基于網絡環境下加強我國檔案數字化管理問題的思考

沈銀嬌

隨著數字化信息時代的到來，數字技術的發展已經涉及到經濟社會各個領域，特別是我國檔案管理的運用更直接地推進檔案管理的數字化進程，而以網絡技術信息為出發點，在全國范圍內的檔案管理基本上都實現了數字化管理。通過數字化管理和運用，有利于促進檔案管理的科學化，有利于促進檔案管理效率的提高，促進檔案管理事業的發展。而當前在網絡環境下，我國檔案數字化管理存在很多新的問題和挑戰，如何加強管理和運用，引起人們關注與思考。

一、當前我國檔案數字化管理存在的問題

1.電子檔案失真現象嚴重

電子檔案數字化主要是將文件由紙質文字形式轉化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個較大的特點就是其可分離性和易變性，這在檔案數字化的過程中是一個相對劣勢的影響因素。因為在文檔的輸入、儲存過程中容易發生信息干擾、病毒侵擾和人為破壞等行為，這些情況必然會導致檔案失真，檔案本身也就失去了數字化的真實意義。

2.作者權益往往受到侵犯

檔案數字化主要是通過現代信息技術手段，將紙質和聲像等文件轉換為電子檔案，并通過網絡傳輸，從而達到檔案信息資源共享。檔案數字化本身應該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權不被侵犯。而在這一過程中作者本身的權益往往容易被忽視。

3.個人信息保密程度較低

網上侵權問題的主要原因是網絡中的檔案數字化信息分享的自由度越來越高，最基本的就是通過復制、上傳和下載等方式進行信息共享。然而，隨著數字化技術的不斷發展，對檔案數字化信息的保護更加困難。隨著檔案數字化信息在網絡當中的透明化和個人的數字化資料的公開化愈加增強，個人檔案數字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術保障程度較低

由于計算機技術尚處于不斷發展和完善的過程中，網絡安全技術尚未成熟，加之網絡軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網絡，進行不法行為。同時，由于數字化信息資源的共享性，使得很多信息沒受到應有的保護，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數據行為時有發生

導致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個人疏忽這兩個方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進行修改檔案數字化信息，導致信息失真。由于現代計算機病毒的種類繁多、潛在性和破壞性非常強大。所以，很多檔案數字化建設的工作環節或層次上都可能會被人為攻擊。

二、提高檔案數字化管理的對策

1.制定檔案法律保障體系

針對檔案數字化建設過程中的管理風險以及法律風險，制定相關的法律法規，以強制性手段來保障用戶的權益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數字化建設的法律效率，做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。在檔案數字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。所有權與著作權是兩個容易被混淆的的概念，其實，擁有著作權的個人不一定具有所有權，所以說，檔案數字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。另外，檔案所有權的轉讓也可以通過捐贈、寄存的形式來把所有權轉讓給檔案館，否則，也造成侵權行為。

2.提供科學技術保障措施

在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。

3.實現數字檔案統一管理

針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。

4.完善紙質檔案規范處理

隨著社會的進步，大部分檔案館也逐步展開檔案數字化建設。由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

5.加強數據系統設施建設

數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。

6.建立檔案安全保障體系

隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。

（作者單位：廣東省中山市國土房管檔案館）