淺談城建重點項目檔案管理

趙春君

隨著城建規模的日益擴大，城建重點項目也越來越多，而與之形成的城建檔案也是愈來愈多。因此，城建檔案建設和管理的工作也就越來越重要。但是當前很多城市在城建檔案管理過程中還缺乏科學性、合理性，不能很好地適應發展需求。怎樣才能管理好城建重點項目檔案，是我們急需解決的問題。

一、目前城建重點項目檔案建設中存在的主要問題

1.城建重點項目檔案建設機構不健全

在城建重點項目檔案建設機構方面，國家、省、市都制定了嚴格的制度，要求各縣、市建立健全城建重點項目檔案專門機構。可是在實際的工作中，這一制度并沒有得到貫徹執行，這是由于受到體制、機制的制約，導致有一部分縣、市無法成立專門機構來建設管理城建檔案。

2.城建重點項目檔案建設制度不完善

城建重點項目檔案工作的順利開展離不開健全的規章制度，然而，由于某些縣、市城建檔案管理部門的管理意識薄弱，工作能力較弱，工作積極性也不高，導致城建重點項目檔案管理部門不能從當地建設實際出發，對于城市建設造成了很大的影響。由于城建檔案建設制度不夠完善，對于檔案收集、歸檔、利用等相關規章制度都沒有明確規定，造成了部分城建檔案的缺失，部分檔案收集管理出現空白。

3.城建重點項目檔案建設管理不規范

當前，有一部分縣、市并不重視城建重點項目檔案的建設管理，忽視了城建檔案的巨大作用，這就使得這部分城市的檔案室大多成為了清閑單位，工作人員并不能做到各司其職，各負其責。有很多工作人員并不具備專業知識，業務水平低下，專業技術不高，崗位職責不清，有些工作人員只是來“混時間”，根本不做事。這就造成了城建重點項目檔案工作難以順利開展，嚴重影響了城市的建設。

二、加快城建重點項目檔案建設的幾點建議

1.健全城建重點項目檔案管理機制

城建重點項目檔案工作能否進展順利，關鍵還是在于領導重視，機制體制理順。縱觀歷史發展，我們可以看出凡是領導重視城建檔案建設的城市一般都發展較好，這就說明，領導的重視對城市的發展至關重要。那么我們應該怎樣做到健全城建重點檔案管理機制呢？

第一，健全機構。一個城市要想發展，就必須要健全其檔案機制。而很多領導的不重視也使得這一機制難以健全，因此，要多多宣傳城建重點項目檔案工作的地位和作用，提高領導對這項工作的認識，了解城建檔案管理的重要性。提高領導對城建檔案工作的關注，就能更多的獲取領導對城建檔案工作的支持和幫助，使城建檔案管理工作能夠更好的開展。

第二，強化協調。城建重點項目檔案資料是由多個部門共同搜集和提供的，這就要求各部門要加強溝通協調，保證城建重點項目檔案的準確性和完整性。

第三，集中管理。城建重點項目檔案對城市建設管理有重要作用，當然，這種作用只有在實現城建檔案集中統一管理這個條件下才能得以充分發揮。基于此，各市政府要重視城建重點項目檔案工作，并將其列入本市建設事業發展規劃，盡快出臺本地城建檔案管理辦法，確保各部門各司其職，使城建檔案得以統一集中管理，最終促進城市發展。

2.完善制度建設

完善制度建設主要做到以下兩點：一是完善規章制度。不僅要貫徹執行國家政府所制定的法律法規，還要結合本城市的實際發展需要，制定出適合本城市發展的規章制度，做到因地制宜、因材施教。二是規范內部建設。各城市要及時制定城建重點項目檔案整理相關規范，對城建重點項目檔案及資料的管理要做到規范化和標準化，確保城建重點項目檔案發揮重要作用。

3.加大執法力度

實現城建重點項目檔案及時、完整進館，強化城建檔案執法是手段。一要充分履職。各職員要有強烈的責任感和使命感，要認識到檔案工作所具有的嚴肅性和權威性，使檔案工作切實做到有法可依、執法必嚴、違法必究。二要嚴格標準。要按照城建檔案管理辦法要求，嚴格標準進行執法。對不按標準的檔案管理，要嚴肅處理。三要創新舉措。一切從實際出發，根據當前城市發展，創新執法手段，要做到與時俱進。

4.加大宣傳力度

要加強宣傳力度，使城建檔案管理落到實處，真正發揮其強大作用。充分利用廣播、電視、網絡、報刊等媒體平臺，充分展示城建檔案的知識，積極開展多層次、多角度、全方位的城建檔案宣傳活動。這樣就能引起社會各界對城建檔案工作的重視，提高全社會的城建檔案意識，促進城建檔案的工作發展。

三、如何加強城市建設重點項目工程檔案管理工作

1.嚴把工作報建關

根據有關規定，對列入市城建重點項目檔案館接收范圍的建設工程，必須在開工前到城建檔案館辦理登記手續，同時還要簽訂《建設工程檔案移交責任書》。在實際的操作過程中，一定要嚴格按照這一規定。充分利用市行政審批中心一站式服務的有利條件，把建設工程檔案登記作為發放《施工許可證》的一個必備條件，在所有的城建工程項目建設中實行檔案登記制度。

2.全程跟蹤服務

在重點項目工程建設過程中，要對建設、施工、監理單位的檔案工作進行不定期的抽查，并對其工作進行指導和檢查，主要檢查以下幾方面：是否有分管檔案工作的領導？是否有專兼職檔案人員？是否有建設工程資料收集、積累和保管工作的有關規定？對于重點建設工程項目，應當安排業務指導人員長期駐守施工現場，這樣對于工地上出現的問題可以隨時的進行幫助，也就實現了全程跟蹤服務。

此外，在施工的淡季，還可以定期開辦城建檔案業務培訓班，加強對建設單位、施工單位和監理單位的檔案人員的培訓，使他們能夠了解城建檔案編制、報送各方面的硬性規定，這樣就可以有效的避免在檔案編制和報送時發生的錯誤，便于工作人員有的放矢地做好建設工程文件資料的收集和積累，完成工程檔案的整理、立卷，避免出現工程文件書寫不符合規定、簽字不完整、竣工圖修改不符合標準、竣工圖不加蓋竣工圖章等常見的問題。從源頭上抓好建設工程檔案的質量，為建設單位在工程竣工驗收后按時向城建檔案館報送工程檔案打下了基礎。

3.提高員工整體素質

提高員工的素質，不僅僅要對領導和高層進行素質教育，且要對管理人員和服務人員進行繼續教育和培訓。只有把全員的培訓和教育做到位，才能夠提高整個團隊的整體素質和能力水平。因此，必須要加強對全員的技能教育培訓，同時，還要加強崗位資格和更新知識培訓，擴大員工的知識面，培養復合型人才。此外，在安排教育培訓時，一定要掌握人才流動和人才需求數量，要時時關注這一數字的變動，高度重視后備人才梯隊的建設，這樣才能建立合理的人才梯隊，從而保證城建重點項目檔案事業可持續發展。