期理論準確地揭示了文件運動的整體性、階段性和關聯(lián)性，為文件的全過程、階段式管理奠定了理論基礎。同時，文件生命周期理論準確地揭示了文件運動過程的前后銜接和各階段的相互影響，為實現文檔一體化管理提供了理論依據。文件生命周期理論要求制發(fā)文件部門要提高文件質量，為檔案管理打下良好基礎；要求檔案管理部門要端口前移，重視從文件制發(fā)到進館的全方位管理；要求檔案工作人員發(fā)揮主觀能動性，加強文件制發(fā)工作的指導，確保檔案管理的延續(xù)性和科學性。因此，文件生命周期理論為實現文檔一體化管理提供了理論基礎，文檔一體化管理反映了文件生命周期理論的內在要求。

三、實現文檔一體化管理的對策建議

按照文件生命周期理論的要求，結合當前文件制發(fā)和檔案管理工作實際情況，我們建議：

（一）提高部門文件質量。要實現文檔一體化管理，必須先要從制發(fā)文件部門入手，使文件在制發(fā)過程中按照規(guī)范化、標準化要求進行制作。重點應做到以下幾點：一是文件用紙質量、紙張大小、字體及字體大小、排版形式、裝訂等必須符合國家公文處理的有關規(guī)定；二是制發(fā)文件要履行簽發(fā)手續(xù)，符合審批權限，文件標題要準確，主送單位和抄送單位要準，落款、印章與文件要保持一致；三是使用文種合理,擬制格式規(guī)范。

（二）及時移交檔案管理部門。制發(fā)文件部門在履行工作職能的過程中會產生大量文件資料，如果這些文件資料保存不齊全，整理歸檔不及時，或者長期積壓在各業(yè)務部門的個人手中,就容易造成文件資料的丟失,導致這部分信息缺失，給今后查詢資料信息造成無法彌補的損失。因此，制發(fā)文件部門要高度重視文件資料的歸檔工作，必須做到：一是要及時，每年形成的文件資料于次年元月份必須移交檔案管理部門進行歸檔；二是要完整，向檔案管理部門移交具有保存價值的文件資料必須齊全，信息資料完整無缺。只有這樣，才能從根本上實現文檔一體化管理。

（三）科學規(guī)范整理歸檔材料。歸檔材料的整理，就是將歸檔材料按照一定的原則和方法進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。檔案管理部門對歸檔材料整理過程中的每一個步驟，必須要堅持合理規(guī)范原則，要嚴格按照檔案行政管理部門制定的有關歸檔材料整理規(guī)則，科學合理地進行整理。歸檔材料整理的質量直接關系到今后檔案的利用效果，它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎。歸檔材料整理的科學化和標準化，對于實現文檔一體化管理具有直接和廣泛的影響。

（四）提高檔案管理人員素質。一是提高政治思想素質。檔案管理是一項政策性、原則性很強的工作，這就要求檔案管理人員必須提高思想政治覺悟，要有強烈的事業(yè)心和高度的工作責任感，堅持原則，辦事公正，廉潔奉公，自覺抵制各種不良風氣，嚴格把好政策，不搞任何違法亂紀的行為，確保檔案的真實性和公正性。二是樹立良好的職業(yè)道德。檔案管理人員要具有強烈的責任心，愛崗敬業(yè)，忠于職守、樂于奉獻，埋頭苦干，不計較個人得失，兢兢業(yè)業(yè)地完成各項工作任務。三是加強業(yè)務培訓。對檔案管理人員要不斷進行檔案業(yè)務知識的學習培訓，如歸檔材料的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等，使他們能夠熟練掌握檔案的基本知識和明確其負責上交的歸檔材料的范圍。四是注重工作交流。加強檔案管理人員之間、相關專業(yè)管理人員之間及檔案管理單位之間的業(yè)務交流。通過交流,使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足,吸收好的經驗應用于自己的實際工作中。

（五）完善檔案工作制度。檔案管理部門要制定科學、規(guī)范的檔案工作制度,規(guī)范管理。要把檔案管理的規(guī)范化、制度化納入檔案管理人員的崗位職責,以最大限度地發(fā)揮規(guī)章制度的監(jiān)管和約束機制。同時，要根據檔案工作的實際，制定文件形成、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性規(guī)章制度，建立健全各項業(yè)務工作規(guī)章制度，使文件制發(fā)、檔案管理有章可循、有據可依，真正實現文檔一體化管理各環(huán)節(jié)的標準化、規(guī)范化。

（六）加強檔案監(jiān)督檢查。檔案管理部門要建立完善的監(jiān)督機制，要在監(jiān)督的前提下開展指導,在指導的過程中進行監(jiān)督，并在監(jiān)督中加強各部門之間的協(xié)調，形成工作合力，確保檔案工作質量?！稒n案法》賦予了檔案行政管理部門行政處罰和依法追究權，依法查處檔案違法行為是法律賦予檔案行政管理部門的神圣職責。因此，各級檔案行政管理部門要負起責任，認真履行職責，對機關、團體、企事業(yè)單位的檔案工作、綜合檔案館建設等進行執(zhí)法檢查，依法查處檔案違法違規(guī)案件，追究有關責任人員責任，切實做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究，維護檔案工作的嚴肅性。

［1］胡鴻杰.中國檔案學的理念與模式［M］.中國人民大學出版社，2005.

［2］黃存勛.文檔一體化理論依據探討［J］.浙江檔案，2002（5）.