電大學籍檔案管理存在的問題與對策

李厲琳

（廣東廣播電視大學教務處學籍科，廣東廣州510091）

成人教育最初是作為政府的一項社會政策提出的，目的是為失去受教育機會的人提供二次學習機會，以實現社會的公正和教育機會的均等，是一項社會組織，全民參與的教育性活動。廣播電視大學是成人教育辦學模式的佼佼者，電大學籍檔案是依據國家教育行政主管部門頒布的相關條例法規，真實反映學生的入學資格、學籍異動、成績考核、獎勵處分及畢業資格等情況，對個人、學校和社會都具有重大意義。于學校而言，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分，決定了學校的教務管理質量；于社會而言，學籍檔案作為一種信息儲備資源，也是用人單位選用、任用人才的信息依據，影響著學校的社會聲譽。由于電大辦學模式的開放性和多樣性，如何搞好學籍檔案管理工作，提高學籍管理現代化水平便成了當前辦學過程中應重視和加強的問題。

1 電大學籍檔案管理的特點

1．1 電大學籍檔案的周期性

學生的完整學籍檔案的形成至少需要與學制等長的時間，而對于一個因成績問題或是為獲取學位而不能按時拿到畢業證書的學生來說，有可能需要5～6年。學籍檔案作為學生的在學憑證，其社會價值遠高于學校其他檔案門類。廣播電視大學學生類型繁多，有普通專科生（自2005年終止招生）、成招生和開放本專科，一村一學生等各種學生類型。普通專科生學籍有效期為6年，成招生和開放生都是學籍8年有效期。電大一年分春秋兩次錄取新生，審核老生畢業。以入學到畢業為一個教學周期，周而復始，循環更迭。但是每一個周期都不是墨守成規的簡單重復，一個有效周期運行之后產生的原始檔案資料，經過整理加工，歸納匯總，根據學校檔案室所要求的期限上繳材料，也可以為下一個周期的運轉總結經驗，提供更加科學的管理依據。

1．2 電大學籍檔案的動態性

學籍檔案對學生的學習狀況的收集和記錄是分階段進行的，具有動態性。電大學生成分復雜，生源包括社會各行各業從業人員，有高中生、中專生、大專生，有青年人、中年人甚至老年人［1］。廣東地處改革開放前沿，經濟發達，工業城市多，學生流動性大，整個學習處于一個動態環境中，常常因為工作調動、出差、個人興趣愛好等原因要求跨省跨市轉學、退休、休學、轉專業等情況，隨著學生在校學習時間的增加，這一動態過程也逐漸推進，學籍檔案也需要不斷補充和完善。

1．3 電大學籍檔案管理戰線的系統性

廣播電視大學體系不同于傳統的全日制院校，也有別于其他成人教育機構和網絡學院。它是由中央電大、省級電大及所屬分校和工作站，組成一個“統籌規劃，分級辦學，分級管理”的現代遠程開放教育系統［2］。目前廣東電大有23個分校，下屬百余個分教點，在籍生大約有17萬人次。系統戰線長，學生分布廣，除去偏遠山區，幾乎每個縣城都有電大的教學點和學員，辦理各種學籍管理手續周期長，難度大。一般都以市電大為單位收集學籍管理材料，再匯總上交省電大。即使這樣，仍存在不少遺漏。

2 目前電大學籍檔案管理中存在的問題

經過長期的探索，電大學籍檔案管理較好地實現和發揮了它的作用。但是由于一些歷史和現實原因的影響，目前管理中還存在一些問題。

2．1 檔案意識薄弱，缺乏責任意識

學籍檔案是歷史的原始記錄，它具有很強的原始性，為提高學籍管理質量，應該保證檔案材料的真實性和完整性。認識不足，管理不到位，這是許多成人院校的共性不足。在市場經濟利益驅動下，千方百計辦教育，一心一意謀發展，把招生作為工作重點，生源帶來發展，一切工作都以招生工作為核心，忽視學生學習發展工作，這是以往成人辦學的誤區。電大一年兩季的畢業辦證，工作量大，任務繁重。電大開放教育的學籍有效期為8年，跨度較長，管理人員流動性較大，使得學籍檔案管理工作容易出現脫節現象。基層電大教務工作人員往往身兼多職，涵蓋招生學籍考試各方面工作，有時無法兼顧。材料收集上存在殘缺遺漏現象，需要省級電大學籍管理員反復提醒催促，致使工作效率低下。由于電大學生多為社會人員，流動性較大，這就要求基層學籍檔案管理員要有較強責任心，對學生提出的各項學籍異動信息修改等要求追蹤管理。比如從近兩學期開始中央電大要求應屆畢業生要提前一個學期申請辦理學生信息修改，畢業當季不做受理。但是還是有小部分基層電大管理員未及時跟進，以致學生推遲畢業時間，給學校辦學聲譽帶來負面影響。筆者近期接觸了較為典型的一個學籍管理案例。某縣電大一學生在畢業審核時發現所學專業和考試科目大相徑庭，經核實，發現學生在學期間申請從行政管理轉到工商管理專業，但縣電大管理人員粗心大意，忘記幫其提交轉專業申請，卻在每學期末報考時幫學生報考了工商管理的科目，以致學生畢業審核出現異常，只能本學期先做轉專業異動操作，下學期再進行畢業審核，延誤了學生畢業時間。

2．2 在檔案整理過程中，管理不規范

學籍檔案整理就是將從下屬市縣電大收集的原始材料，進行分類、排列。整理工作在整個學籍檔案工作中占有極其重要的地位。在整理檔案材料時，盡量做到分類準確、編排有序。近年來，國家、省教育廳行政部門非常重視高校的教學評估工作，把檔案管理也列為評估范圍，通過評估來促進檔案管理的規范性。電大教育具有自身特點，其學籍檔案形成過程時間跨度比較大，同時又缺乏統一性。目前中央開放生的學籍有效期為8年，從新生錄取，注冊到畢業發證，一般要經歷三五年甚至更長的時間。休學、補考學生的學籍檔案跨度時間更大。但凡涉及學籍異動的，為防止日后產生糾紛，部分異動記錄甚至要保存直至學生畢業后的兩到三年。由于周期長，分級管理，導致管理困難，規章制度難以落實到位，系統學籍檔案管理存在多種問題。

2．2．1 檔案收集不系統、不完整

廣東電大分教點眾多，所以對下屬市縣電大的學籍管理只能采取以市電大為單位統一收取材料，再匯總上繳省電大相關負責的學籍管理員。但仍有小部分縣級電大教學點，由于跟市級電大存在管理分歧等問題，多次通知之下仍單獨上報材料給省電大學籍管理員，也不報給所屬市電大匯總，導致材料收集容易出現混亂遺漏的現象。

2．2．2 學籍檔案填寫不規范

目前廣東電大學籍管理小范圍內選擇分模塊，專人管理。比如跨省轉學這一模塊，下級電大在填寫跨省轉學匯總表的時候，時常漏注明會計學、工商管理專業的專業方向。如果不在轉學審批表中詳細標明轉入電大的專業方向，很可能出現轉錯專業等問題，給學生和轉入電大帶來不便。所以在匯總全省學生跨省轉學材料的時候，相關學籍管理人員都要多次單線聯系下屬電大確定學生的轉學轉專業方向，造成工作效率低下，易出錯。

2．2．3 學籍檔案材料準備欠詳盡，沒有統一規格

每學期的常規學生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。經過2012年初大批量在籍生信息核對清理，目前這一塊業務量相對較少。但是在提交關于學生更改名字或身份證號等身份信息的時候，經常遺漏派出所證明；或者沒按要求將不是A4紙規格的證明貼在A4紙上，造成學籍檔案的缺失，不合格。

2．3 對檔案的保存和利用重視不夠，檔案管理制度不健全，缺少系統的業務培訓

長期以來，基層電大的學籍檔案的保存條件較有限，保存方法落后，大多數的手工檔案材料因為年代久遠缺乏保養，存在丟失或缺漏等現象，也未通過現代信息技術把手工檔案保存到電腦上。導致有時有些學生因為原始檔案丟失需要補辦錄取花名冊復印件和畢業生成績單，都要上省電大檔案室查詢，費時費力，給學生帶來不便。目前有關學籍材料的匯總表、審批表等常規表格都是隨著辦證文件下發，但是如補辦畢業證明書，中英文成績證明等其他利用率較低的表格，都是根據基層電大的需要再單獨發放，也為日常業務工作帶來不便。暫時沒有完備齊全的業務表格電子版和使用操作規范流程。基層電大學籍檔案管理一般都不配備專職人員，難以滿足工作需求。人員流動性大，造成業務不熟練，專業知識不足，這些都容易導致學籍檔案質次量少，工作不到位等現象。近五年來，省級電大教務部門都未曾組織過針對性的業務技能培訓，只能通過下發學籍辦證文件加以規范要求，也只是籠統到面，無法具體到點上。

3 加強電大學籍檔案科學管理的對策

學籍檔案是成人高等教育檔案的重要組成部分，為學校有序管理、教育評估、學生就業等方面創造條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統的檔案實體化向檔案信息化轉變。學籍檔案更是首當其沖。在這種背景下，我們更應積極應對，全面實現電大學籍檔案工作的現代化、科學化、規范化。根據筆者五年來的學籍管理工作體會，提出幾點建議。

3．1 加強組織領導，更新觀念，提高檔案意識

“瑣碎、繁雜、枯燥”是學籍檔案管理工作的特點，要做好這項工作，首先應該明確，學籍檔案管理的主體是學生，加強學籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學生服務［3］。加強學籍檔案管理是教學管理的需要，學籍管理也可以對教學管理起到參謀的作用。比如教學資源科經常都是根據學籍科提供的某科目課程注冊人數來分配教學資源。不能重資源，輕整理。

《高等學校檔案管理辦法》規定：“高校檔案工作是辦好學校的基礎工作之一，各高等學校必須把檔案工作納入學校整體規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”［4］可見，領導的重視和支持是開展檔案管理工作的基礎。必須把學籍檔案工作納入學校教務整體發展規劃，完善管理體制，堅持“統一領導、分級管理”的原則，科學劃分層級管理。學籍檔案的歸納納入各主管人員的職責范圍，做到每學期每學年按時、完整、準確歸檔。

3．2 建章立制，健全網絡，落實職責，推進學籍檔案管理的規范化

建立和完善各項規章制度，比如制定學籍管理規定、學籍收集整理制度、學籍管理人員崗位職責等，做到有章可循，有據可依，按章辦理。制定統一的標準和要求，比如發放各類表格模板，規定材料的尺寸等。并且把相關制度要求整理成冊并發放電子文檔，方便基層電大管理人員查閱，使用，同時也使管理工作走向制度化、規范化。

利用計算機進行輔助管理，以便準確、及時地提供大量的學生信息，促進管理水平的提高。目前已將DOS系統的畢業生數據庫聯合，完成數據的整合，再用ASP做成前臺查詢界面，以便畢業生或用人單位有需要的時候，學籍管理員可以迅速查詢結果。

電子學籍檔案是學籍檔案管理信息化建設的基礎，是數字化校園建設的重要組成部分。加大經費投入，進行學籍檔案管理數字化的研究，開發功能齊全的管理軟件，建立動態學籍檔案。利用電子學籍檔案可以提高管理效率，更好地利用、開發檔案資源，充分發揮電子學籍檔案的信息功能。

3．3 重視培養并建立一支穩定的高素質學籍檔案管理隊伍

建立相對穩定的高素質學籍檔案管理工作隊伍是提高檔案管理水平的關鍵。首先要保持學籍檔案管理員的相對穩定，條件允許下優化檔案管理人員配置。由于基層電大管理人員經常身兼多職，因此在人員更換時，須先培訓后上崗，完善交接工作，保證管理水平跟得上。其次是抓好對基層電大學籍管理人員的業務指導，通過崗位培訓和專題培訓，使他們熟練掌握檔案管理的基本知識和專業技巧，熟知檔案材料上繳要求，在理論和實踐上成為本專業的行家里手，不斷提高他們的業務素質，實現學籍檔案的優化管理。同時，可以建立學籍檔案管理的激勵機制，每學年評選優秀基層學籍檔案管理員，通過對上繳材料的檢查和評估，樹立典型，表彰先進，激發管理員們的責任意識和服務精神。

3．4 檔案管理要有償利用

養檔千日，用在一朝［5］。提供利用是檔案價值最直接的體現，學籍檔案也是一樣。作為學校的在學記錄，是學生掌握知識、綜合素質的證明，是提供給社會參考的重要依據。做好學生學籍檔案、提供學生檔案查詢服務是學籍管理工作者服務學生的一部分內容。近來年，隨著社會主義市場經濟的發展，人才流動頻繁，學生的學籍檔案利用率也大大提高。遷移戶口、職稱評定、出國深造、繼續教育確認學分、遺失證書開具學歷證明等，都需要用到學籍相關證明。生源復雜、學生類型多樣是電大的辦學特色，所以幾乎每周都有學生到學籍科查找畢業生成績單，開取學歷證明、中英文成績證明等。為使學籍檔案得到高校管理并獲得更好利用，可以收取一定手續費用，進行合理的有償利用，為學籍檔案的管理和保護提供更多投入，從而為學生提供更高效服務。

學籍檔案管理工作是一項細致繁瑣的業務管理工作，需要在不斷探索中求發展，求完善。為此，學籍檔案管理人員應該始終把握為學生服務的方向，進一步利用現代化辦公設施，提高辦理效率，真正做好學籍檔案的管理利用工作，實現學籍檔案管理工作的信息化、現代化。

［1］楊曙光．成人教育學籍檔案的特點、問題及有效管理［J］．繼續教育研究，2005，（4）．

［2］謝盛勇，江小青，等．教學管理工作手冊［M］．北京：中央廣播電視大學出版社，2010：6．

［3］鄭漢壽．學籍檔案及現代化管理［J］．景德鎮高專學報，2000，15（1）：71．

［4］國家教委．普通高等學校檔案管理辦法［M］．北京：高等教育出版社，1989．

［5］丁水奎．檔案學概論［M］．北京：中國檔案出版社，1995．