如何使特教學校的會議開得更有效——一個特教校長的十年反思

田學峰

（秦皇島市第五中學 河北秦皇島 066000）

一、學校高層會議主要目標的重新定位

與學校全體教職工會議、部門會議的目標不同，學校高層會議的主要任務不是工作動員部署，也不是工作調度推進和總結表彰。根據蘇聯教育家蘇霍姆林斯基關于學校管理的“學校領導首先是教育思想的領導,其次才是行政上的領導”這一重要觀點，筆者曾將學校高層會議主要目標定位為統一思想。其實，高層會議是決策法定化的形式和過程，統一思想只是目標之一，其主要任務是進行決策。因為高層會議不僅限于討論，只有做出決策，才能真正解決問題。決策不是簡單的對錯之間的選擇，真正出色的決策是在“幾乎正確”和“可能錯誤”之間做出選擇，富有很大挑戰性。吳邦國曾說：我們國家最大的浪費莫過于戰略決策的失誤。要避免學校的決策浪費和失誤，就要高度重視決策的形式和過程，做到科學決策、民主決策。

二、學校高層會議管理中存在問題的反思

學校高層會議在解決學校難題的同時也存在一些不容忽視的問題，最讓筆者“頭痛”的問題就是會議效率不高，其突出表現在以下三個方面：

（一）會議次數太多

筆者到特殊教育學校工作不久就建立了領導班子例會制度，固定在每周五上午舉行，出現突發或緊急問題還需安排臨時班子會議，再加上有時必須參加上級或學校部門組織的會議，容易給老師們留下“領導經常開會”印象。領導經常開會是缺少成本意識的表現，因為開會就不能處理其它的事情，學校領導也就沒有更多的時間專心于調研聽課、學習反思或與師生談話等重要但不緊急的工作。高層管理者的時間是學校最寶貴的資源之一，許多學校都正在無意識地將這些資源白白地浪費。

（二）關注常規太多

回顧特教十年主持的學校領導班子會議，主要內容是解決學校日常管理中出現的問題，通常議程是先由分管領導匯報安排近期工作，主持人重點調度工作進展情況，有時也研究專題問題，但大多是無休止地解決一個個常規難題。只有在學期開學前或放假后才開會討論戰略發展，即使這樣，會議時間也難以得到充分的利用，最常見的內容就是“通計劃”或“通總結”。按照“例內”管理原則，常規問題不是新問題，應該按照原有制度去落實，沒有反復討論的必要，要做的只是重視結果的信息溝通。

（三）權威決策太多

筆者離開特教學校之前，學校有六位班子成員，由于其他五人的政治發展都得到了筆者的培養和推薦，他們對筆者非常尊敬，所以筆者在會議上提出的的提議很少有反對聲音，多的只是補充意見，會議甚至成為筆者的“一言堂”。因為會議主持人地位高，行政責任大，往往容易心急，過多或過早地發表意見。一旦這樣，那么，其他成員就會缺乏參與意識和激情，只能像“木頭人”一樣隨聲附和，不能產生互動共鳴，多人開會一人說，結果只能是“真主意、假商量”，會議如果總是缺少不同意見，就很難形成有效決策。

三、提高學校高層會議效率的建議

筆者通過總結反思擔任特殊教育學校校長十年間管理會議的經驗教訓，就如何提高學校高層會議的有效性，重點從理論和實踐兩個層面進行過深度思考，經過“否定和肯定”的多次反復，在“揚棄”的過程中有所收獲。

（一）嚴格控制會議次數

現代管理之父——著名的美國管理學家彼得·德魯克說，“所謂會議，顧名思義，是靠集會來商議，這是組織缺陷的一種補救措施。會議太多是組織不健全的表現。”優秀的團隊合作目標是以最少的開會數量達到最有效的成員共識，只有當學校涉及“三重一大”問題時，或者在經過周密考慮以后，實在沒有別的（或更好的）解決辦法時，我們才召開高層會議，信息反饋和工作調度等其它問題盡量用領導班子成員個別溝通和文字通報等形式解決。

（二）認真定位會議目標

一是堅持“要事優先”原則。能夠就重要事項達成共識，是高效會議追求的目標。一次會議只專題討論一至兩個重要議題，議題的目標層級設置須扣緊會議內容，一些會前已經達成一致意見的內容和正式文件，由于幾乎沒有必要再進行討論，可以集中至會議結束前利用最短的時間集中予以解決。二是不同會議區別對待。將日常議題和戰略議題分開處理，盡量不研究常規問題。因為在管理方面，常規是不需要研究的，是固化的“例內”原則，是自動運行的。高層會議應該關注發展機遇而不是解決問題困擾，將更多的時間放在課程和學生這些價值高的議題上，因為課程是學校的“產品”，學生是學校的“服務對象”，這些才是學校的根本，必須關注其戰略發展。三是只研究整體工作。高層會議不研究部門的事，不研究下屬的事，不代替部門做方案，不替下屬賣力氣。最成功的高層管理者，往往是那些不斷努力減少自己工作量的人。

（三）會前做好充分準備

一是周密安排會議計劃。與班子成員一起協商會議議程，擬定一個向會議主持人提交會議議題建議的截止時間。重大問題有時還需要會前個別醞釀溝通，甚至召開會前會。除非緊急情況，不召開臨時會議，不安排臨時動議，不討論議程以外的事項，不依賴即興發揮開會。二是提前發送會議通知材料。除非招標、人事等保密事項，應將所有的會議材料至少在開會前1天分發給參會者，可以在會議材料上附一張標準封面，標明會議議程和討論要求等分享信息，讓參會者能盡早熟悉重要的議題，能夠有的放矢的充分醞釀，深入思考，得出自己獨到又相對成熟的見解。三是提交可供選擇的方案。一般提供兩個以上草案，哪怕是兩個草案只在某些關鍵的局部有不同之處，這樣才有決策選擇的必要和可能。美國心理學家哈維研究提出了“阿比勒尼悖論”：如果組織成員只向會議提交一個并不是最佳的方案，由于無人提出反對意見，提議成為決議，導致集體決策的迷失，就會給組織帶來損失。

（四）加強會議進程管理

一是鼓勵不同意見。要想選擇更好的決策方案，只有一種途徑，即通過對不同意見的討論比較來不斷完善，主持人要注意把握“公開表揚，私下批評”的原則，調動與會者以積極的心態開會討論，保證與會者在注重方式的同時，能夠清楚明確地表達自己的不同見解。二是時間安排精細化。主持人發言必須有時間限制，討論時要求講話講關鍵、說重點，避免前后重復，避免跑題或議而不決。必須嚴格控制會議時間，不僅準時開始，更要準時結束，完成議程馬上宣布散會，會議時間一般不超過兩個小時。三是采取通用的決策流程和標準。會議的記錄人要協助主持人總結歸納，會議結束前宣讀結論，形成階段性的決議，并落實到文字上。

（五）將決策進行到底

一是明確會議決議落實的分工。在會議結束前，必須明確決議涉及人員的具體職責、行動時限及標準，才能保證決議的認真落實。二是及時通報會議信息。會議結束后第一時間將書面的會議紀要印發給相關人員，并在適合的地方張貼公示，以強化責任感。將會議的結果通知有關人員或全體教職工，以便執行時形成合力。三是特別重視會議的延伸。必須定期檢查追蹤會議決議的執行情況，及時進行督促反饋。

[1](美)彼得·德魯克.卓有成效的管理者[M].北京：機械工業出版社,2011.

[2]李希貴.為了自由呼吸的教育[M].北京：高等教育出版社,2005.

[3]潘競賢,張興龍.打造高效會議[M].北京：機械工業出版社,2010.

[4]中等職業學校管理規程[S].北京：中華人民共和國教育部,2010.

[5]王美霞,學校組織會議管理[R].道客巴巴網.