論醫院檔案計算機管理

□文/朱煥芝陸尚偉

（1.河北聯合大學；2.唐山廣播電視大學 河北·唐山）

隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，必須適應新的挑戰和機遇，加快醫院檔案的計算機管理，實現醫院檔案管理現代化，更好地服務于臨床醫療、科研等工作，滿足醫務人員、患者和社會公眾的醫療信息需求，充分發揮檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中的重要作用。

一、我國醫院檔案管理現狀

長期以來，由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，我國醫院的檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式，通常設在醫院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書檔案、科技檔案、財會檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，且基本停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。近年來，雖然已有不少醫院引進計算機進行檔案管理，但是這種應用尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理。

二、醫院實行檔案管理計算機化的有利條件

沒有良好的檔案業務基礎，就不能很好地為醫院管理及各項工作服務。隨著科學技術和經濟的發展，辦公自動化程度的不斷提高，醫院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準確、系統地提供翔實、豐富的檔案信息，這為實現醫院檔案管理計算機化創建了良好的外部環境和機遇。隨著社會“信息時代”的到來，計算機和網絡技術的廣泛應用，醫院管理日趨規范化，產生了越來越多的電子文件，絕大多數文件資料都通過微機打印或者用軟盤、硬盤等貯存，且多數醫院檔案保存年限較短，現有館藏檔案數量不多，可用較短時間分類標引、著錄、輸入微機系統，這為實現計算機管理檔案創造了有利條件。近幾年，各級醫院為創評等級醫院，全面推行全員質量管理，不斷更新現代化醫療設備，促進了計算機技術在醫院各科室的廣泛應用，為實現醫院管理網絡化和醫院檔案管理計算機化奠定了堅實的基礎。同時，由于計算機在醫院各科室的廣泛應用，也促使絕大多數醫務人員和管理人員逐漸掌握了計算機應用的基本技能，這為實現醫院檔案管理計算機化提供了可能。

三、醫院實行檔案管理計算機化存在的問題

盡管實行檔案管理計算機化有如上所述的許多優勢和有利條件，但是實現檔案管理計算機化存在著不少困難和問題。一是絕大多數醫院檔案管理機構不健全，管理格局混亂，多部門分頭管理導致醫院檔案散亂無緒，不利于推行檔案計算機系統管理和綜合開發利用；二是由于檔案管理與醫療業務建設未能同步規劃、同步發展，致使檔案管理設備投入考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平和設備條件不能與醫療業務同步發展；三是雖然國家頒發了公文主題詞表，絕大多數黨政群機關和企事業單位在公文起草、撰制過程中也貫徹了主題詞著錄規則，但是仍然存在專業主題詞表錄項欠缺或不規范現象。不少單位雖然有了檔案管理系統程序，著錄工作也在進行，但輸入計算機的條目數量不大，仍然處在一種演示或初級應用階段；四是計算機管理檔案的廣泛推行還存在許多技術難題。計算機管理檔案的客體實際上就是人們在日?？蒲?、生產和業務活動中產生、形成的大量電子文件資料，包括數據庫文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件，等等。從檔案載體來說，包括磁帶、軟磁盤、光盤以及各種影像像片等，相對于傳統的文件載體——紙質檔案而言，其存放環境的要求比較高，且磁性介質本身壽命較短，性能不穩定，耐久性差，這給文件的技術保護提出了更高的要求；五是檔案管理人員素質不能滿足發展需要。檔案實行計算機管理，需要檔案管理人員具備相應的計算機知識。然而，目前衛生系統檔案隊伍中大部分為非專業人員和兼職人員，能熟練使用微機的為數不多，能承擔程序設計和數據維護的更少。

四、推行醫院檔案管理計算機化對策建議

首先，檔案管理人員是推行醫院檔案計算機管理的具體實施者，是計算機管理檔案的靈魂。這就要求醫院檔案管理人員不但要具備扎實的檔案管理業務知識，還必須熟練地掌握計算機的基本操作、維護技能，具備基本的計算機軟硬件知識。隨著科學技術的不斷進步，現代醫學研究和治療技術與聲學、光學、磁學、電子學以及信息論、控制論、核物理學及生物工程等多學科不斷結合并應用于臨床實踐，推動醫療工作不斷向前發展，必然不斷地產生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應不斷地了解相應的背景知識，了解醫院醫療活動規律、工作流程、醫事管理等知識，成為復合型人才。

其次，建立健全檔案工作網絡。醫院檔案管理網絡組織建設是開展檔案管理工作的基礎。推行醫院檔案計算機管理，就是對醫院在全部醫療活動和醫院兩個文明建設中形成的檔案進行系統規范的現代化管理，以便更好地服務于醫療工作。因此，必須建立健全檔案管理網絡，明確文書檔案以機關職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫療、護理、預防保健、基本建設、設備儀器和會計管理。業務管理檔案則以臨床科室為主體，包括內科、外科、婦產科、兒科等?？萍紮n案以科研教學為主。各部門或科室都應明確1名負責人兼管檔案工作，形成較完整的醫院檔案工作網絡，負責收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內具有保存價值的檔案資料，以保證檔案的系統完整。

再次，加強檔案業務規范建設。檔案部門應加強基礎標準工作和標準的配套工作，使標準系列化，為實施、推廣計算機管理創造條件。檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、歸類要求標準等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標準化工作的順利進行。因此，醫院檔案應當嚴格按照國家標準，根據本單位具體情況制定標準實施細則。同時，應積極組織實施標準和開展對標準的監督，確保檔案基礎工作標準化落到實處。

最后，要加大檔案設備的投入。必要的現代化檔案設備的投入，是實行醫院檔案計算機管理的基礎和保障。硬件的建設合理與否，直接關系到醫院檔案管理工作的成效，同時也在一定程度上反映了醫院的管理水平。為了有效地管理好醫院檔案，除修建符合防盜、防火、防潮、高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲要求的檔案專用庫房，配備必要的空調機、除濕機、溫濕度儀、消防滅火器和報警防護設備以外，還必須配備足夠數量的電腦、復印機、速印機、掃描儀等現代化檔案管理設備，并實現醫院各部門、科室檔案管理和查閱利用的網絡化管理。

[1] 周桁.醫院檔案計算機管理之我見[J].中國實用醫藥，2007.2.