正確認識學校檔案管理工作的作用和地位

【摘 要】社會發展速度越來越快，學校也在不斷發展、進步，學校各部門對檔案信息的依賴性逐漸加強，要提升學校的管理水平、提升學校辦學能力、提升學校教學質量，必須加強學校檔案工作的管理，正確認識學校檔案工作在學校工作的地位和作用。

【關鍵詞】檔案 學校檔案 檔案工作的特點 檔案工作的作用

一、檔案和學校檔案

檔案是國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。檔案信息的記錄方式和載體是構成檔案的基本因素。檔案是社會工作的查考憑據，可減少工作的盲目性和失誤，是科學研究的可靠材料，生產建設的參考依據。社會歷史文明的傳承，社會的進步都離不開檔案，學校檔案對于學校工作更有著舉足輕重、不容忽視的作用。

學校檔案是學校歷史、教學研究、教學改革、學生學習等活動過程和結果的記錄，是學校教職工勞動和智慧的結晶，是學校教學工作方針、政策、方法、效果的真實記錄，學校檔案反映著學校的管理、辦學水平，是學校綜合能力的體現。

二、學校檔案管理工作的特點

（一）學校檔案管理工作和社會有親密且廣泛的聯系

學校是為社會培養人才、輸送先進生產力的地方，它從社會招收的學生最后還要輸送到社會中去，所以學校和社會有著親密且廣泛的聯系。學校培育人才的過程中積累的經驗教訓，在教研過程中產生的成果，都將為社會所利用。學校檔案是記錄學校工作中經驗教訓、研究成功的載體，在社會要利用這些資源時就顯得彌足珍貴。

（二）學校檔案管理工作的綜合性和多樣性

學校是專業的教育組織機構，也是一個小社會，管理、教學、人事、財務等各部門都會產生相對應的檔案，如教育管理檔案、教育教學檔案、人事管理檔案、會計檔案等，這些記錄學校各項工作的檔案說明學校檔案是綜合性的。學校部門眾多、教育教學活動多種多樣，檔案的不同記錄方式就造成檔案載體數量大、種類多的特點，如紙質檔案、電子檔案、影像檔案、實物檔案等。

（三）檔案管理工作的繼承發展性

檔案的載體，從早期的龜甲獸骨、竹簡木牘、金石、布帛到現在的紙張、膠片、光盤、電子書等，檔案的記錄方式由手工記錄變成數字化記錄，檔案的載體和管理是一個不斷進步、不斷發展的過程，學校檔案作為檔案中的一員，載體和記錄方式也在隨著時間的變化而變化。

三、學校檔案管理工作的作用

科學、完善的檔案管理工作對改進教學管理，提高教學質量，促進學術交流有重要的作用，檔案的作用概括來講有兩點：憑證作用和參考作用；做好學校檔案的采集、整理、積累、開發利用等工作，合理運用檔案是學校發展的一項基礎性工作。

（一）為領導決策提供依據

學校檔案記載著學校的發展歷史、教學改革的過程和結果，各種數據報告，為學校領導實施制度變革、學校發展規劃等提供決策依據。

（二）為學校工作的變革提供參考

在現代社會飛速發展的前提下，學校也需要與時俱進，不斷變革學校的管理制度、改革教職工的管理；學校改革必須以自身的實際情況為準，仔細參考學校檔案資料，依靠檔案信息和檔案數據，制定符合學校發展的改革政策。

（三）為學校的科學管理提供參考依據

學校檔案是教育工作者在從事社會實踐活動中直接形成的第一手材料，客觀地反映學校工作各個時期、各個方面的真實情況，學校科學管理制度的建設可參考學校檔案，以確保管理工作的順利進行和科學性、規范性。

（四）為提高教學質量提供參考依據

近年來學生數量減少，學校必須提高教學質量才能在眾多的學校競爭中脫穎而出。學校檔案中記錄了教學活動的經驗和先進技術，如果要提高學校的教學質量，必須不斷吸收經驗教訓、及時總結出先進教學方法，這些工作都要從學校檔案中查詢提取出相關的資料。

（五）為查詢提供憑證

學校檔案綜合記錄著學校的歷史、改革、教學資料，現在大多數學校檔案管理工作已經向數字化、網絡化發展，其中學生成績的查詢、學生學籍查詢、學校人事調動、學校教學課程安排等都可以查詢。

（六）為學習交流提供資料

學校校內的各個年級、各個專業之間，學校與學校之間的交流普遍增多，交流范圍廣泛，教學管理、教學方法、學科教育、學校制度建設等方面均包含在內。學校檔案可為校內和校與校之間的交流提供準確、詳細、全面的資料。

四、對學校檔案工作進行正確的定位

學校檔案工作在學校工作中具有重要的作用，學校應該對學校檔案工作樹立正確的定位。但是目前很多學校對學校檔案管理工作認識不足，檔案管理制度不夠健全，管理方式跟不上學校整體發展的潮流，學校應針對學校檔案管理工作中存在的具體問題進行完善。

首先應制定完善的檔案管理制度和管理方式，確保檔案收集規范性、整理規范性，使檔案資料齊全，有效利用。其次應對學校檔案管理工作有正確認識，學校領導、教育工作者，檔案管理人員都應增強檔案意識。再次及時更新檔案管理設備，提升檔案管理人員的素質，做好網絡時代的檔案管理工作。

總之，學校檔案管理工作在學校工作中具有舉足輕重的作用，學校檔案管理工作，可以直接記錄學校的各項活動，為學校提供各項工作的憑證和依據，提高學校教育質量和管理水平，反映學校的綜合水平。要做好學校的檔案管理工作必須合理運用現代化技術、提高工作人員的素養、建立完善的制度，使學校檔案管理工作在學校工作中發揮出應有的作用。

【參考文獻】

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