淺析檔案管理存在的問題及對策

喻彩霞

（平頂山天安煤業股份有限公司 朝川，河南 平頂山 467523）

一 檔案管理當前存在的問題

(一)缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理是一項很重要的工作，單反重要的工作都應分配相應的專業人員以便更好地展開工作。而檔案管理本身并不是一項熱門專業因而專門學習相關知識的人很少，通常情況下，檔案管理的負責人員基本是從文秘方面分配過來的，這樣還需要對檔案管理的重點技能和專業知識進行慢慢培養，耗時費力不說，有時還會耽誤工作的進行。

除此之外,新興的電子檔案管理往往會與系統和軟件的安全維護和更新提高等較為專業的領域有關,因而需要具有對電子檔案的系統安全進行維護能力的專業技術人員。然而目前的實際情況一般只是對文秘或會計等專業的人員進行培訓便讓其進行操作,因而導致檔案管理人員不懂電子方面的管理與維護以至于有可能對相關部門造成損失。

（二）檔案管理工作的重視性不夠

從檔案管理工作出現到現在，包括領導干部在內的大部分職員對檔案管理的工作都不夠重視，或者是在其認識上存在著誤區。及時到現在，還有許多人以為檔案管理工作只是負責抄寫信心，管理相關資料等近似于保管性質的工作，這種工作并不能給單位帶來實際的經濟效益因而不被重視。在實際工作的進行中也往往帶著只是保管好、勿丟勿漏以及應付檔案檢查的心態。這種對檔案工作所懷有的應付心態其源頭在于對檔案管理的工作缺少重視和了解，其直接導致的后果是許多現代的檔案管理工作并不能適應相關部門甚至社會發展的要求。

(三)相關的規章制度不夠完善

由于對檔案管理這項工作缺乏足夠的重視，因而也沒有建立足夠完善的管理制度。現有的關于檔案管理的規章制度對許多細節都沒有明確的要求，只是籠統地表明理想的歸檔效果。在實際歸檔時，大部分工作人員都只是做到對紙質文件歸檔而已。

在電子檔案管理方面，由于沒有完善的相關制度的規范,導致電子歸檔工作常常出現紊亂。一般只是將手工記錄改為計算機打印。此外，在沒有建立比較完善的檔案管理制度和檔案管理人員職責規定的情況下,由于電子檔案更容易進行無痕跡地修改,因此很難避免檔案受到損壞甚至人為破壞現象的出現。

（四）檔案管理水平較為薄弱

由于沒有建立比較完善的檔案管理制度，以及相關部門對檔案管理缺乏重視，直接導致了檔案管理的工作水平在整體上達不到應有的水平。而這種較低的管理水平主要是由于大部分負責檔案管理的員工未受到與檔案管理相關的專業培訓，因而對檔案管理方面許多地方的知識和技術不夠熟悉，而事實上檔案管理人員一般只是把檔案歸檔而沒有進行及時的整理，這就體現了對檔案管理的意識比較淡漠，且各方面投入較少，對檔案整理的認識也比較片面，從而影響了檔案管理的工作水平。

（五）檔案管理條件較為簡陋

目前已有的檔案室大部分都比較簡陋，還有個別單位因為基礎條件較差所以還沒有建立起檔案室，而某些單位雖然檔案較多但是存檔室卻十分陰濕狹窄，且缺乏部分檔案管理的設備。這種情況可能會導致檔案材料出現蟲蛀或霉變情況從而導致檔案受損，對檔案的整潔和外觀產生不良影響。

（六）檔案保密問題

此外，在檔案管理中還會出現保密方面的問題，這類問題主要包括檔案管理的保密意識不夠、檔案資料丟失導致保密資料泄漏、電子檔案的流通性導致造成保密工作的難度加大以及檔案管理人員違法泄露造成的保密問題等方面。這些都會對檔案管理的保密工作產生很大的影響。

二 改進檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員的素質，完善人員配置結構

提高檔案管理人員的素質是提高檔案管理工作水平的必要措施。其主要內容是在挑選出具有良好的作風和政治覺悟性以及高度的責任心的職員基礎上，對其給予重視并提供培訓和教育，通過改善其生活和工作水平來調動這些人的工作熱情。通過這種途徑來提高檔案管理的工作水平和質量。

在對檔案管理人員進行教育和培訓時，要從其本身所具有的素質水平出發，鼓勵其進行自學并提供相關的業務培訓，通過這種方式使其掌握身為檔案管理工作者應具備的知識和技能，并清楚自己工作的細節方面的要求，以及進行檔案管理的方法和原則，從而提高檔案的管理水平，使這種工作向著更加實用、更加系統高效和更加科學方向發展。

此外,要想加強對電子檔案的管理,就必須增加相關的專業人才,才能為有效的信息統計和管理打好良好基礎。于此同時，由于電子檔案對系統和軟件的安全維護的要求較高,因而也需要有關部門提供相應的專業人才以保障日常工作的正常運轉。

（二）建立健全檔案管理制度，尤其是歸檔和保管制度

想要解決現有的檔案管理工作存在的問題，必須要建立并完善相關的檔案管理制度，尤其是歸檔制度和保管制度。首先，建立檔案管理制度應該遵循幾個基本原則的要求，即檔案管理制度應該要更加科學合理化、要簡明實用化、要更加嚴肅并具有開放性和雙向性。除此之外，還要注意完善電子檔案管理方面的歸檔和保管制度。

建立電子檔案的歸檔制度主要是指電子檔案的相關資料以及所使用的軟件和系統程序,都應以電子檔案的形式進行歸檔并加以保管。電子信息的數據在未進行輸出或未打印之前要對進行副本制作并妥善保存,對于賬單憑證、存款日記和其他現金帳要進行輸出打印,并依據稅務和審查等相關管理部門的要求制定出賬簿或者報表。

建立檔案的保管制度要根據國家檔案局的標準來著手進行。其主要內容是要使用高檔的存儲設備作為資料備份的媒體來存儲電子檔案數據,并且要將儲存盤與備份分開存放。此外還要做好防光、防塵、防壓和防腐等方面的工作，還要依照一定的順序對作為信息數據儲存器的電子檔案進行分類并編號,編號要注明文件建檔時間以及內容,并以此做出卡片以便更好地進行檔案文件的管理工作。

(三)建立檔案借用手續制度和檔案備份制度

提高檔案管理的質量還應建立起嚴格的檔案借用手續制度和檔案備份制度。檔案借用手續制度是指查閱檔案要經過相關部門負責人的批準,并依照檔案管理的有關規定進行借閱手續的辦理。若是外單位想要查閱其他部門的檔案資料和信息,應當開具單位介紹信并獲得有關部門的領導或者負責人的批準。

檔案備份制度是指數據檔案應該進行定期備份并建立登記簿以備檢查之用。登記簿要能夠提供檔案數據備份的時間和大小以及保管信息等備份細節。此外，基于數據存儲器本身的媒介特性,檔案管理人員應該對那些存儲的數據檔案進行定期檢查和備份,以杜絕檔案數據信息產生損壞的情況發生。

（四）提高工作質量，改善檔案管理

提高工作質量可以通過采取信息化的方式來進行。信息化是當今社會發展的趨勢，這種趨勢對檔案管理提出了新的要求，即當前形勢下的檔案管理工作人員一檔運用新的管理方法和手段來提升其檔案管理的水平，以實現信息化管理的新趨勢。

因此，檔案管理要對檔案功能進行重新定位，在保證記錄內容的全面性和客觀性的基礎上，關注檔案中所保留下來的的重要內容。做到不斷豐富和擴大檔案管理的內涵性，重視適應用人單位對檔案信息管理的需求，以發揮出檔案管理的作用，從而更好地為單位服務。

（五）提高檔案工作的重視度，提升工作服務水平

為了改善檔案管理工作存在的問題，有關單位的領導應提高對電子檔案管理的重要性和認識,從而督促相關制度的建立。如今仍有許多單位對檔案資料的管理僅局限于手工操作的管理階段，對此應重視提高電子檔案管理人員的素質,把電子檔案管理的資料存儲方法進行落實。

然而要做好檔案管理工作，必須要強化檔案管理的服務意識以提升檔案管理的工作水平。對此，檔案管理工作人員要增強服務意識，明確檔案管理的服務功能，端正服務的思想和態度，樹立工作就是服務和主動服務的新觀念，積極地而富有創造性地展開工作。這樣才能提高檔案管理的工作質量，為進一步促進單位的工作做出積極有效的貢獻。

（六）加強檔案保密工作

檔案管理過程中出現相關的檔案保密問題會對檔案管理工作造成一定的影響。在檔案開放利用過程中，應注意從健全檔案管理的相關規章制度以及對于檔案管理進行嚴格的監督、加強對于檔案管理工作人員的素質提升等方面，減少檔案開放利用對于檔案保密工作造成的影響。一般情況下，檔案管理制度中包括檔案閱覽以及外接、復制等管理制度。對于檔案管理的監督除了建立相應的制度外，還可以使用攝像頭或者監視器等設備進行監督管理。

三 結語

綜上所述，在科技不斷進步的今天，有關部門在進行檔案管理工作時應注意順應社會形勢的發展，積極采取現代化措施對檔案管理方面的新模式新手段進行探索，以更好地促進檔案管理工作的開展。由于檔案包含了許多重要的信息，因此管理好檔案就是掌握好各方面信息，這有利于加強信息資源的開發和管理。當今社會是信息化、科學化、系統化的社會，檔案管理方法的進步可以在保證有關單位有序發展的同時，推動社會的不斷發展和進步。