淺談我國高校檔案管理存在的問題及解決對策

刑延華

摘 要：隨著我國信息化建設的快速發展，教育事業進入了一個另一個發展高度，各大高校的檔案管理，則需要不斷的跟進與發展。雖然我國高校檔案管理事業進行的井井有條，但其中仍然存在著許多的問題，本文就其中存在的一些問題進行了探討，然后提出解決的方法和對策。

關鍵字：檔案管理；重要地位；存在問題；解決對策

一、 高校檔案管理的重要地位

1.1高校檔案記錄是學校辦學以來的真實歷史記錄

高校檔案是學校在多年的教學教育過程中形成的文件材料，通過積累演變而來的，不只是有學校的領導更迭、征地建設、工作的評估、教職工的進出和職稱評聘資料，還有學生人數的變化和其學籍變化之類的，這些東西在學校的檔案上都會留下最初的記錄。因此，管理好學校的檔案對歷史記錄起著重要的作用。

1.2高校檔案是學校宣傳工作的主要資料

檔案的內容非常的豐富，其中集中了學校不同時期的不同音像和文字資料，這種檔案就非常具有感染力和說服力，高校檔案對學校的招生宣傳和就業的宣傳具有很大的作用，直接促進了對高校的大力宣傳。因此管理好高校的各類檔案也是對學校的一種宣傳。

1.3高校的檔案還對學校科學研究有很大的幫助

科學研究工作，主要依靠的是人類的社會實踐工作，它需要不斷的總結前人的研究成果，并且吸取其中對我們有用的經驗教訓，然后才可以避免少走彎路或者不走彎路。若學校要開展科學研究，那么必須先聯系學校的實際發展資料和充分的材料。在科研活動中，檔案不僅可以提供學校的原始記錄和研究成果，還能提供學校大量的基礎材料。因此，合理的檔案管理對學校的發展具有很大的引導作用。

二、高校檔案管理的存在問題

發展中，我國已經雖建立了科學的管理制度、優秀的檔案管理隊伍和先進的檔案硬件設施，但在檔案管理的具體工作中仍然存在著很多問題，主要有以下幾個方面：

2.1學校有領導對檔案管理不夠重視

因為檔案是歷史積累的財富，則只有到對學校進行檢查和評估利用時才會顯出其價值，所以有些對其不重視的領導，就不會把檔案工作作為學校工作的一項重要內容，來納入工作日程，只是把檔案工作擺在學校工作的附屬位置，由于他們對《檔案法》學習不夠，致使學校很多人不了解檔案的法律責任，不明確統一管理檔案的意義，不重視學校的檔案管理工作。

2.2學校有教職工依法治檔觀念淺薄

檔案違法行為會產生間接和隱蔽的后果，這就會導致有人輕視或忽視檔案違法行為，若學校教職工具有不強的依法歸檔意識，把檔案資料的收集和移交認為是一種累贅，然后以一種輕率的態度隨意的處理。學期結束后，該交的檔案資料不能及時的整理移交，可能還會在催促后不能上交到位，這樣就會造成年度歸檔工作不能按時完成，材料收集不齊全和材料分散在各部門甚至個人的手中，這些問題都會嚴重影響學校檔案的系統性和完整性。

2.3學校檔案管理手段落后

許多高校檔案管理和應有技術還處于落后狀態，許多檔案管理部門不僅沒有對辦學信息進行集中處理的現代化管理，而且可能還沒有防火、防蛀設施、分類裝訂等完備設施，管理人員可能是利用原始的手工方式來完成檔案的裝訂保管工作，這樣，不僅費時費力、效率低，還會直接影響到檔案的長期安全保存和快捷使用的查詢工作。所以，檔案管理工作要隨著現代化發展，采用現代化管理方式進行各項的分類管理，并去適應學校科學發展的需要。

三、高校檔案管理解決對策

3.1科學制定、實行和修訂各項標準

檔案工作逐步實現標準化是檔案管理工作的重心，由于計算機的高效率基礎是檔案管理業務的標準化，為了跟上經濟發展的需求，加快檔案的現代化管理就必須要實現檔案工作的標準化管理。加強建設和基礎設施建設，為檔案管理工作的發展提供充分的保障。

3.2加大經費的投入

管理領導要利用檔案管理方面已獲取的優秀成果，積極向校級領導反映檔案管理建設的重要性和緊迫性，把檔案管理建設作為一件大事來對待，并把檔案管理網絡建設放在校園網建設的總體規劃和預算中，從而合理的對檔案管理的規劃和建設。

3.3強化服務意識，加強檔案隊伍建設，拓寬服務領域。

在這個以服務行業為第三產業的社會中，強化服務意識尤其的重要。因此，把檔案工作的重心轉到知識經濟和各項事業發展上，并提供優質服務對我國高校的檔案管理非常的重要。提高黨政機關檔案工作的整體水平和企業、科技事業單位的服務意識。提高意識的同時，在高校檔案干部人群中普及現代知識教育，加強對他們新知識、新思想和新技術的培養，還要注重培養他們的創新意識和創新方法，更要培養復合型人才，拓寬服務的總體領域，為我國的檔案管理進行更好發展貢獻一份力量。

3.4加強檔案信息素質教育，加快創新檔案信息網絡的步伐。

加強檔案管理的主體意識和獲取意識教育加強檔案工作者的檔案信息保密意識，利用檔案信息的守法意識，傳播意識和更新轉換意識，提高運用現代化技術和設備的能力。通過不斷的獲取檔案管理技術，還要創新檔案信息，不斷提高檔案信息的效益功能、提高隊伍的素質教育，創造不同崗位的學習和進行知識更新的條件，加強對檔案工作的領導教育，讓信息化管理普及中國各個高校，從而促進檔案管理網絡化發展。

四、結語

隨著我國檔案管理工作越來越快的發展，我國要加強檔案管理工作的管理制度和管理建設。在這個教育事業處于正能量的知識時代，信息檔案管理工作是保護、繼承和開發人類文明遺產的一部分，它對科技的發展和社會的快速發展具有重要的作用。因此，檔案管理在我國具有非常重要的地位。雖然高校檔案管理不能很快的完成，但我們可以對它的各個分支進行合理的分析和規劃，然后在對高校檔案管理模式和檔案管理人員都提出更高更新的要求。所以，高校檔案管理部門應加強思想意識轉變，樹立新的觀念，提高人員根本素質，實現檔案管理的現代化和科學化。大力開發檔案信息管理資源，讓檔案管理工作發揮它本有的作用，進而促進教育事業的快速發展。

參考文獻：

[1]趙黎霞.新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究[A].《信息系統工程》，2011.

[2]鄧成梅.學校檔案管理淺說[A].《湖北廣播電視大學學報》，2013.

[3]云淑君.我國高校檔案管理歷史與發展淺談[A].《科技信息》，2012.

[4]云雪.我國高校檔案管理存在的問題及對策探討[B].《北方文學：下半月》2011.

[5]吳新麗，劉建勇.淺議我國高校檔案管理存在的問題及解決對策[J].《辦公室業務》，2012.