淺議干部檔案管理工作中常見的幾個(gè)問(wèn)題

盧亞智

摘 要：干部檔案是干部信息的重要載體，是把握人才的主要信息源。加強(qiáng)對(duì)干部檔案的管理是新時(shí)期組織、人事部門工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但在干部檔案管理工作中仍存在著一些問(wèn)題，只有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，重視問(wèn)題，才能解決問(wèn)題，從而提高干部檔案的管理和利用水平。

關(guān)鍵詞：干部檔案 管理 問(wèn)題

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）03（c）-0-01

干部檔案是記載和反映干部信息的重要載體，是把握人才的主要信息源；是組織、人事等有關(guān)部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的原始文件材料。加強(qiáng)對(duì)干部檔案的管理是新時(shí)期組織、人事部門工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。近幾年來(lái)，雖然干部檔案越來(lái)越受到重視，但在實(shí)際工作中，干部檔案管理工作仍存在著一些問(wèn)題有待改善。只有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，客觀對(duì)待問(wèn)題，才能更好的解決問(wèn)題，從而提高干部檔案的管理和利用水平。總結(jié)起來(lái)，比較常見的問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（1）重視程度不夠，缺少專業(yè)培訓(xùn)與

交流

干部檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥、繁瑣且默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)，很多人都認(rèn)為管理檔案工作就是抄抄寫寫、“看堆兒、守門兒”的活兒。近年來(lái)國(guó)家對(duì)干部檔案的重要性認(rèn)識(shí)雖然有很大提高，但重視程度仍然不夠，對(duì)待檔案工作也是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”，沒(méi)有把這項(xiàng)工作真正列入到議事日程；現(xiàn)在，很多人都不愿從事這項(xiàng)工作，人員流動(dòng)頻繁，更缺少專業(yè)的檔案管理人員。

（2）材料收集工作比較被動(dòng)

多年來(lái)檔案材料缺失是一種不可避免的普遍現(xiàn)象，2010年我省對(duì)全省干部人事檔案進(jìn)行全面核查，發(fā)現(xiàn)各縣區(qū)都有不同程度的檔案材料缺失現(xiàn)象。造成這種結(jié)果有一定的歷史原因，也有一定的人為因素。以前對(duì)干部檔案管理不是很規(guī)范，對(duì)檔案材料收集歸檔也是糊里糊涂，送來(lái)就接著，不送也不要，甚至是送來(lái)隨手一放，時(shí)間長(zhǎng)了，就不知道哪里去了。有的單位不知道哪些材料該歸檔，甚至攢到一起當(dāng)廢紙賣了。近年來(lái)，雖然對(duì)干部檔案有了很高的重視，制定了健全的收集歸檔工作制度，但執(zhí)行起來(lái)還是有一定的難度，主要是因?yàn)闄n案材料的收集工作沒(méi)有預(yù)見性。如果下屬單位不送交檔案材料，除常規(guī)的年度考核表、調(diào)資表以外很難掌握該單位還有哪些未送交。有時(shí)只能通過(guò)一些材料的體現(xiàn)，比如考核表上的政治面目項(xiàng)填寫了“黨員”字樣，學(xué)歷項(xiàng)填寫了“大專”、“大學(xué)”字樣，如果檔案里沒(méi)有黨員材料與相應(yīng)學(xué)歷材料，才向本單位催要，造成檔案材料歸檔不及時(shí)。還有個(gè)別的幾年、甚至幾十年前的檔案材料剛剛歸檔，給檔案的裝訂、抄寫工作帶來(lái)很大的

麻煩。

（3）歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確

干部人事檔案材料應(yīng)是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案中，因?yàn)閭€(gè)體在填寫檔案材料的時(shí)候比較隨意，填寫完畢組織部門又不能一一查對(duì)，致使很多干部檔案中“三齡兩歷”不一致現(xiàn)象較為嚴(yán)重。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

（4）檔案材料制作不規(guī)范

按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，干部檔案中每份材料要做到分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊（四面齊）。須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于16k的要裁剪、折疊，小于16k的要托裱、縫紉；對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來(lái)，時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如各種評(píng)優(yōu)表彰、職務(wù)任免、職稱、警銜、軍銜晉升、業(yè)務(wù)進(jìn)修、學(xué)歷提高等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無(wú)邊際”，稍有不慎，就會(huì)切掉邊框或文字，造成檔案材料的缺損。由于A4紙的普遍使用，有人提出干部檔案變成A4制式，這固然在用紙上方便了很多，但新問(wèn)題又出現(xiàn)了，以前的16k制式怎么辦？

（5）檔案轉(zhuǎn)遞不遵照規(guī)定

《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：干部檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。但在實(shí)際工作中，一些干部調(diào)動(dòng)或轉(zhuǎn)任后，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)調(diào)入單位的檔案管理部門只是程序化的向調(diào)出單位的檔案管理部門發(fā)調(diào)檔函，交由干部本人提取本人檔案，辦理相關(guān)手續(xù)，并不派專人來(lái)取；而調(diào)出單位的檔案管理部門不派專人送，只是把檔案密封，加蓋公章，交給干部本人自帶到調(diào)入單位的檔案管理部門，認(rèn)為密封條上有章不會(huì)有問(wèn)題。這相互間的怕麻煩，圖省事，不但不符合規(guī)定，還給干部檔案的安全性帶來(lái)很大隱患。

（6）檔案管理的電子化受制約

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮出來(lái)，雖然也配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、縮微、攝像等設(shè)備和干部人事檔案管理軟件，但在實(shí)際操作中存在著一定難度，如果采用復(fù)印、掃描、縮微、攝像等技術(shù)不但需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，更為主要的是漫長(zhǎng)的時(shí)間，如果單拿掃描處理為例，需要把所有檔案材料一頁(yè)頁(yè)拆開、放平、反正頁(yè)掃描、然后再裝訂，這看似簡(jiǎn)單的事情，一天可能也完成不了一卷。如果現(xiàn)存幾千卷干部檔案，算一算得多少時(shí)間呢。所以很多單位只是把檔案序號(hào)檢索輸入計(jì)算機(jī)，調(diào)閱檔案時(shí)仍是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，又經(jīng)陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。2012年國(guó)家建立了全國(guó)公務(wù)員信息庫(kù)，這對(duì)無(wú)紙化閱檔、掌握干部信息提供了方便，也是干部檔案電子化管理的總趨勢(shì)。但信息庫(kù)需要有專人保管與維護(hù)，稍有不慎就會(huì)泄露干部檔案信息，違反保密規(guī)定，而且隨時(shí)要更新檔案信息，否則信息庫(kù)的信息資料會(huì)“過(guò)時(shí)”，看似先進(jìn)的現(xiàn)代化“武器”，常年失修也會(huì)變成一堆“廢銅

爛鐵”。

總之，干部人事檔案管理工作中的諸多問(wèn)題的形成，雖有歷史原因、人為因素，但歸根結(jié)底，干部檔案工作仍沒(méi)有到被重視的高度，怎樣把干部人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，信息化，不但是我們每個(gè)檔案管理工作者奮斗的目標(biāo)，也是我們應(yīng)該認(rèn)真思考的問(wèn)題。只有不斷采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，才能逐漸擺脫目前干部檔案所存在的問(wèn)題，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為干部工作服務(wù)。

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