淺析信息時(shí)代高職院校檔案管理工作

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，同時(shí)也給高校檔案管理工作人員提出了新要求。本文通過對(duì)當(dāng)前高職院校管理的現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，對(duì)目前檔案工作中存在的問題進(jìn)行查找，同時(shí)做出相應(yīng)的研究和分析，進(jìn)而為高職院校的檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校

隨著國(guó)家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對(duì)于高職院校來說，學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會(huì)出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動(dòng)，檔案數(shù)量隨之也增長(zhǎng)非常快， 檔案的變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對(duì)高職院校的檔案信息資源進(jìn)行高效的管理？如何實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化建設(shè)？我認(rèn)為計(jì)算機(jī)化的現(xiàn)代檔案管理是大勢(shì)所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個(gè)學(xué)生和教職工的檔案更健全、更完善。

1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀

1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應(yīng)的重視，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。在這些高職院校看來，學(xué)生數(shù)量，以及由學(xué)生產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益才是第一位的，在他們的意識(shí)形態(tài)中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會(huì)對(duì)學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到任何的影響，進(jìn)而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認(rèn)識(shí)主要體現(xiàn)在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)方面，同時(shí)在學(xué)校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對(duì)檔案管理工作具有比較強(qiáng)的意識(shí)，這些員工對(duì)檔案管理工作都有明確的認(rèn)識(shí)。因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)具有內(nèi)部性和保密性的工作，同時(shí)也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認(rèn)為，檔案管理員的工作就是進(jìn)行檔案管理，而與自己沒有任何關(guān)系；有的同志對(duì)檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實(shí)際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學(xué)校的教師隊(duì)伍中有相當(dāng)一部分人對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)。

1.2 檔案管理機(jī)制和方法比較落后。學(xué)院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案等幾大類。按理說這些檔案應(yīng)該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學(xué)校，都沒有理順關(guān)系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個(gè)教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個(gè)教師的教學(xué)情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲的材料，又要在教務(wù)處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實(shí)性。檔案材料形式單一，未實(shí)現(xiàn)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價(jià)值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進(jìn)行現(xiàn)代化管理的設(shè)備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實(shí)現(xiàn)。

1.3 高職院校檔案管理工作量大。對(duì)于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)出等一系列的學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動(dòng)比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動(dòng)等，另外，對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財(cái)力等。

1.4 有待實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會(huì)受到嚴(yán)重的沖擊。電子化檔案管理已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，其在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)還沒有得到充分的展示。當(dāng)前學(xué)校檔案管理依然是紙質(zhì)檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。在高校數(shù)據(jù)庫中，如果現(xiàn)代化設(shè)備和電子信息技術(shù)沒有應(yīng)用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當(dāng)前，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對(duì)于自動(dòng)化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。

2 檔案管理工作建設(shè)中的對(duì)策

2.1 對(duì)檔案工作加強(qiáng)管理，強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度對(duì)檔案館進(jìn)行管理，進(jìn)而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進(jìn)而使檔案工作為學(xué)院發(fā)展提供服務(wù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新觀念，提高建設(shè)檔案的意識(shí)，對(duì)學(xué)院的各項(xiàng)工作通過檔案資料進(jìn)行處理和規(guī)劃，進(jìn)而為檔案工作奠定基礎(chǔ)；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進(jìn)而使檔案管理工作落到實(shí)處，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，進(jìn)而滿足社會(huì)發(fā)展的需要。最大限度地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持，真正意識(shí)到檔案工作的重要性，同時(shí)將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進(jìn)行同時(shí)布置，同時(shí)檢查，同時(shí)驗(yàn)收。另外，要不斷鞏固和強(qiáng)化教職工的檔案管理意識(shí)，從思想和行動(dòng)兩個(gè)方面，讓他們真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)院和個(gè)人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進(jìn)而在實(shí)際行動(dòng)中，主動(dòng)配合檔案部門的各項(xiàng)工作，積極的參與到學(xué)院檔案建設(shè)中去。

2.2 建立和完善規(guī)章制度，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，同時(shí)不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進(jìn)行管理，那么就會(huì)出現(xiàn)無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規(guī)章制度，對(duì)各類檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔處理，實(shí)施檔案管理細(xì)則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進(jìn)而為檔案資料的長(zhǎng)期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理提供制度保證。管理人員素質(zhì)的高低關(guān)系到檔案管理質(zhì)量的高低，所以管理人員首先應(yīng)具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、樂于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務(wù)、有豐富的專業(yè)知識(shí)、扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、豐富的現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以及使用計(jì)算機(jī)的能力等。學(xué)院通過不定期的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)的技術(shù)管理知識(shí)、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學(xué)院的檔案管理水平。

2.3 計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學(xué)院應(yīng)把檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步，為檔案機(jī)構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，以便開展工作。原來的手寫、紙質(zhì)的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，而且還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應(yīng)的也提高了工作效率。

2.4 檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)。管理人員必須努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設(shè)。目前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，形成了一個(gè)信息化的社會(huì)，這不僅提高了辦事效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱、對(duì)于距離較遠(yuǎn)的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，從而實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。而電子文檔的存儲(chǔ)方式多種多樣，如光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等環(huán)保、存儲(chǔ)量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性和可靠性。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)管理知識(shí)、完善現(xiàn)代化管理手段、增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，才能使學(xué)院檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：吳蕾娜（1970-），女，長(zhǎng)期從事檔案管理工作。