實物檔案登記新探

沈蕾 金秋鈺 奚明遠

摘要：實物檔案都是以物的形態呈現，很多信息不能在實物本體上直觀體現，需要借助于文字、圖表、聲像等符號形式才能釋放出來，所以實物檔案登記不能僅依靠實物檔案目錄，還應該以一物一表的形式詳細登記實物檔案的形成信息、本體屬性信息、管理信息、利用信息及其他各種有用信息，這樣才能符合實物檔案的管理和利用需要。

關鍵詞：實物檔案藏品檔案檔案登記

上世紀八九十年代以后，我國各地檔案部門紛紛開始將實物列為新興檔案門類，要求各機關檔案室系統收集和保管本單位工作中形成的、具有保存和利用價值的各類實物。這些實物同其他檔案互為補充，使得單位的歷史記錄更加全面系統，其形象生動直觀的特性更在宣傳教育、文化傳承等活動中發揮出得天獨厚的優勢。但是就現有情況看，由于工作開展時間短，缺乏管理經驗，我國實物檔案管理工作普遍比較薄弱，其中一個突出表現就是實物檔案登記只有實物檔案目錄一種形式，登記項目只有編號、名稱、日期、形成者等少數幾個，既無法滿足保管和利用工作的需要，又無法全面體現和保全實物檔案的價值。

筆者認為，實物檔案是檔案的大家族中比較特殊的一類，它是以物的形態呈現，很多信息不能在實物本體上直觀體現，需要借助于文字、圖表、聲像等符號形式才能釋放出來，所以應該從其特點出發，認真研究實物檔案的信息采集和登記工作。

一、從實物檔案的特點看信息采集要求

第一，實物檔案雖然也是單位社會活動的歷史真實記錄和見證，卻不是慣常的文字、圖表、聲像等符號形式的記錄，其形成信息和來源信息等并沒有直接在該物上體現，所以在發揮依據、憑證、宣傳等作用時，必須要借助文字說明等輔助形式才能顯現價值和釋放內含信息。例如，因某項活動獲得的獎杯、錦旗，受贈的書畫、禮品、題字，及其他有重要紀念意義和保存價值的物品，如果沒有配之以相關情況說明，則信息不完整，價值無從體現。

第二，很多實物檔案除具備一般檔案價值以外，紀念價值和情感價值更為突出，在宣傳教育、文化傳承、組織文化建設等活動中可以發揮重要作用。一塊老牌匾、一臺老設備、一枚徽章……，往往會使后來的睹物者產生感慨、共鳴、回味、崇敬等多種情緒，這也是檔案部門收集實物檔案的一個重要原因。所以，當年形成的歷史事件背景及其他相關情況越詳細，越能保全甚至增加這些實物檔案的價值。

第三，實物檔案種類繁多，載體多樣，形式規格各異，因此要求有不同的保管環境和保管手段。例如，不同活動獲得的獎杯獎狀，可能會大小不同、形狀不同、質地不同，同樣的情況在書畫、藝術品、牌匾、證章等其他類別也很普遍，這是實物檔案保管工作中的一個難題。工作人員必須要詳細掌握每件物品的物理屬性和自然狀況，才能分門別類地施之以得當的保管措施。

第四，實物比文字更加形象直觀，在提供利用時，往往以展覽陳列為主要形式，其中不少還會被長期借出展覽陳列。從好的方面說，展覽陳列使實物檔案的價值得到了很好的體現，發揮出其應有的作用，有時甚至會因一些較高規格的利用活動增添新的價值；從不利的方面說，它加大了檔案部門對實物檔案管控的難度，一些實物檔案容易由于材質脆弱、展室條件簡陋、陳列擺放位置失當等原因受損甚至丟失，輕則降低實物檔案的價值，重則帶來無法彌補的損失。出于安全考慮，檔案部門不僅要掌握其借出和退還情況，還要隨時掌握其在展覽陳列時發生的各種情況。

第五，實物檔案往往是在一些重要活動中形成的，同時產生的可能還會有文書、音像等多種形式的檔案，但由于實物檔案載體形式多樣，形制規格差異大，館（室）收進后要分門別類分區存放，一些實物之間的關聯容易就此被割裂，例如，因某次活動同時獲得的獎狀、獎杯、錦旗，會根據檔案分類和不同的保管條件要求，保存在不同柜架，而且與之相關的文件、音像等檔案甚至可能會分處于不同的庫房。只有掌握并建立起實物檔案之間、實物檔案同其他檔案之間的關聯信息，才能為今后的查找和利用工作提供便利。

所以，只有實物檔案登記中能夠完整體現上述信息，才能真正發揮出應有的作用。

二、實物檔案登記的主要內容

從上文分析中可以看出，實物檔案與其他檔案有很大的不同，每一件實物檔案的形成信息、本體信息、保管信息、關聯信息、利用信息等都會對實物檔案的價值產生直接影響，并在保管提供利用時發揮重要作用。具體來說，實物檔案應該登記以下內容：

（一）實物檔案的形成信息

除形成時間、形成者、物品名稱、保管期限等一般信息外，還需要詳細登記其來源、形成者基本情況、形成背景、使用情況等信息。一些從社會征集接收來的實物，還需要有鑒定和考證信息。這些對于判斷和了解實物檔案的價值具有重要作用，也是今后提供利用時所必須的信息。

（二）實物檔案的本體信息

如實物檔案的質地、形狀、形態特征、規格尺寸、顏色、完好程度、上面的文字圖案等，是實物檔案整理和保管工作的重要依據，一些難以用文字準確描述的信息，則還需要用照片的形式補充。

（三）實物檔案的保管和利用信息

主要包括檔案的存放位置（可以通過編號體現）、保護等級、保存條件、歷次維護記錄、受損情況、修復情況、仿制復制情況、借出退還情況、利用情況等。

（四）實物檔案與其他檔案的關聯信息

主要是該件實物檔案與其他實物、文書檔案、音像檔案、數字檔案等其他相關檔案之間的關聯，一般是采用參見號（或稱互見號）的方式來體現。

《實物檔案目錄》中的主要項目

以上內容和項目基本可以涵蓋實物檔案從收進、整理、鑒定、保管、利用等各方面的情況，但由于各單位實物檔案種類不盡相同，可以根據本單位實物檔案情況做具體調整。

三、實物檔案登記的具體形式

如果要全面記錄上述內容，明顯不能再僅僅是實物檔案目錄那樣一件一行（條）簡單登記的形式，必須是一件一表才可以，具體來說，應該是實物檔案登記表與實務檔案目錄二者的組合。這一想法的提出，是受到了文物部門藏品登記表的啟發。

實物在檔案部門和文物部門都存在，只不過在檔案部門保存的是本單位活動中形成的具有保存和利用價值的實物，被稱為“實物檔案”；在文物部門保存的是具有歷史、藝術或科學價值的實物，被稱為“藏品”。一般來說，二者在價值取向、收集方式和范圍等方面有很多不同，但由于同樣是對“物”進行管理，所以在保管和管理上卻應該是相通的，而且文物部門在保管“物”的方面比檔案部門歷史長、經驗多，非常值得借鑒學習。

文物藏品登記表是對藏品信息的文字記錄，按照文物管理部門的要求，每一件藏品都要有一個單獨的登記表，通過諸多內容登記來保證藏品信息的完整性、準確性和規范性。2009年國家文物局頒布《文物藏品檔案規范》（WW/T0020-2008）中的藏品登記表設計選擇了涵蓋文物藏品指標體系核心指標內容的58個指標項，從文物藏品本體屬性信息、文物藏品管理工作信息、文物藏品研究利用信息、文物藏品保護修復信息四個方面進行信息組織，登記表頁碼長達六頁之多，而且還可以視情況需要另外加頁。

實物檔案需要登記的信息未必有如此之多，但文物藏品登記表這種一物一表的形式完全適用于實物檔案，檔案部門可在其信息框架基礎上設計符合檔案管理需要的《實物檔案登記表》，詳細記錄每件實物檔案的形成信息、本體信息、保管信息、關聯信息和利用信息。

這樣，既能全面體現和保全實物檔案的價值，又能滿足保管和今后利用工作的需要。而且從長遠考慮，現在檔案部門保存的一些重要實物檔案很可能會在將來某一天因其所具有歷史、藝術和科學價值轉化為文物，現在參照文物藏品登記的方式對實物檔案進行登記，還有利于未來二者的對接。

綜上所述，從實物檔案的特點出發，檔案部門應該以實物檔案目錄為日常利用的檢索工具，以《實物檔案登記表》實行一物一表登記，全面記錄相關實物的各種信息，以切實滿足管理和利用需要。

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