高校干部檔案“三齡一歷”存在的問題及對策探究

鄭新鶯

（福建師范大學檔案館，福建閩侯 350108）

高校干部檔案“三齡一歷”存在的問題及對策探究

鄭新鶯

（福建師范大學檔案館，福建閩侯 350108）

高校干部檔案管理工作是一項政策性強的工作，是組織人事工作的重要內容。真實性和完整性是干部檔案的生命。筆者通過對干部檔案中“三齡一歷”信息的審核，發現現存的部分干部檔案內容信息存在內容失真現象，本文從分析干部檔案的“三齡一歷”信息存在問題的原因入手，提出進一步改進高校干部檔案管理的有效途徑。

干部檔案；三齡一歷；問題；對策

“三齡一歷”是指干部檔案中涉及的出生時間、參加工作時間、入黨時間和學歷學位情況，這是干部檔案的核心信息，也是組織人事部門用人的重要依據。真實性和完整性是干部檔案的生命。“三齡一歷”不僅關系到每個干部的切身利益，而且也是組織部門選拔任用干部的重要依據。筆者通過對“三齡一歷”信息的審核，發現部分干部檔案中的出生日期、參加工作時間、入黨情況、學歷學位等信息存在內容失真現象，本文從分析存在問題的原因入手，提出進一步改進高校干部檔案管理的有效途徑。

1 “三齡一歷”信息存在的問題及原因剖析

干部檔案的性質和特點決定了材料形成者在填寫出生時間、參加工作時間、入黨時間及學歷學位時應前后一致，規范完整、真實準確。如果干部檔案中“三齡一歷”前后記載不一致，既影響組織考察用人，也給人事工作的決策如在辦理調資、退休和落實待遇等帶來困擾，甚至影響到干部個人的切身權益。通過對“三齡一歷”信息的審核，發現部分干部檔案“三齡一歷”信息混亂現象比較突出，歸結起來主要有：

1.1 時間記載前后不一致

1.1.1 出生時間

部分干部檔案中記載的出生日期存在前后不一致，身份證年齡和干部檔案中記載年齡存在不相符的現象，時間相差少則1-3個月，多則相差幾年；部分干部的出生年月存在公歷、農歷填寫隨意，公歷農歷來回填，年齡越填越小；個別干部檔案材料中記載出生日期有明顯涂改現象。這種失真現象多數是個人主觀因素所致。某些人為了達到某種目的，有意識地將出生日期改至符合特定要求的范圍內，直接造成了年齡的失真。

1.1.2 參加工作時間

部分干部檔案中首份工資表記載的參加工作時間與之后形成工資表所體現時間不一致，有的同年不同月，有的年月都不同，甚至相差幾年；有的干部檔案調入前工資表記載的參加工作時間與調入后形成的時間也不相同；有的干部檔案中記載屬于回鄉知青，但其參加工作時間卻認定其從插隊之日起算。以上這些情況主要是由于組織人事部門在制成材料時因個別干部不熟悉業務或不了解政策或工作不細致造成材料的失實。

1.1.3 入黨時間和加入民主黨派情況

部分干部檔案《入黨志愿書》中記載“支部大會通過接收申請人為預備黨員決議的時間“與上級黨組織審批的時間有出入，有的相差幾天，個別相差1年。這種情況主要是工作人員對業務不熟悉或工作疏忽，隨意填寫日期，或相關工作人員未及時上報上級黨組織審批，造成入黨時間上的差距。而干部檔案中關于加入各民主黨派的材料，大部分缺少加入相關黨派的申請和獲批的材料，有的只在后期填寫的《專業技術職務評審表》或《干部任免表》中體現，這主要是由于干部本人或相關工作人員檔案意識不強造成材料的缺失。

1.2 檔案材料缺失或歸檔不夠完整

這種問題主要體現在學歷學位方面，如部分干部檔案中缺少普通高等學校招生錄取表、學習成績單、畢業生登記表和學位申請書等學籍材料；部分干部檔案中缺少高中及之前的整套材料；部分干部檔案存在本科階段成績單中“授予學士學位情況”一欄中沒有體現授予學位情況；部分干部雖已獲得更高的學歷學位，但至今未及時向組織申請更改學歷學位后歸檔；部分干部在國（境）外取得學歷學位，未經國家統一認證且未將其相關學籍材料歸入存檔。這些檔案材料缺失或歸檔不齊全現象的存在，歸納起來原因主要有：一是干部本人缺乏檔案意識，未將學校轉遞的學習材料及時歸檔；二是高校相關部門管理不夠到位，材料形成不完整；三是各部門的兼職檔案員未認真履行職責，沒有及時將歸檔材料上交；四是干部檔案管理部門在收集歸檔時把關不嚴，沒有及時發現問題，影響了干部檔案材料的完整性。

1.3 各類材料信息記載不統一

部分干部檔案中還存在個人填寫“三齡一歷”信息與各相關部門生成的歸檔材料信息不統一的情況，如干部履歷表、職稱評審表等個人填寫的是一個時間信息、一種學歷學位，人事部門生成的工資材料是一種信息，組織部門制作的干部任免表又是一種信息，而工會等部門收集的獎勵材料又記載另一個時間，從而導致檔案中同一個人的出生日期、參加工作時間版本的多樣化。這種信息不統一、資源無共享，給“三齡一歷”審核工作、干部檔案的提供利用和落實政策上造成很大困難，嚴重影響了干部檔案的真實性和嚴肅性。

2 進一步改進高校干部檔案管理的有效途徑

2.1 擴大宣傳，增強全民的檔案意識

首先，增強各級領導對檔案的重視意識。干部檔案工作是人事工作的重要組成部分，但往往處于被忽視狀態。新形勢下，各級領導要像重視人事工作一樣重視干部檔案工作。只有領導檔案意識提高了，才能做到干部檔案工作有計劃、有布置、有落實，才能在人力、物力和財力等檔案業務建設上給予重視與支持，從而改進當前高校干部檔案工作狀況，營造干部檔案信息化建設的發展環境，更好地發揮高校干部檔案的價值［1］。

其次，增強全體員工對檔案的參與意識。切實通過《檔案法》及有關干部檔案管理的法律法規的宣傳，使他們了解和認同檔案的價值，讓廣大教職工意識到干部檔案與每個人有著密切關系，意識到干部檔案關系到他們職稱評定、競聘上崗、離退休待遇等切身利益，讓他們切身感受到干部檔案對工作和生活的影響，促使干部檔案材料形成者重視各類干部檔案材料的生成，自覺地將學歷證明等檔案材料歸檔入卷，確保干部檔案材料的規范性、真實性和完整性。

再者，增強工作人員對檔案的管理意識。干部檔案工作并非是一項獨立的管理工作，這項工作始終與各個部門緊緊地結合在一起。如學籍材料由教務處、研究生處形成，職稱評定、工資、聘用、退休等材料由人事部門形成，干部任免、入黨材料由組織部門形成，違紀違法材料由紀檢監察部門形成，審計材料由審計部門形成，加入各民主黨派材料由統戰部門收集，表彰獎勵來自不同部門。有的材料甚至還存在一份材料由多人經手、多部門認可才能存入干部檔案。同時，即使是在人事部門內部，由于分工的不同，材料形成也呈現分散狀況，要將這些廣泛分散在不同機構的材料集中起來，其難度可想而知。因此，這就需要干部檔案材料制成者和專兼職檔案員都必須具有很強的檔案管理意識，這是做好干部檔案管理工作最重要的一個方面。

2.2 落實制度，做到依法治檔

干部檔案管理是一項嚴肅認真的工作。要保證高校干部檔案案卷的質量，必須健全管理制度。首先，要根據本單位干部檔案工作的實際情況，在檔案材料的收集、接收、審核、整理、傳遞、保管、查借閱等環節做出明確而嚴格的規定，規范辦事程序，做到有章可循、有規必依［2］。其次，在完善制度的基礎上，要加大制度的執行力，關注制度的貫徹落實情況，嚴格遵循各項規章制度，按制度辦事，不搞因人而異。比如在檔案傳遞方面，嚴把檔案的入口關和出口關；在檔案利用方面，嚴格查閱、借閱檔案的審批關，發現不符合規定的程序和手續，一律不得查閱、借檔，以此來維護檔案的神圣和權威性。從而實現以制度來維護管理，以管理來保證質量，真正將高校干部檔案管理工作納入科學化、制度化、規范化的軌道。

2.3 強化收集，夯實檔案基礎

檔案材料的收集是干部檔案工作的基礎，高校干部檔案不是自行產生的，是干部檔案工作者通過各種渠道將所管干部產生的檔案材料收集起來整理而成的。目前，高校干部檔案收集方式主要依靠干部檔案管理部門主動索要。為此，一要堅持按照收集歸檔的制度要求，落實檔案材料收集歸檔責任，堅持經常性收集、定期收集和集中收集相結合的辦法，從材料形成的源頭做起，經常與學院、組織人事和教務科研、工會等形成檔案材料的各部門聯系，主動向他們提出提高歸檔材料質量的建議和要求。二要暢通收集渠道，建立一個縱橫交織、上下貫通的檔案材料收集網絡，教育兼職檔案員要認真履行職責，按要求做好材料收集歸檔，確保及時移交，保證歸檔材料齊全完整。同時，要建立檔案收集歸檔工作的崗位責任制和獎懲機制，對收集歸檔不利的部門和負責人采取一定的制約措施，做到獎懲分明，充分調動兼職檔案員工作的積極性和主動性。三要以高校的發展為中心，突出各類人員的特點，擴大收集歸檔范圍，充實干部檔案內容。如對教學科研人員的檔案，增加學術成果、教學測評、師德評價等業績考評的材料；對管理干部的檔案，著重充實考核考試、優勢特長、廉政考核、履職業績等考核評價的材料。因此，只有重視干部檔案材料的收集，才能完善干部檔案管理的實體建設。

2.4 嚴格鑒別，提高歸檔質量

為了確保檔案材料收集的精煉高效、準確齊全，還要加強對歸檔材料的審查與鑒別，嚴把歸檔材料的入口關。對接收材料都要逐份核對，發現“三齡一歷”信息前后不一致、檔案材料前后矛盾、手續不完備等情況，要認真嚴格審查，做到隨時發現，及時解決，不得隨意將不符合歸檔要求的材料入卷。只有把好材料入口關，才能從根本上杜絕檔案信息失真現象發生，維護干部檔案的真實性和規范性。鑒于人事信息的動態性，要不斷對新材料進行審核鑒別，予以認定并充實檔案內容。對新接收的干部檔案，要逐頁逐份核對，保證內容的真實、材料的完整。發現材料缺失的，要及時發函向原單位催討或向本人追要；發現材料缺少形成日期、本人署名、單位印章等情況，應及時退回補齊手續再接收；對收集的材料有疑問、有差錯的，要立即組織調查，核實清楚；對干部檔案涂改的，要查清責任，對違反政策規定的有關內容要予以糾正。同時，要求人事部門協同干部檔案管理部門及時做好新進人員“三齡二歷”信息的審核與認定工作，發現前后矛盾不一致的，要認真審核認定，并將新進人員“三齡二歷”確認登記表由本人簽名、人事部門蓋章后存入個人檔案，作為今后提供各類服務的有效憑證。

2.5 與時俱進，加快信息化管理

現代信息化環境下，如何利用信息技術管理干部檔案已成為干部檔案管理部門工作的重要內容。通過干部檔案信息化建設，從收集到整理再到服務，有利于提高干部檔案的利用效率，尤其通過實時服務，為領導和相關部門提供全方位的人員信息，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助。為此，高校干部檔案管理應盡快從傳統管理向現代化管理轉變、從實體管理向信息化管理轉變，實現干部檔案管理信息數字化和網絡化、管理流程自動化、信息共享整體化。在統一使用全國通用干部檔案管理軟件和干部檔案全文數據庫建成的基礎上，加強計算機網絡建設，建成技術先進、功能完善、發全可靠的干部檔案信息服務網絡。授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權限，利用者在被授予權限后擁有查看權，獲得相關信息，從而實現學校內部、學校之間、上級主管部門以及全國干部檔案信息資源的共享[3]。這樣，既方便利用者，又提高了干部檔案利用工作的效率和質量，也實現了干部檔案的信息化、網絡化管理，最終解決了干部“三齡一歷”信息資源的共享，保證了各類材料信息的統一。

2.6 穩定隊伍，提高業務素質

干部檔案工作是一項政策性、專業性、服務性和保密性強的工作，它對從事這項工作人員的政治素質、科學文化和專業知識的要求都比較高。高校干部檔案要實現規范化管理的目標，就需要有一支政治素質高、業務能力強、知識面寬、德才兼備的干部隊伍。加強干部檔案的干部隊伍建設，是干部檔案規范化管理在新的歷史條件下的客觀要求和重要保證。為此，第一，干部檔案專職人員必須要有高度的愛崗敬業精神和強烈的事業心、責任感，遵紀守法、刻苦鉆研業務、潛心于干部檔案管理工作中去；要切實加強對歷史、政策的了解，在處理歷史留存問題上能夠得心應手，在具體工作能做到細、實、全、準；同時，要加強學習，不斷更新知識，掌握應用計算機和其他有關方面的知識技能，以提高干部檔案信息服務能力。第二，由于學校檔案員變換頻繁，隊伍不夠穩定，且工作兼職多，沒有精力和時間投入檔案工作，工作調動人員也沒有辦好交接工作等。因此，要保持干部隊伍的連續性和穩定性，各部門要選拔作風正派、責任心強、勤懇工作、忠于職守的中共黨員作為兼職檔案員，負責本部門檔案材料的收集工作，幫助查閱干部檔案等服務性工作。第三，作為檔案部門負責人也要定期做好兼職檔案員的培訓指導工作，提高他們對檔案信息的采集和處理的業務能力，使每位從事檔案工作人員都能做到嚴把“四關”，即檔案接收關、材料制作關、材料移交關和定期檢查關。

總之，干部檔案的性質和特點決定高校干部檔案管理工作是項系統工程，應動態管理，今后要積極探索高校干部檔案管理新模式和方法，全面推進高校干部檔案制度化、規范化、科學化管理，更好地為組織人事工作服務，為高校的決策服務。

［1］朱玉媛,周耀林.干部檔案管理原理與方法[M].武漢:武漢大學出版社,2011.11.

［2］谷麗萍.論高校人事檔案的規范化管理[J].山西大同大學學報（社會科學版）,2012（3）.

［3］顧彩霞.如何做好高校干部檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2011，（4）.

On Problemsand CountermeasuresofCadreArchives“ThreeAgesOne Calendar”inHigherEducation

Z HE N G X inying
(F u j ian N ormal U ni v ersity,M inhou F u j ian350108)

C adre archi v es management w or k in higher education has st rict pol icy,and it is an important par t of organi z ation and personnel w or k.A uthenticity and integrity are the soul of cadre archi v es.B y e x amining the“three ages one calendar”information of cadre archi v es,some unt ruth phenomenonha v ebeen disco v ered.T his ar ticle analy z es the causes of the problems in the“three ages one calendar”informationof cadrearchi v es,and puts for w ard some countermeasures to impro v e it.

C adre A rchi v es;T hree A ges O ne C alendar;P roblems;C ountermeasures.

G647

A

1672-2094(2013)01-0162-04

責任編輯：鄧榮華

2012-12-20

鄭新鶯（1970-），女，福建仙游人，福建師范大學檔案館副研究員，碩士。主要從事人事管理、人事檔案管理。