創新工作理念，做好檔案統計工作

趙智麗

摘 要：隨著知識經濟社會的到來，檔案管理工作已經不再僅僅是簡單的收集整理工作，更在于檔案的開發與利用。檔案統計工作就是檔案管理的一個重要組成部分。做好檔案統計工作，需要認真分析目前的工作現狀，發現問題，并創新工作理念，創造性地解決問題。

關鍵詞：檔案管理；檔案統計；創新；理念

所謂檔案統計，是指搜集、整理和分析能夠反映和說明檔案及其工作現象的數量特征的活動，是檔案管理工作中的重要基礎。做好檔案管理工作，不僅有利于掌握本單位檔案工作的現狀，幫助其制定檔案工作計劃，還關系到上級檔案管理部門的匯總統計，是整個檔案事業建設的重要一環。

1 檔案統計工作的現狀分析

當前的檔案統計工作存在著許多問題。首先，部分領導對檔案統計工作的重視程度不夠，甚至許多檔案人員都沒有認識到其重要性，常常是說起來重要，做起來次要，將其視為一件可有可無的工作。個別領導對待檔案統計數字很隨意，認為它可大可小，領導的態度影響著員工的態度，有些工作人員在考核業績的時候才開始統計數字，為了單位和個人的利益，用估計替代統計，按照自己的意志人為地篡改數據，嚴重損害了統計數字的真實性和準確性，也誤導了領導的決策。其次，檔案統計人員的素質不高，一方面體現在工作不認真，責任心不強，敷衍了事。目前大部分單位的檔案統計工作人員都由新人來擔任，他們不熟悉館藏和統計指標的口徑與范圍，如果沒有一絲不茍的工作態度，很容易犯錯，從而影響統計數據的質量。另一方面體現在缺乏專業統計知識。我國《統計法》明確要求統計人員要經過專業的統計培訓，參加全國統考并取得統計從業資格證才能從事這一職業，但目前的情況是不僅兼職統計人員達不到專業的標準，甚至許多縣區的檔案行政管理部門的檔案統計人員都沒有學過專業的統計培訓。再次，檔案統計工作的基礎比較薄弱，統計報表的數據必須要有原始來源和依據，要求建立健全原始臺賬，但是目前許多專職檔案員都沒有建立原始臺賬。最后，檔案統計的作用沒有得到充分發揮，僅僅作為檔案年度工作總結和考核的一個依據，而沒有作為決策的依據。

2 創新工作理念，做好檔案統計工作

2.1 檔案統計的規范創新

規范創新檔案統計工作可以從以下幾個方面入手。首先，要構建一個系統完整、科學合理的檔案統計工作制度。其一，建立和規范檔案資料的歸集制度，為檔案統計人員建立健全原始臺賬提供基礎和保障，其二，明確檔案統計相關部門的工作職責，相關部門和工作人員各司其職，分工負責，防止部分領導及工作人員隨意篡改數據，并在此基礎上相互配合與合作。其三，建立完善的人事任用制度、考核管理制度和激勵機制，提高檔案統計工作的人事聘用門檻，從而提高相關部門的業務能力，用考核管理制度鞭笞、用激勵機制刺激工作人員的工作積極性和創造力，從根本上提高檔案統計數據的質量。其次，要提高檔案統計人員的工作素養，單位在招聘檔案統計人員時要注重考察應聘人員的道德素質和工作技能，定期組織檔案統計人員學習檔案統計專業知識及先進工作理念，并及時對其進行考核，切實提高其專業技能，轉變工作理念；時刻關心工作人員的生活與工作，培養一支具有凝聚力的檔案統計工作隊伍。最后，要改善工作設備，加強基礎設施建設，保證工作質量。

2.2 檔案統計的服務創新

現代化技術催生了科學高效的檔案統計技術手段，為檔案管理創新提供了必要的準備。實施轉變檔案統計工作的管理思維和方式，實現服務方式的社會化和多元化，能夠創新檔案統計的服務職能。首先，創新查詢模式，提高檔案的經濟價值。其一，開通檔案網絡在線信息服務，客戶通過互聯網就能及時了解企業的經營范圍、財務、資源使用等情況；其二，設立檔案服務管理中心，編制通用、統一的檔案管理軟件，便于使用者查詢統計數據信息及進行后續跟蹤，充分發揮檔案數據信息的經濟價值；其三，開發利用現有檔案信息資源，加強與組織內部各部門及其他企事業單位信息部門的配合，為科學研究、企業生產、學校教學等提供服務。其次，創新服務方式，提高全社會的檔案統計能力。一方面開展檔案專業技術咨詢服務，例如開辦檔案統計人員培訓班、提供專業的檔案整理與保管等服務，有助于各組織機構提高統計水平、創造新價值；另一方面成立檔案統計專業服務公司，為社會提供包括檔案咨詢服務、檔案專有技術服務、檔案信息網絡服務、檔案教育等服務。

2.3 檔案統計的利用創新

在信息化社會，檔案統計的重要職能之一就是輔助決策，這意味著檔案統計工作已不僅僅是簡單收集整理和記錄，更在于開發與利用。檔案統計的利用創新要注意到幾個問題：首先，要認真做好借閱登記工作，即在提供檔案利用服務的過程中，要督促檔案數據利用者詳細填寫查閱檔案的目的，明確查閱檔案具體服務于哪一項工作、哪一項工程，換言之，即這些檔案將起到什么作用、取得哪些效益，為利用實效的統計工作積累原始素材。其次，加強反饋檔案數據利用的信息，主要形式有利用者填寫的信息反饋表、電話采訪和實地調查等，主要內容包括時間、利用單位、利用人、案卷名稱、所取得的經濟效益與社會效益。再次，及時匯編檔案統計利用實效，積極宣傳檔案利用的效果或產生的經濟與社會效益。對于產生重大效益的事例應當呈遞給有關領導，幫助他們進一步樹立檔案統計的重要意識和利用意識。

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