淺析高校基建檔案工作優(yōu)化管理

□文/朱煥芝 朱秀春 陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學；2.唐山市中醫(yī)院；3.唐山廣播電視大學 河北·唐山）

凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本建設工作的真實原始記錄，是學校檔案的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐步完善管理方法具有現(xiàn)實意義。

一、我國高校基建檔案管理現(xiàn)狀

1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。

檔案部門的宣傳力度不夠，導致高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設備和經(jīng)費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。

3、歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。

4、檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，給學校造成不可彌補的損失。

二、加強高校基建檔案科學化管理的對策

1、加強基建檔案工作領導。國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領導和管理。”可見，檔案管理工作是整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工作，在人員、經(jīng)費、設施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執(zhí)法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。

2、提高檔案人員素質(zhì)。搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì)訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業(yè)學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平及檔案管理能力。

3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化的前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應該及時地進行約束和指導。工程建設項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位。

4、做好基建檔案工作“三同步”管理。“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細則等規(guī)章制度的同時，應建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應提供的檔案資料，以及資料套數(shù)，從而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進入正常化管理。

5、實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化管理。隨著高校對計算機技術及網(wǎng)絡技術的全面普及使用，利用數(shù)據(jù)庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服務。目前，高校基本建設檔案的管理工作，已經(jīng)進入從經(jīng)驗管理向先進科學技術管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網(wǎng)絡整體建設，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應現(xiàn)代化管理需要。

［1］陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005.10.

［2］劉金存.論高校基建檔案建設與管理［J］.揚州大學學報（高教研究版），2003.9.

［3］傅毅.高校基建檔案管理應與工程建設進程同步［J］.經(jīng)驗交流，2005.7.