淺談水利工程檔案管理

張月輝

水利工程檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災害的成果積累，是國家和人民的寶貴財富，也是水利科技工作者辛勤勞動的智慧結晶。因此，如何管理好、利用好水利工程檔案，使其更好地為水利事業的發展服務，是目前亟待解決的問題。

一、搞好資料收集是做好水利工程檔案工作的前提。

水利工程建設一般都具有工期長、標準高、要求嚴的特點，在施工過程中隨時會產生大量的各類檔案資料，如不及時記錄、收集、歸檔并進行科學管理和有效利用，對工程建設和后續運行管理將會造成不可彌補的損失。因此，從工程立項到規劃設計、施工和竣工驗收等，檔案工作人員應全程跟蹤搞好檔案資料的收集工作。工程正式立項后，要對施工各階段檔案的收集范圍、整理要求、立卷歸檔、檔案移交、檔案保管等提出明確要求，在合同協議簽訂時就要開始持續做好收集有關文件資料工作，確保資料收集的齊全完整，做到不遺漏、不散失。否則，就會對以后的水利工程管理帶來許多不便與問題。

根據《檔案法》和《河北省檔案工作條例》及水利部《科學技術檔案管理暫行規定》等有關法律法規規定，應結合所建水利工程實際，有針對性地制定出檔案管理的相關規章制度，對檔案資料的收集、立卷、管理、利用和安全保密等方面做出嚴格規定。主管工程部門、建筑單位和工程技術人員都要共同配合，協同抓好工程項目檔案工作。要建立起工程項目檔案質量制約機制，對未按要求提交工程檔案的項目，不得通過驗收或質量等級評定，確保重點水利工程建設項目檔案的完整、準確、系統、安全。

二、實現規范管理是提升水利工程檔案利用效能的基礎

管理是基礎，利用是目的。因此要以利用為目標，在檔案管理規范化上下功夫：

科學做好檔案保管期限的劃定工作。根據提供利用的需要和為國家積累歷史文化財富的需求，依據國家、省、市檔案行政管理部門有關規定，制定檔案保管期限表，分別界定永久和長期保管期限。

搞好檔案的科學整理、科學分類，合理排列，進行有序上架保管，為實現檔案的科學化、規范化管理打好基礎

在計算機的輔助下，將水利工程形成的紙質檔案轉換成電子檔案，進行數字化處理，建立起水利工程檔案數據庫，依托局域網提供快捷的網上查閱利用。

充分利用現有館（室）藏檔案，根據現實需要，有針對性地搞好檔案資源的開發深加工和編研工作。

三、加強制度建設是做好水利工程檔案工作的保障

水利工程檔案管理工作制度建設涉及方方面面，從實際工作看，主要應建立健全如下幾項規章制度：

1.領導負責制度

水利工程管理層應依照檔案法律法規要求，高度重視水利工程檔案管理工作，納入議程，列入年度工作計劃，加大人力、物力和資金投入，從領導層面上確保水利工程檔案工作的開展。

2.隊伍建設制度

精心選配具有較高政治和業務素質的人員擔當檔案管理工作，并不斷組織他們參加檔案業務知識的培訓和學習，優化知識結構，增強責任意識，提高工作能力。從事水利工程檔案工作的人員，不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關的一些專業類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。因此，水利工程檔案管理人員除了進行檔案業務基礎知識培訓外，還要加強水利工程建設知識的培訓，了解工程建設中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的材料，很好把握歸檔范圍。同時，還須派出檔案管理人員參與工程現場驗收工作，使檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定基礎，使檔案的標準化、規范化有切實的保障。

3.安全保管制度

要設立符合檔案安全保管要求、能夠滿足工程檔案保管需要的獨立的檔案庫房。同時配足配齊監控、滅火、溫濕度、防塵等等設施設備，確保接收檔案的安全保管，防止損壞、丟失和泄密現象發生并做到庫房、辦公室和閱覽室三分設，指定專人負責管理，明確其職責、目標任務和考核獎懲方法等。

4.檔案借閱制度

一般要有借閱、復制和審批的嚴格要求，建立長效機制，防止水利工程檔案在借閱過程中造成丟失損壞。以上各項檔案規章制度的制定應嚴密而簡明，一目了然，可操作性強，便于在實際工作中執行，并根據實際需要，對原有規章制度不斷總結和完善。

（作者單位：唐山市陡河水庫管理處）