國有企業檔案社會化管理問題研究

米平

摘 要 當前，我國國有企業的檔案事業要想健康快速的發展，需要將其與國家的政策措施、思想觀念和工作方法相適應，并在這一過程中不斷的發展和創新。因此，對于國有企業的檔案管理而言，需要在記錄國有企業各類經濟、管理活動全過程的同時，完成其社會化的過程。本文以此為視角，首先分析了現代國有企業檔案管理工作的重要性和社會化問題，然后以此為基礎，討論了企業檔案管理社會化的可行性，最后從多個角度考查了國有企業檔案社會化管理實踐。

關鍵詞 國有企業 檔案管理 社會化

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

國有企業的檔案管理工作需要充分的利用社會資源。在傳統的模式下，企業的檔案管理模式已經不適合當前強調效率的管理模式 ，并且更為實際的是，處于競爭的需要，越來越多的企業已經沒有能力與精力去管理企業的檔案問題，可是這些檔案是企業的資源所在，需要通過社會化的途徑，將企業的檔案業務外包出去。在當前時期，我國國有企業的檔案事業要想獲得健康快速的發展，需要將其與國家的政策措施、思想觀念和工作方法相適應，并在這一過程中不斷的發展和創新。因此，對于國有企業的檔案管理而言，需要在記錄國有企業各類經濟、管理活動全過程的同時，完成其社會化的過程。

一、現代國有企業檔案管理工作的重要性和社會化解析

（一）現代國有企業檔案管理工作的重要性。

隨著現代企業制度的誕生，現代國有企業尤其是國有大中型企業需要不斷進行企業改革，加快轉換經濟體制，不斷建立獨立經營、自負營虧、自我發展以及自我約束的獨立法人實體，國有企業的生產經營與技術發展等各個環節正在接受市場經濟的沖擊與考驗。然而相對開放的市場經濟體系的逐步確立，我國多種經濟成份的不斷發展，加快形成了企業間市場競爭的新局面。而國有企業不斷要和同行競爭，和鄉鎮企業與集體企業以及中外合資企業競爭，而且還要加入到國際競爭。這些競爭的成功與否不但取決于企業產品質量，而且還取決于誰取得了領先優勢。以上均要求國有企業生產經營活動保持“高效率、高效益、高得益”的發展狀態 。所以，作為國有企業內部的檔案部門組織，以前那種看門守攤與四平八穩的工作精神面貌明顯與之不相適應的。這對國有企業檔案部門在客觀上提出了要求，國有企業檔案部門必須通過高效率與快節奏的工作方式為國有企業方針目標的順利實現作出努力，要付出全力地創造高質量與深層次的政策、市場以及技術等方面的相關檔案信息。作為國有企業管理工作的基礎層面的工作的檔案工作能不能為國有企業生產經營與技術進步發揮更大的作用與功效，是當前檔案工作的核心問題，因此，對于國有企業對檔案工作就提出了有更高的目標和要求。

（二）現代國有企業檔案管理社會化解析。

現代企業在激烈優勝劣汰的競爭中，能不能取得生存與發展乃至興旺發達，通常取決于該企業自身的生產經營情況。國有企業檔案中通常擁有企業自下而上發展的重要機密，國有企業檔案高效率而且有序地服務體現在企業生產經營的整個過程，尤其是大部分重復使用的科技圖紙與技術文件是國有企業生產建設當中必不可少的方式。而國有企業一旦丟失全部檔案，不要說是提高生產力，就是能否恢復生產也非常困難。就國有企業檔案管理社會化協作的而言，我們能夠從以下三個層面進行解釋：其一是國有企業檔案管理社會化協作一定要有企業檔案管理服務的“委托方”與“代理方”，所謂 “委托方”指的是有豐富檔案管理服務經驗與外包需求的企業，所謂“代理方”是指負擔企業檔案管理作用的檔案中介性組織；其二是企業在社會化協作當中中，相關“代理方”按照“委托方”的自身需求提供高效地檔案信息的有償服務，它的服務費用由檔案管理實際任務情況決定 ；其三是國有企業檔案管理社會化協作的實現能夠減少國有企業檔案管理的相關成本，提升國有企業的經營管理效益，在如今不失為國有企業檔案管理的一個非常高效的補充手段。

二、企業檔案管理的社會化的可行性分析

（一）企業檔案管理的社會化的實現手段是業務的外包。

目前，隨著我國國有企業規模的進一步擴大，國有企業需求的不斷增加，使得企業的工作量與業務運行也不斷增多，導致國有企業的人力與物力等各方面資源很難滿足企業自身的發展，尤其是國有企業檔案管理工作的復雜與繁重更加需要很多的人力與物力不斷投入，怎樣處理這一難題，在資源有限的情況下實現國有企業檔案的高效管理，降低國有企業的負擔，這成是如今亟待解決的問題 。目前的檔案管理機構的大量涌現，為國有企業的檔案管理帶來了便利，加快了國有企業檔案管理的社會化發展進程。

（二）科學技術的發展為企業檔案社會化管理提供了一定的條件。

當前，我們處于是信息化時代，先進的信息技術進入到世界的各個角落。在國有企業的檔案管理當中，也全面反映出了信息技術的作用。國有企業將檔案主要交付給社會機構進行管理，國有企業和社會機構之間的溝通與交流完全借助信息的傳播，信息技術的發展為二者的高效交流帶來了技術保證 。國有企業內部人員熟悉的技術知識與技能根本無法適應國有企業檔案管理的發展，通過企業外部界的檔案管理工作團隊，他們往往會利用先進的科學技術，會應用先進地信息化管理技術，為國有企業檔案管理提供優質服務。

三、國有企業檔案社會化管理實踐

（一）滿足國有企業檔案業務外包需求。

我國大型國有企業檔案工作通常直接受所屬地檔案行政部門直接管理，在原則上要根據《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業文件材料歸檔辦法》等一些國家檔案法規進行管理國有企業檔案。通常在系統內會有一些子公司或者投資的規模小的公司，主要從事檔案管理方面的業務。在這一系統通常都采用統一管理與分級執行的檔案管理體制，一般由母公司制定檔案管理制度與提供企業檔案管理系統，各個子公司根據檔案管理制度進行管理其檔案 。我國國有大型企業通常非常重視檔案管理工作，在企業中會設立了專門的檔案管理部門，部分國有企業還專門設立了檔案館，在當中會設立專門崗位，引進高水平的檔案專業人才來進行檔案管理。

（二）加強檔案工作的組織領導。

國有企業檔案管理工作涉及到諸多方面，工作難度非常大，如果相關領導不重視就很難完成預期目標。而企業領導重視檔案工作要反映在實處，企業要有專門從事檔案管理工作的相關領導，將企業檔案工作納入主要議事日程，能夠高效處理企業檔案工作中出現的各種難題，能夠明確企業員工檔案工作的職責范圍，確立企業檔案工作計劃與規章制度，讓國有企業檔案工作的開展更加有條理與計劃。

（三）深化開發利用。

隨著現代社會不斷發展與進步，眾多形態的信息以指數方式增長并很快積累起來。國有企業通過對相關利用數據的分析和研究，能夠通過以下三項措施，以檔案利用為目標來推進企業檔案業務建設。首先是對以往年度的檔案利用數據展開分析，通過分析，能夠掌握檔案的自身價值與潛在的使用價值，這有助于不斷拓寬檔案利用工作的相關渠道，能夠最大程度地發揮檔案的價值與功能。其次是國有企業要開展檔案利用跟蹤服務。企業要積極進行送檔上門等主動服務，并按照國有企業檔案利用的新動態與新動向，高效的進行跟蹤服務。最后是通過相關數據比對分析，牢牢抓住檔案利用的熱點與中心工作，不斷開展國有企業檔案史料的編撰工作。

四、結束語

當前，社會化這個概念越來越多被人熟知，企業要提供社會化分工與社會化服務，因此，社會化儼然已成為現代社會的一個重要標志。在檔案界，也提出了社會化這一觀念。較為常見的是人事檔案的社會化、檔案館服務的社會化等方面，一般都是圍繞檔案服務的社會化而展開的。我國國有企業在不斷的發展過程當中積累了許多檔案，這些檔案是國家檔案的重要組成部分，是我國國有企業最為寶貴的無形資產，在推進國有企業不斷發展、增進國有經濟活性與保證國有資產安全等方面尤其重要。因此，國有企業檔案管理必須要不斷適應全新的環境，要不斷進行社會化檔案管理，不斷提升相關檔案管理部門的工作效率。□

（作者單位：南陽市林業調查規劃管理站）

注釋：

席新平. 國有企業檔案管理之我見[J]. 黑龍江檔案，2012（4）：139.

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