淺議學士學位檔案信息數據庫采集中出現的問題及對策

解利

國家學位辦自2008年9月1日起，要求各高校使用統一的學歷證書檔案信息平臺對畢業生進行學位申報，逐步完善全國統一的學歷證書檔案信息數據庫。高校統一學歷證書檔案信息數據庫的建立，對打擊和杜絕虛假文憑發揮了重要作用，為用人單位對聘用人員的學籍檔案進行查詢提供了有力數據依據。由于各高校的學位檔案管理沒有統一的管理平臺，并且學籍管理在不同的高校管理的方式也不同，各大高校的學籍信息管理電子化程度也不均衡等諸多原因，造成了各高校進行本科生學位檔案上報時，只能根據各部門現有數據，組織大量人力進行錄入、核對，然后才能使用平臺進行申報。如何在上報之前形成正確的數據，提高工作效率，本文提出了用SQL SERVER企業資源管理器為工具，提出了一項解決方案。筆者認為這是高校學籍檔案開發應用的研究方向之一。

一、本科生學士學位檔案信息數據庫采集中存在的問題

學士學位是碩士、博士學位的基礎，其授予質量決定學校輸出人才的質量，因此其授予工作政策性強。負責此工作的管理人員必須熟悉并認真執行學校關于學生學籍管理條例及學士學位授予工作細則。根據學校規定授予標準逐個審核應屆本科畢業生的學習成績和學位審核等檔案材料，然后提交校學位評定委員會，最后審批，這些工作每項都要求及時、準確、無誤。

1.以我校在進行2011-2012學年度第二學期學位檔案信息采集工作為例。學位檔案信息數據庫采集中存在的問題主要是我們教務處和學生處兩處的學生學籍檔案信息庫存在差異。我校本科學士學位授予量大，且涉及的學科門類廣。現有在校本科生16000余人，每年畢業4000余人。學籍檔案信息采集量大，電子檔案數據整理起來困難，且容易出現錯誤，作為管理部門相應的工作量相當繁重。學籍主要涉及有教務處和學生處兩個部門，而這兩個部門的管理是基本是獨立的，學生入校時由學生處管理，其學習階段的情況就由教務處來管理。然而學生畢業時學位申報必須兩處數據統一后才能上報。如：學生姓名、出生日期、民族、身份證號、政治面貌等有不同之處。原因形成主要是學生處中出生日期沒有“-”分隔符，而教務處中有“-”分隔符，造成我們在合庫中報錯信息條數多。學生處的身份證號和出生日期的信息正確率高，此項信息必須是統一格式再進行合庫。

2.學位檔案信息采集時兩處在學生人數上也有不同，造成這種結果的原因就是學生處在學生產生學籍異動時，如學生退學、死亡、參軍等情況的學籍異動通知單末及時送達教務處，造成信息上報時總人數的不準確。

二、利用SQL SERVER數據庫管理系統為工具，把教務處學籍檔案數據庫和學生處的學生檔案信息進行比對，找出差異數據，分析出現差異的原因，然后根據相關學校的政策進行數據處理，統一兩處的數據

SQL Server是Microsoft公司推出的，無論用什么編程語言和開發平臺，連接數據庫時，SQL Server 數據庫的各方面性能都高于 Access 數據庫。當我們想將分散在各處不同類型的數據庫匯總處理時，尤其是在進行數據檢驗、凈化和轉換時，SQL Server為我們提供了強大、豐富的數據導入導出功能，并且在導入導出的同時可以對數據進行靈活的處理。在處理學籍問題時，教務處和學生處有不同管理平臺，為了解決兩處數據不一致的問題，我們選用SQL SERVER企業資源管理器對學生處和教務處兩邊的學籍檔案信息進行對比、整理、合庫。

1.找出教務處和學生處中存在差異的學籍檔案數據并處理。提取出學生處與教務處差異數據，存放在名為“學生處比教務處多”表中。查詢結果：3585（學生處人數）=3568（兩處都有的）+16（學生處比教務處中多的）+1（學號為空）。分析數據不一致原因是，學生處多的16人是入校在外訪學四年，教務處沒有記錄。對于這16人，教務處將從學生處獲得數據，補入教務處數據庫；1人沒有學號，是學生處錄入錯誤，在學生處數據庫刪除。

2.提取教務處與學生處差異數據，存放于名為“教務處比學生處多”的表中。查詢結果：3614（教務處人數）=3568（兩處都有的）+46（教務處比學生多的）。分析數據不一致原因是，外校在我校借讀35人、退學4人，死亡2人、入伍未歸2人、轉入我校3人。經調查落實，以上出現差異原因是由于學生處和教務處兩處信息資源沒有及時溝通對接，根據學校相關學籍政策，兩處對這些數據進行統一并入庫。

3.提取教務處與學生處兩相同學號的數據，存放于名為“教務處兩處相同記錄”的表中。兩者以學生學號作為唯一標識建立聯結，教務處表（jwc）和學生處表（xsc）在學號上作等值內連接運算，得到兩處相同共有的學生記錄為3568人。

4.對于兩處學號相同的，但其他信息有差異的數據處理。兩處相同共有的學生記錄為3568人，但這些學生中只是兩處的學號相同，其他信息中還有不一致的問題。仔細對比分析，發現有姓名、政治面貌、出生日期與身份證號中出生日期不同這三類不一致的現象，對于這些數據，要針對問題分別處理。找出教務處與學生處對應學號中，姓名不一致的記錄，有5條。查詢原因是學生改名、信息變動未及時和教務處申報，對于這類信息，以學生處信息更新教務處學生的姓名。找出政治面貌不同的有6條。查詢原因是學生在校期間有入黨，政治面貌信息變動學生處未及時和教務處申報，對于這類信息，以學生處信息更新教務處學生的政治面貌。處理出生日期與身份證號中生日不一致的問題。找出學生處中，身份證號中與出生日期不一致的記錄，有4條。找出學生處中，身份證號或出生日期格式非法的記錄，有1條。經調查落實，出錯原因主要是錄入出生日期的錯誤，將兩處的對應學籍檔案信息統一后，再用身份證號中的出生日期更新教務處中的出生日期，此步必須是在兩處其他學籍檔案信息處理一致后，才能進行。處理后兩處的出生日期與身份證號中生日信息對應一致。

三、學位授予檔案信息采集運行中須注意的事項

1.學位檔案信息采集的所有上報數據項中數字均使用半角字符填報，必須是在英文狀態下的半角，不能在中文狀態使用半角字符填報，否則檔案系統會報錯。學籍檔案信息中有關姓名、民族等字段中如有生僻字，每個生僻字用“？？”（半角）代替。如我校有個學生民族是“穿青族”，其民族在信息庫中沒有，就須用“？？”代替并將所有存在生僻字的信息一一對應列出清單，加蓋公章上報。

2.學位檔案信息中上報信息中涉及學位證書填寫內容的，須與實際頒發的學位證書填寫的信息一致。在填報學士學位檔案信息中的專業信息時，對于專業目錄調整，獲得學士學位的專業名稱在專業代碼庫中無法找到對應代碼的，應當選擇相似專業的代碼填寫。

3.為了保證學位證書網上查詢工作的順利實施，應確保所有學生獲得學位證書信息通過學位信息年報（備案）系統上傳至數據中心。學位授予單位須仔細閱讀“數據校驗錯誤報告”，進一步核實、修改相關學位檔案信息數據，確保上報學位檔案數據的準確和規范。

四、對學位檔案信息數據庫采集運行中出現的問題，提出改進措施

1.更新教務管理平臺，可以采用Web頁面形式技術和使用BS模式系統結構與系統進行交互，實現學籍檔案信息的分散采集的辦法。其系統具有更好有擴展性和使用靈活性。并且服務商對學籍檔案系統中的數據都要自動進行備份，這樣對高校學位檔案信息系統的穩定性提供了保障。以實現學籍檔案管理的信息化、網絡化和科學化管理。管理人員只要電腦能上網隨時隨地上網維護學籍檔案系統的數據，為學籍檔案系統的管理提供了方便。例如上海金仕達多媒體有限公司特別針對性地開發了我校新的教學管理平臺，該系統實現了教務處和學生處兩處學生學籍檔案信息資源的對接，從源頭上杜絕了學籍檔案信息的錯誤性。采用統一的教務管理平臺，可以實現教務處和學生處兩處學生學籍檔案信息資源的對接，從源頭上杜絕了學籍檔案信息的錯誤性。從該學籍檔案系統導出的學位授予學籍檔案信息完全可以上傳到學位授予信息年報暨學位獲得國家備案系統上傳至數據中心。從而大大緩解了管理人員工作壓力，減少錯誤，提高了管理人員的工作效率。使得學位授予工作更加準確、規范。

2.高校的學籍管理部門應用現代信息網絡技術，建立學籍檔案數據庫，提供在線查詢服務，保證利用者“有檔可查、真憑實據、查詢快捷”。電子學籍檔案的建立便于快捷、準確、遠程地核查學籍學歷情況，從而及時有效地打擊不法分子的違法造假行為，確保學籍檔案的嚴肅性。學籍檔案的利用服務不僅有利于大學生的就業，更對促進高校自身建設、提升高校社會信譽度和社會公信力起到至關重要的作用。同時也是高校學籍檔案工作者的最終目標。

3.加強教務管理人員信息安全意識，提高管理人員操作現代化設備的水平以及自我的責任感。管理人員的責任心、工作能力、技術水平都對學位檔案信息采集運行產生直接的影響。學位檔案信息采集運行是一項十分細致的工作，要求管理人員要注意進行學位檔案信息采集運行工作的每個環節的細節性操作。學位檔案信息采集運行工作的順利進行，管理人員善于運用信息技術優勢，做到從細節處強化學位信息采集管理工作的規范化程度，這樣才能確保學籍檔案信息的準確、無誤。

（作者單位：寧夏大學教務處）