論會(huì)計(jì)檔案電子化管理創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)工作還處于由電算化問題向信息化過渡階段，而會(huì)計(jì)檔案的管理也在進(jìn)行一場全新的變革。飛速發(fā)展的信息技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化的要求，因此探索如何加強(qiáng)和改善會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，已成為信息時(shí)代會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要任務(wù)。

會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）檔案保存不規(guī)范、不完整，會(huì)計(jì)檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重

大多企業(yè)公司都沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，各種資料如產(chǎn)權(quán)、股東會(huì)議通知、檔案都直接由股東檔案館直接管理，由于檔案管理不夠規(guī)范，檔案資料遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生，導(dǎo)致檔案保存不規(guī)范、不完整。會(huì)計(jì)檔案的缺失現(xiàn)象，一方面說明企業(yè)會(huì)計(jì)管理存在諸多漏洞，不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展；另一方面還會(huì)對(duì)企業(yè)的社會(huì)聲譽(yù)有所損害、經(jīng)濟(jì)有所損失。另外，有些企業(yè)公司為了謀取個(gè)人利益，逃避稅收和監(jiān)督，而違法銷毀、篡改個(gè)人或集體所有的會(huì)計(jì)檔案，從而造成會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)重缺失。

（二）會(huì)計(jì)憑證數(shù)量較大，消耗資源多

很多公司為了優(yōu)化和規(guī)范會(huì)計(jì)憑證，ERP系統(tǒng)采用匯總功能集成生成會(huì)計(jì)憑證，在一定程度上會(huì)計(jì)憑證數(shù)量有所減少，但因?yàn)橘Y金管理平臺(tái)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)和FMIS財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互融合后，系統(tǒng)產(chǎn)生的記賬憑證數(shù)量較大，因此，從整體上看仍然產(chǎn)生了較大的會(huì)計(jì)憑證數(shù)量。相應(yīng)的在財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證等檔案的打印上也會(huì)耗去很多資源。

（三）原始單據(jù)與集成憑證無法張張匹配，工作效率降低

在實(shí)際工作中，由于ERP系統(tǒng)集成的憑證與原始單據(jù)的匹配只能在事后匹配，這不僅使財(cái)務(wù)人員工作量增加，工作效率降低，而且ERP系統(tǒng)集成的憑證常常多于原始單據(jù)，而無法實(shí)現(xiàn)每張憑證都一一匹配。

（四）電子與手工查賬差距大，會(huì)計(jì)檔案管理缺乏效益性、時(shí)效性和系統(tǒng)性

隨著信息化的不斷推進(jìn)，先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)擁有智能、高效的統(tǒng)計(jì)手段，其優(yōu)勢是傳統(tǒng)操作所無法替代的。雖然紙質(zhì)檔案按規(guī)定仍然需要打印，但高效率的電子檔案已以無與倫比的優(yōu)勢淘汰了傳統(tǒng)的手工查閱方式，紙質(zhì)檔案的利用率明顯下降。總之，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用和管理缺乏便利性、時(shí)效性和系統(tǒng)性，企業(yè)日常管理中對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息重視不夠，導(dǎo)致了企業(yè)實(shí)際經(jīng)營活動(dòng)需求與提供高水平會(huì)計(jì)檔案信息的差距在不斷加大，所以有待進(jìn)一步創(chuàng)新完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理，提高會(huì)計(jì)檔案利用水平。

創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案電子化管理，提高會(huì)計(jì)檔案利用水平

（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)，提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用率

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)查賬，首先從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查找到賬務(wù)憑證號(hào)，然后再到檔案室按號(hào)尋找相關(guān)的資料憑證，辦公地點(diǎn)如若相距較遠(yuǎn)，那么查賬將極為不便，還會(huì)影響查賬效率。因此，要提高會(huì)計(jì)檔案利用率，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等；同時(shí)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，該系統(tǒng)要與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)鏈接，這樣查賬時(shí)需要哪個(gè)憑證的原始檔案就直接調(diào)閱那個(gè)原始檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，會(huì)計(jì)電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用率。

（二）利用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化

隨著會(huì)計(jì)信息化的不斷加強(qiáng)和普及，會(huì)計(jì)信息需要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)問題急需解決，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵是什么呢？ 就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。由于數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，從而實(shí)現(xiàn)了不同軟件之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。XBRL的操作平臺(tái)并不固定，而且是開放式的，還具備國際標(biāo)準(zhǔn)。運(yùn)用XBRL能整合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，統(tǒng)一會(huì)計(jì)信息，對(duì)于來自不同技術(shù)、平臺(tái)、軟件的商業(yè)信息數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數(shù)據(jù)形成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，與新的會(huì)計(jì)制度和表格要求相適應(yīng)，提供有效的工具實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞和存儲(chǔ)，從而避免了一些問題出現(xiàn)，如財(cái)務(wù)軟件相同而版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同均要提供數(shù)據(jù)接口的問題，可見，不管什么企業(yè)其系統(tǒng)環(huán)境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換完好無損有保障，而且保證了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)絕對(duì)統(tǒng)一。該方案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口的充分利用，確保了不同數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換毫無損傷。該方案通過XBRL技術(shù)，不僅擴(kuò)大了電子化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)范圍，而且把標(biāo)準(zhǔn)接口符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行了歸納匯總，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)即統(tǒng)一又?jǐn)?shù)出一源。

（三）構(gòu)建信息平臺(tái)，加快會(huì)計(jì)檔案管理的信息化步伐

當(dāng)前各單位現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在很多問題，如單據(jù)連貫性不強(qiáng)、管理不夠規(guī)范等。對(duì)此各單位應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，該平臺(tái)應(yīng)易于檔案管理人員操作，數(shù)據(jù)信息安全保密，傳遞單據(jù)連貫可視，分配權(quán)限規(guī)范合理，會(huì)計(jì)電子檔案時(shí)刻都在為單位的經(jīng)營管理業(yè)務(wù)服務(wù)，各種電子單據(jù)的采用，使各種業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)在不斷減少。當(dāng)下單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)已完全融合，正在推廣應(yīng)用身份認(rèn)證系統(tǒng)，公章、簽名都已經(jīng)電子化，單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進(jìn)數(shù)據(jù)集成，加快財(cái)務(wù)檔案精簡的步伐

隨著各種系統(tǒng)應(yīng)用的進(jìn)一步深入和拓展，通過數(shù)據(jù)接口向FMIS集成數(shù)據(jù)的系統(tǒng)越來越多，如FMIS系統(tǒng)通過ERP來自動(dòng)集成銷售數(shù)據(jù)等。目前，為了使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)達(dá)到集成要求，必須細(xì)化各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程，實(shí)現(xiàn)與實(shí)際流程的徹底匹配。對(duì)于FMIS系統(tǒng)中自動(dòng)集成來的數(shù)據(jù)，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數(shù)據(jù)出處注明即可，從而使憑證數(shù)量精簡，原始憑證實(shí)現(xiàn)電子化，達(dá)到工作效率提高的目的。

（五）構(gòu)建會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案文檔一體化

會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)就是把會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)能自動(dòng)記錄會(huì)計(jì)電子文件的各種背景信息和元數(shù)據(jù)，能有效管理和控制會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期，如自會(huì)計(jì)電子文件生成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理再到轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電子檔案，最后被提供利用直到銷毀或遷移的整個(gè)過程。能提供利用和管理會(huì)計(jì)電子文件和檔案，能確保會(huì)計(jì)電子文件和檔案的法律證據(jù)性和有效性，也能管理匯入的會(huì)計(jì)紙質(zhì)文件信息。從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)文檔一體化的管理。

（六）構(gòu)建安全保障體系，確保信息安全

檔案管理部門通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。同時(shí)，還要對(duì)工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)過程是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案觀念突破的過程，也是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的過程。只有科學(xué)合理的利用和挖掘信息化會(huì)計(jì)檔案資源，借助于統(tǒng)計(jì)軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)工具等信息手段，明晰而完整的信息提供給企業(yè)管理層，為社會(huì)、為企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此，只有把會(huì)計(jì)檔案的電子化管理這一基礎(chǔ)工作做好，會(huì)計(jì)信息化的強(qiáng)大功能才得以充分發(fā)揮。作為一名檔案管理人員，必須緊跟上時(shí)代步伐，積極探索檔案管理的新思路和新方法，創(chuàng)新管理理念，不斷提高自己的信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益而努力。

參考資料

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