檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化研究

李錦華

摘要：在現(xiàn)代信息化快速發(fā)展的背景下，我國檔案信息資源利用服務(wù)無論在內(nèi)容上還是形式上都面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。本文以我國檔案信息資源利用服務(wù)的現(xiàn)狀出發(fā)，從廣義的檔案信息資源角度提出影響利用服務(wù)的六個要素，分別是服務(wù)對象、服務(wù)人員、服務(wù)方式、服務(wù)設(shè)施、服務(wù)基礎(chǔ)和法規(guī)制度，并從這六個方面提出可供檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化的措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化

一、檔案信息資源利用服務(wù)的含義與構(gòu)成

檔案信息資源利用服務(wù)是指檔案機構(gòu)以所擁有的檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過整合、組織、開發(fā)、傳遞等方式與方法，為利用者提供檔案信息資源服務(wù)，以滿足利用者需求，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享的活動。本文所采用的是廣義的檔案信息資源概念，即檔案信息活動中各種要素的總稱，包括檔案信息、與檔案信息相關(guān)的各種技術(shù)、設(shè)備、資金和人員等要素。從廣義的概念理解檔案信息資源，有利于全方位把握檔案信息資源利用服務(wù)，為優(yōu)化檔案信息資源利用服務(wù)提出全面的、整體性的評價。

從廣義的檔案信息資源概念中，我們可以歸納出檔案信息資源利用服務(wù)系統(tǒng)主要由六個要素組成，分別是服務(wù)對象、服務(wù)人員、服務(wù)方式、服務(wù)設(shè)施、服務(wù)基礎(chǔ)和法規(guī)制度。這六個要素之間相互影響、相互促進，共同構(gòu)成了檔案信息資源利用服務(wù)系統(tǒng)①。下文關(guān)于檔案信息資源利用服務(wù)的現(xiàn)狀及優(yōu)化研究，筆者將從上述系統(tǒng)構(gòu)成的六個要素分別展開論述。

二、我國檔案信息資源利用服務(wù)的現(xiàn)狀

（一）法規(guī)制度不夠完善。

在社會快速發(fā)展的背景下，檔案信息資源利用服務(wù)無論在形式上還是內(nèi)容上都發(fā)生了巨大的變化，現(xiàn)有的一些法規(guī)制度存在著不適應(yīng)當前社會發(fā)展需求的因素，亟需得到完善和改進。例如《中華人民共和國檔案法》（下稱《檔案法》）作為我國在檔案法律方面最高權(quán)威，在當前信息化快速發(fā)展的今天已經(jīng)出現(xiàn)很多弊端，已難以適應(yīng)當前的時代發(fā)展，甚至對檔案管理工作和檔案信息資源利用服務(wù)造成阻礙。

（二）服務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

隨著社會實踐環(huán)境發(fā)生變化，檔案信息資源利用服務(wù)工作出現(xiàn)了許多新問題、新情況，傳統(tǒng)檔案工作“以藏為主”的觀念已不適應(yīng)當前的檔案工作，同時設(shè)備技術(shù)的更新?lián)Q代、工作方式的多元化發(fā)展、服務(wù)者檔案信息需求的拓展等方方面面，都對服務(wù)人員的業(yè)務(wù)技能提出了新要求。因此檔案工作的服務(wù)人員需要在服務(wù)理念和業(yè)務(wù)技能上進一步提高，以滿足社會發(fā)展的新要求。從我國目前的現(xiàn)狀來看，表現(xiàn)比較突出的是較多數(shù)服務(wù)人員對現(xiàn)代計算機技術(shù)的不適應(yīng)，其實際操作能力比較差，還有很大的提升空間。

（三）檔案信息資源內(nèi)容不夠豐富。

目前，我國檔案館所藏的檔案信息內(nèi)容多以黨政檔案為主，科技、名人、民生等檔案所占比重不高，缺乏反映地方特色的檔案②；載體以紙質(zhì)檔案為主，缺少聲像檔案、多媒體檔案和新型載體檔案資源。同時對原始檔案信息資源的開發(fā)與加工程度不夠，造成檔案信息資源不夠豐富，不足以滿足檔案利用者的利用需求，因此在一定程度上影響了檔案信息資源利用服務(wù)的開展。

（四）運作機制不夠健全。

檔案信息資源利用服務(wù)機制是檔案信息資源與社會需求、社會發(fā)展有機結(jié)合的橋梁和紐帶。健全的運作機制能夠提高利用服務(wù)的水平，取得更好的社會效益。然而從我國目前的情況來看，利用服務(wù)的運作機制還存在著很多可以優(yōu)化的空間，主要體現(xiàn)在服務(wù)人員和利用者之間沒有建立良好的檔案信息資源需求預(yù)測和利用情況反饋機制，缺乏雙向交流；在機構(gòu)內(nèi)部和機構(gòu)與機構(gòu)之間沒有建立有效的競爭機制，不利于調(diào)動服務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造性。

（五）服務(wù)設(shè)施不夠完善。

服務(wù)設(shè)施是檔案信息資源利用服務(wù)的物質(zhì)保障，主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是虛擬設(shè)施，即檔案信息網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)；二是實體設(shè)施，即在提供利用服務(wù)過程中的場所和所需要的一切硬件設(shè)施。由于傳統(tǒng)檔案工作的服務(wù)對象具有單一性的特點，主要為政府工作提供利用服務(wù)，因此檔案部門提供的服務(wù)一般具有內(nèi)向性，不利于檔案信息資源走進公眾。另外，目前我國已建設(shè)好的各級各類檔案網(wǎng)站存在著可供獲取的檔案信息資源匱乏、各檔案網(wǎng)站之間缺乏交流等問題，這些都有待進一步地優(yōu)化。

（六）服務(wù)方式不夠多元化。

隨著社會信息化的發(fā)展，僅僅提供傳統(tǒng)的閱覽、借閱、復(fù)印等針對實體檔案信息資源的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求。在信息化已經(jīng)成為一種基本生存方式的現(xiàn)代，服務(wù)方式要改變被動、單一的現(xiàn)狀，主動提供方式更加多元化的檔案信息資源利用服務(wù)。

三、檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化

（一）法規(guī)制度的優(yōu)化

1.擴大檔案信息資源的開放范圍

目前《檔案法》規(guī)定的30年封閉期，其實質(zhì)是將開放檔案信息資源的權(quán)利掌控在檔案部門手里，不利于檔案信息資源利用服務(wù)工作的開展。因此在法規(guī)制度的建設(shè)方面，應(yīng)當參考《政府信息公開條例》“以開放為原則，不開放為例外”的立法精神，擴大檔案信息資源的開放范圍，凡涉及國家機密、商業(yè)機密、個人隱私等檔案可以延期開放，除此以外的檔案一律應(yīng)該以開放為原則。同時適當縮小封閉期的年限，對于不涉及國家安全和利益、重大商業(yè)秘密、個人隱私及其他法律明確規(guī)定不予開放的檔案以外，還可以實現(xiàn)檔案“零期限”開放。

2.明確檔案部門提供利用服務(wù)的義務(wù)

沒有法律制度保障的權(quán)利是得不到有效維護的，要真正做好檔案信息資源利用服務(wù)工作，需要從法律上明確檔案部門提供利用服務(wù)的義務(wù)以及相應(yīng)的獎懲制度，把提供利用服務(wù)作為檔案部門的一項義務(wù)通過法規(guī)制度確定下來，并制定操作性強的獎懲規(guī)定，改變檔案信息資源掌握在檔案管理者手里的現(xiàn)狀，切實保障公民利用檔案的權(quán)利，使檔案信息資源利用服務(wù)真正成為檔案部門一項常規(guī)性的工作。

3.增加公民獲取檔案信息資源的法律救濟途徑

在檔案法規(guī)制度中增加公民利用檔案信息資源的法律救濟途徑，形成有效的救濟機制，能保障公眾利用檔案信息資源的權(quán)利，同時也可以規(guī)范和約束檔案部門履行提供檔案信息資源利用服務(wù)的義務(wù)③。因此建議在檔案法規(guī)中增加“當公民利用檔案信息資源權(quán)利受到侵犯時，可以依法申請行政復(fù)議或者提出行政訴訟”，保證公民獲取檔案信息資源的權(quán)利得到有效維護，同時利用輿論的力量監(jiān)督檔案部門提供檔案利用服務(wù)的工作。

（二）服務(wù)人員的優(yōu)化1.理念上的優(yōu)化

檔案信息資源的社會公共性決定了利用服務(wù)工作必須服務(wù)于社會需求。這就要求服務(wù)人員要樹立“以人為本”、“用戶導(dǎo)向”的服務(wù)理念，提供利用服務(wù)的過程中始終從利用者的檔案信息資源需求出發(fā)，以多元化、個性化的方式滿足利用者的檔案信息資源需求。同時，提供檔案信息資源利用服務(wù)工作的服務(wù)人員還要樹立主動服務(wù)的服務(wù)意識，注重發(fā)現(xiàn)社會對檔案信息資源的新需求，拓展提供利用服務(wù)的方式，對擁有不同檔案信息資源需求的利用者做到提供個性化服務(wù)，從深度和廣度兩個方面提高服務(wù)的質(zhì)量。

2.業(yè)務(wù)技能上的優(yōu)化

服務(wù)人員作為檔案信息資源利用工作的主體，其提供服務(wù)的業(yè)務(wù)技能高低將直接影響提供利用服務(wù)水平的優(yōu)劣以及利用者的滿意度，在實際應(yīng)用中必須要具備較強檔案信息資源利用服務(wù)的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。對服務(wù)人員在業(yè)務(wù)技能上的優(yōu)化，可以通過加強培訓(xùn)的方式提升計算機技能、信息編研技能和信息傳播等方面的理論學(xué)習(xí)和技能操作，并定時地進行測試以維持服務(wù)人員的技能水平。

（三）檔案信息資源內(nèi)容的優(yōu)化

1.豐富館藏，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)

檔案信息資源是利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，要開展廣泛的檔案信息資源利用服務(wù)，必須要有內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源為基礎(chǔ)。這就要求檔案部門除了要豐富館藏檔案信息資源的數(shù)量以外，還要提高檔案信息資源的質(zhì)量，兩者缺一不可。即要求檔案部門既要注重文書檔案，又要注重科技檔案、專門檔案等其他類別檔案的收集；既要有反映機關(guān)單位日常工作的檔案，也要有知名人物、重要企事業(yè)單位的檔案；從載體上看，既要有紙質(zhì)的檔案，又要有音像、光盤、軟盤以及實物性檔案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的檔案信息資源④。

2.實體信息資源與虛擬信息資源相結(jié)合

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使檔案工作的客觀物質(zhì)基礎(chǔ)發(fā)生了重大的改變，其中檔案信息載體的變化就是一個突出的特征。目前大量的檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以虛擬信息的形態(tài)出現(xiàn)在人們的面前。單純對實體檔案進行管理已經(jīng)無法適應(yīng)當代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的發(fā)展，因此在檔案信息資源優(yōu)化的過程中，檔案部門要重視對虛擬檔案信息的捕獲、收集、鑒定、整理等一系列管理工作，促進實體檔案信息資源與虛擬檔案信息資源相結(jié)合，充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，拓展檔案信息資源利用服務(wù)的方式。

3.加強檔案信息資源深層次開發(fā)

檔案信息資源本身具有巨大的利用價值，但是它無法通過自身顯示出來，必須通過利用者才能實現(xiàn)其潛在價值。因此檔案部門應(yīng)該加強對檔案信息資源的深層次開發(fā)，進一步挖掘檔案信息資源，即在提供一次文獻的同時以利用者的需求為導(dǎo)向加強檔案編研工作，通過對檔案信息資源的整合與開發(fā)，豐富館藏檔案信息資源，為利用者提供更加系統(tǒng)、全面和完善的檔案信息資源。

（四）運作機制的優(yōu)化

1.引入競爭機制

在檔案信息資源利用服務(wù)中引入競爭機制，一方面是在服務(wù)機構(gòu)內(nèi)部引入，通過建立健全科學(xué)的競爭和激勵機制，有利于調(diào)動服務(wù)人員提供利用服務(wù)的積極性和創(chuàng)造性，促進檔案信息資源利用服務(wù)水平的提高；另一方面是在機構(gòu)之間引入競爭機制，把檔案信息資源利用服務(wù)水平放在市場經(jīng)濟的背景下進行評判，有利于形成優(yōu)勝劣汰的局面，促使服務(wù)機構(gòu)正視社會對檔案信息資源的需求，提高檔案信息資源利用服務(wù)的質(zhì)量。⑤

2.建立利用預(yù)測與反饋機制

根據(jù)檔案信息資源過往的利用情況以及社會發(fā)展的趨勢等情況對檔案信息資源利用需求進行分析和預(yù)測，及時、主動地為利用者提供檔案信息資源，能極大地提高檔案信息資源的利用效率⑥。傳統(tǒng)的檔案信息資源利用服務(wù)工作忽視了利用者的需求的重要性，建立反饋機制有利于加強服務(wù)機構(gòu)與利用者之間的雙向交流，便于服務(wù)部門提升利用服務(wù)水平，更好地回應(yīng)社會對檔案信息資源利用服務(wù)的需求。

（五）服務(wù)設(shè)施的優(yōu)化

1.加速檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展除了給檔案部門的工作帶來機遇外，也帶來了一系列挑戰(zhàn)。要順應(yīng)時代發(fā)展，檔案部門應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，通過加強檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，形成內(nèi)容完整、類型多樣并具有一定特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時，加快檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，提升技術(shù)水平，豐富形式內(nèi)容，提高檔案信息資源整合和共享的能力，促使檔案信息網(wǎng)絡(luò)能真正服務(wù)于檔案信息資源利用服務(wù)工作。

2.創(chuàng)建便利休閑的利用服務(wù)環(huán)境

利用者的服務(wù)體驗直接影響著檔案信息資源利用服務(wù)工作的開展，因此從利用者的角度出發(fā)，創(chuàng)建便利休閑的利用環(huán)境，來提高利用服務(wù)環(huán)境的友好度，從而增加利用者的再次利用率。在具體的操作中，要求服務(wù)利用工作從面向政府部門轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蚬姡瑱n案部門做到盡量簡化進館程序。提供利用服務(wù)的場所設(shè)計要“人性化”，具備便利和休閑的環(huán)境特點。同時，應(yīng)提供在檔案信息資源利用服務(wù)過程中需要的各類相關(guān)設(shè)備，如電子閱覽室、復(fù)印機、縮微機等。

（六）服務(wù)方式的優(yōu)化

1.實體服務(wù)與虛擬服務(wù)相結(jié)合

數(shù)字檔案信息資源的出現(xiàn)徹底地改變了檔案部門以往只提供以紙質(zhì)文件為特征的服務(wù)方式，但是這并不意味著從此檔案部門就丟棄了實體檔案服務(wù)，只單一地提供數(shù)字資源服務(wù)，而是根據(jù)用戶的實際利用需求選擇，將實體服務(wù)與虛擬服務(wù)相結(jié)合⑤。同時，檔案部門還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從縱向和橫向拓展服務(wù)方式，例如舉辦網(wǎng)絡(luò)展覽、與用戶進行即時通訊、建立檔案目錄中心和數(shù)字檔案館等服務(wù)方式，實現(xiàn)檔案信息資源的獲取和利用不受時間、空間的限制。

2.提供檔案知識服務(wù)

提供檔案知識服務(wù)是較高水平的服務(wù)方式，也是現(xiàn)代知識型社會的發(fā)展要求。因此，檔案部門在提供利用服務(wù)時，不僅要能提供原始的檔案信息資源，而且要能提供以檔案信息為主要內(nèi)容的智力產(chǎn)品。具體來說，就是檔案部門需加強對館藏檔案信息的編研工作，將原始的檔案信息資源經(jīng)過整合、分析、再加工，轉(zhuǎn)化成二次或三次信息，同時，還要將外部的相關(guān)信息檔案化，經(jīng)過存儲和加工，使其情報化和知識化⑦。

四、結(jié)語

檔案信息資源利用服務(wù)工作目前在我國已經(jīng)取得了一定的成績，但是總的來說，還是存在與社會發(fā)展不同步的問題，如服務(wù)對象、服務(wù)人員、服務(wù)方式、服務(wù)設(shè)施、服務(wù)基礎(chǔ)和法規(guī)制度方面都有進一步優(yōu)化的空間。通過對各個要素的現(xiàn)狀分析，從實際出發(fā)，以利用者的檔案信息需求為著眼點，優(yōu)化檔案信息資源利用服務(wù)，是社會發(fā)展的要求，也是使檔案信息資源利用服務(wù)不停留在表面，而真正具有實質(zhì)內(nèi)容的有效途徑。隨著檔案信息資源利用服務(wù)在各個方面的不斷調(diào)整，檔案信息利用服務(wù)必然能成為新時期人們獲取知識的重要方式，真正實現(xiàn)檔案信息資源走進社會公眾。

注釋：

①③侯海玉.信息化背景下檔案信息服務(wù)模式研究[D].黑龍江大學(xué)，2007.

②李學(xué)林，吳蓓蓓.淺談檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新問題[J].雞西大學(xué)學(xué)報，2006，12（6）：93-94.

④饒圓.檔案信息資源開發(fā)利用研究[D].安徽大學(xué)， 2005.

⑤周蕾.檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化研究[J].云南檔案， 2010（7）.

⑥李正寧.檔案信息的利用預(yù)測與主動服務(wù)[J].上海檔案，2001（4）：45-46.

⑦宋艷萍.我國數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀分析與發(fā)展研究[D].武漢大學(xué)，2005.

作者單位：中山大學(xué)資訊管理學(xué)院