談電子文件檔案管理

□文/呂慧燕

（河北省交通運輸廳公路管理局 河北·石家莊）

隨著信息時代的到來，人們的工作方式與生活方式發生了前所未有的變化。在全球化、信息化和網絡化的浪潮下，互聯網絡作為一種信息傳播的載體，實現了整個社會的資源共享，拉近了組織、機構和個體之間的距離。Gartner研究小組指出創建和管理文件檔案將花費整個組織總收入的6%～15%。因此，為了提高基于文件檔案信息的創建、使用和管理的效率和水平，一個行之有效的解決途徑就是電子化文件檔案。目前，我國各級政府部門、企業和院校的電子政務、電子商務系統中大量的電子文件檔案通過互聯網發布和流轉，文件檔案擺脫了以紙質形式存在的歷史，以磁、光、電等多種介質為主要載體的電子文件檔案應運而生。隨著電子文件檔案管理的逐步普及，各個單位管理電子文件檔案沒有統一的標準，文件格式、管理系統、安全程度等方面不盡相同，產生的問題也隨之而來，電子文件檔案管理正面臨著信息泄露、信息丟失、非授權訪問、病毒侵害、木馬感染等問題。因此，對電子文件檔案的科學管理已成為一個重要的研究課題，引發了人們越來越多的思考。

一、電子文件檔案概述及特點

各國權威機構對電子文件檔案均有明確的定義。美國聯邦管理法規中對其的解釋是：“包括數字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”《美國聯邦文件管理術語手冊》將電子文件檔案解釋為：“其存儲形式是只能由計算機處理的文件，也叫機讀文件和自動化數字處理文件”。2002年國家質監總局發布的《電子文件歸檔與管理規范》將電子文件檔案定義為“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”可以得出，電子文件檔案是以數字編碼形式記錄于磁盤、磁帶、光盤等多種存儲載體，依賴計算機系統處理，并可在通信網絡上傳輸的文件。

電子文件檔案依托于計算機的軟、硬件系統。文件檔案的接收、制作、處理、歸檔、檢查等全部管理操作都必須通過計算機系統才能完成。電子文件檔案在計算機系統中是按照數字編碼的形式進行存儲的，并且一般的管理操作也基于數字編碼來實現，只有通過特有解碼程序才能識別。在計算機系統基礎上的信息管理能夠很容易進行增刪查改，在信息數據不斷增加的情況下，適合文件檔案的動態維護。綜合以上，電子文件檔案主要具有以下幾方面特點：

一是高效快捷。信息化的普及使得文件檔案能夠依托信息習慣進行方便、快捷、高效的管理。相比人工檔案管理而言，避免了檢索查找、立卷歸檔等困難因素，使得工作人員可以從繁重冗余的體力勞動中解脫出來，極大地提高了檔案信息檢索的速度、檔案信息的歸檔質量。文件檔案通過信息化、網絡化管理后，能夠實現按“件”歸檔，改進了按“卷”歸檔的局面；通過隨機管檔，能夠實現平時整理立卷，改進了集中立卷、順序管檔的局面。這些改進將集中的工作量轉變為分散的工作量，提高了歸檔效率，實現了電子文件檔案管理的高效快捷。

二是歸檔便捷。電子文件檔案具有靈活的存儲方式，其存儲位置包括磁盤、光盤、云存儲等環境，根據管理的需求而產生改變。其存儲信息能夠通過通信網絡在不同的終端之間、不同的網絡間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，在不同的管理軟件之間進行交互，而電子文件檔案的內容不會發生變化。傳統的歸檔方法較為復雜，當文件立卷遇到歸檔文件缺失時，需要進行補漏增缺，唯一的方式就得拆卷重新歸檔，開銷非常大。而通過計算機系統管理電子文件檔案，僅通過數據庫的事務操作即可補漏增缺，管理省時省力，能夠大大減少工作人員管理檔案的工作量。

三是質量提升。文件檔案管理并不僅僅是將檔案信息進行保存，做歸檔處理，其本質目的在于二次開發和利用，通過數據查詢分析、數據挖掘等方式，提取相關信息，分析潛在數據。通過計算機管理電子文件檔案后，檔案人員就可以把時間和精力放在檔案編研上，提升文件檔案的質量和水平，并有精力進行二次數據信息開發，從而提高文件檔案利用的效率，能夠發揮出時效價值，更好提供服務。

二、電子文件檔案管理面臨的主要問題

電子文件檔案在管理過程中也面臨著一些問題：

一是信息技術發展過快，電子文件檔案保管面臨難度加大。如果僅對電子文件檔案中的文字進行管理，標準化程度較高，管理內容較為單一，應用環境較為簡單，采取一定的安全管理等級，并定期進行電子文件檔案信息的備份，長久保管并不十分困難。但是，隨著多媒體技術的發展，在實際工作中，電子文件檔案就成了多種媒體信息的混合體，各種格式、各種類型的影像、圖像、聲音資源使得電子文件檔案的存儲結構、技術環境、管理方式更加復雜。電子文件檔案的格式并無統一的標準，主要采用流行和廣泛使用的應用程序中標準的電子文件格式：超文本標記語言（HTML）、可移植文檔格式（PDF）、Word 文 檔 （DOC）、ASCII文 本 文 件（TXT）、微軟讀書閱讀器（LIT），等等。而在電子文件檔案管理中具體使用哪種格式依賴于應用程序、欲解決的問題、使用習慣和使用傳統等因素。同時，各單位各部門的信息化發展水平不一，應用失衡，信息化軟硬件基礎設施建設參差不齊，即使同一政府部門，從機關到基層沒有統一的管理規范，標準不能統一，電子文檔管理系統可能版本問題而導致接口不同，無法在整個系統內部互聯互通，而在軟硬件系統更新后可能導致電子文件檔案信息的完整性受到破壞。

二是電子文件檔案的原始性、可靠性容易被破壞。文件檔案的傳統載體是紙質材料，其原始性不僅能夠通過內容、紙張大小、紙張材質等形式展現出來，而且可以通過字體、字跡、印跡、褶皺等方面對其原始性進行判斷。而電子文件檔案是“實態”的紙質形式到“虛態”的電子形式的轉變，判斷電子文件檔案的真實性、完整性、原始性和可靠性的技術難度較大。電子文件檔案出錯的概率遠遠高于紙質的傳統文件檔案，單位內部管理的疏忽或惡意行為，導致電子文件檔案刪改、復制或篡改，內容難以識別。被篡改后的電子文件檔案不會出現任何痕跡，一旦出錯就很難進行正確性的恢復。同時，伴隨著處理信息量的不斷增大，電子文件檔案的內容更趨龐大、復雜，背景信息、相關內容不斷累加，軟件缺乏健壯性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能導致電子文件檔案的可靠性很難保障。

三是電子文件檔案信息安全問題。隨著電信網、廣播電視網、互聯網在向寬帶通信網、數字電視網、下一代互聯網三網不斷融合，各種資源在網絡空間漫天傳播，電子文件檔案以辦公自動化和信息網絡為基礎，其傳播不僅僅限于互聯網絡空間，在傳播過程中很可能遭受第三方攻擊，篡改、竊取甚至替換傳輸的電子文件檔案內容，破壞其原始信息。釣魚網站、網絡病毒、木馬的威脅可能導致接入網絡的設備受到感染，病毒很可能在內網中滲透并感染其他終端，導致內網中保存電子文件檔案受到破壞。同時，一些在網絡中傳輸的檔案信息可能在傳輸中被竊聽、截取，這些檔案信息被不法分子獲得后將嚴重威脅單位的建設和發展。

三、電子文件檔案管理相關問題解決對策

面對上述電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取有以下對策：

（一）采取技術措施，保證電子文件檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。一是進行身份驗證、消息認證或數字簽名。電子文件檔案僅授權關鍵維護人員使用，為了防止其他無關人員進入電子文件檔案系統，防止對電子文件檔案中的數據信息進行訪問、修改、復制，進入文件檔案管理系統時，用戶必須通過身份驗證，通過指紋識別或密碼形式通過電子文件檔案系統的系統驗證，合法身份才能登錄系統；二是收集電子文件檔案的元數據。元數據是形成電子文件檔案的基礎，在形成電子文件檔案的同時，保存電子文件檔案相關的內容、背景、結構等元數據，一旦電子文件檔案的某些信息被破壞，這些數據將作為校驗電子文件檔案原始性、真實性、完整性和安全性的基礎依據。

（二）為電子文件檔案系統部署網絡監測和防火墻。電子文檔在網絡中傳輸，滿足一定的協議，具有特定的傳輸格式，開放不同的端口。為保證電子文件檔案的安全性，可通過訪問控制技術，在內外網之間設置障礙，防止外網的終端對內部信息系統進行非法訪問。在網絡邊界部署入侵檢測系統、防火墻、IP保密機等網絡監控、驗證設備，檢測內外網之間的訪問流量，設定網絡安全檢測規則，對外網禁止開放特定的訪問端口，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，阻止電子檔案信息從網絡上非法輸出，從而使被保護系統的電子文件檔案不受侵犯。

（三）設計開發功能強大的電子文件檔案管理系統。電子文件檔案管理系統不同于相關電子檔案輔助管理軟件，其能夠有效集成多種類型的電子文件檔案，系統軟件接口支持打印機、掃描儀、投影儀、傳真機等各種多媒體設備及接口，集成了電子文件檔案的接收、保管、鑒定、驗證使用等各項功能。電子文件檔案管理系統不僅具有一般的管理功能，而且還需具備實體檔案管同等的存儲能力、管理職能。因此，配備功能強大的電子文件檔案管理系統是對電子文件檔案進行統籌管理，保障檔案管理有機運行，可持續性發展的先決條件。

（四）及時對電子文件檔案進行歸檔。

各類信息歸檔是電子文件檔案管理的基礎。在電子文件檔案管理運作中，系統能夠自動進行容錯校驗、更新聯動等工作，但人機交互的工作也必不可少，信息管理員還需要對檔案信息進行定期例行的檢查、鑒定、驗收和簽署，并有針對性地處理，及時發現并解決存在的問題。對于一些系統無法自動處理的檔案信息，應在第一時間及時歸檔，隨時變更、補充，保持電子文件檔案動態有序的管理。

總之，電子文件檔案是信息化條件下經濟社會發展進步的產物，其發展水平還處于不斷完善、不斷規范的階段。對該領域的深入研究能夠及時發掘管理中存在的不足，針對問題研究行之有效的對策，改進電子文件檔案的基礎設施建設，改進技術措施，提高管理的規范性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，使電子文件檔案準確、快速、安全、穩定地得到利用，進一步提升單位的管理水平。

［1］Electronic Document Management，Prosand Cons，GartnerGroup，1996.9.

［2］美國聯邦文件管理術語手冊.1993.

［3］電子文件歸檔與管理規范.GB/T 18894-2002.

［4］M ichalski A.M，Multi-layered Information Structure in Industrial Transformation Process in Upper Silesia Region，paper on International Conference and Exhibition“GISCroatia98”，Osijek 1998.