加強檔案管理 創(chuàng)新工作理念

肖文銀

近年來西山財政組把檔案管理工作作為一項重要工作來抓，為進一步提高檔案管理工作水平，實現(xiàn)檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，財政組去年年初確立了檔案工作規(guī)范化管理達省二級的目標(biāo)，在鄂州市檔案局的指導(dǎo)、支持下，在財政組全體員工和檔案管理人員的艱苦努力下，緊緊圍繞《湖北省省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合單位實際，采取切實有效的措施，做了大量基礎(chǔ)工作。通過多次對檔案管理工作認真的自查、整改，使檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)邁進。

一、財政組基本情況

鄂州市西山財政組位于濱海西路59號?，F(xiàn)有人員18人，大專以上文化程度17人，高中文化程度1人。根據(jù)“鄂州組通【2003】45號”精神確定財政組為雙重管理單位，市財政局為主管單位，街道辦事處為協(xié)管單位。近幾年財政組主任曾昭主帶領(lǐng)一班人通過抓文明創(chuàng)建、規(guī)范化鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所建設(shè)和創(chuàng)先爭優(yōu)活動，各項工作取得了輝煌成就。財政組連續(xù)三屆榮獲省級文明單位榮譽稱號，2011年度被評為全省財政系統(tǒng)先進集體，2012年度通過評審成為全省第一批規(guī)范化鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所驗收合格單位，同時檔案目標(biāo)管理的工作實現(xiàn)了新的突破，拿到省二級檔案管理合格證書。

二、檔案規(guī)范化管理達標(biāo)工作開展情況

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，措施到位，將檔案工作規(guī)范化管理納入單位重要工作。一是為確保開展好檔案規(guī)范化管理工作，成立了檔案規(guī)范化管理和達標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由財政組主任但任組長，財政組預(yù)算會計專門負責(zé)抓檔案規(guī)范化管理達標(biāo)工作，辦公室具體負責(zé)工作實施，并配備了專職工作人員。二是財政組各辦公室廣泛參與檔案規(guī)范化管理達標(biāo)工作，做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)、職責(zé)明確、相互協(xié)作，將該項工作納入年終考核。三是列支了專項資金，保障了工作經(jīng)費。

（二）嚴格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要求，制定詳細工作方案。按照《湖北省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，結(jié)合財政組的實際，制定了切實可行的《西山財政組檔案規(guī)范化管理工作達標(biāo)實施方案》。方案明確了工作任務(wù)和實施步驟。將每一項具體的工作任務(wù)分解，落實責(zé)任人員，并確定了完成期限，尤其對各類編研材料，根據(jù)工作分工和個人特長，落實到相關(guān)人員。同時，加強對達標(biāo)方案落實情況的檢查，督促有關(guān)辦公室及時完成下達工作任務(wù)。

（三） 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各部門積極配合。單位領(lǐng)導(dǎo)十分重視加強和改進檔案管理工作，經(jīng)常關(guān)心、過問檔案工作。在開展檔案達標(biāo)過程中，適時召開檔案工作會議，聽取達標(biāo)工作進展情況匯報，及時解決工作中遇到的困難。

檔案工作是一項涉及全單位的工作，離不開各辦公室的支持和配合。他們通過學(xué)習(xí)宣傳和開展檔案知識競賽等方式，進一步提高了全體干部職工對檔案工作的認識，調(diào)動了大家參與檔案工作的積極性。在檔案管理達標(biāo)工作中，大家主動配合辦公室和檔案管理人員收集整理檔案資料，在編研資料過程中，提供了大量的原始資料、數(shù)據(jù)。確保了達標(biāo)工作如期完成。

（四）認真開展自查、整改。在開展達標(biāo)工作過程中，他們經(jīng)常對照《標(biāo)準(zhǔn)》要求進行階段性的工作自查，對存在的問題及時整改。 由于財政組檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，財政組檔案達標(biāo)升級工作得到了市檔案局的指導(dǎo)和支持，得到了鄂州市財政局的幫助。不僅對財政組檔案管理人員進行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還對檔案達標(biāo)工作進行了全程指導(dǎo)。

三、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）成立了綜合檔案室。綜合檔案室按閱覽室和檔案庫房進行了功能分區(qū)，庫房面積40平方米，能滿足當(dāng)前工作需要。檔案室安裝了防盜欄、加固了門窗，保證了檔案的安全。

（二）落實了檔案管理工作機構(gòu)，配備了專職檔案管理人員。檔案管理工作財政組主任負總責(zé)，分管副主任具體抓，辦公室配備了一名專職檔案管理人員。

（三）加大投入，完善了硬件設(shè)施。檔案室?guī)旆颗渲昧?組檔案柜，電腦1臺，使用了電子文檔管理軟件，配備了打印機、數(shù)碼相機等設(shè)備，安裝了溫濕度計、滅火器等防潮、防火器材，購置了檔案裝訂設(shè)備等。

（四）建立健全了管理制度，促進長效管理。他們按照檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定及檔案管理工作中的一些具體問題，形成了一套比較完整的檔案管理制度，涉及了檔案歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責(zé)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，并按要求做到了制度上墻。

（五）各類檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理。嚴格按要求開展檔案的收集、整理、歸檔和編目等工作，保證了檔案資料的全面性、完整性和系統(tǒng)性。截至2012年12月檔案室共有其中文書檔案33盒，專業(yè)檔案61盒，會計檔案憑證1120冊，照片檔案2冊76張，電子文件檔案3盤，實物檔案112件。

四、檔案信息開發(fā)和利用情況

檔案室采取主動提供檔案信息、分類發(fā)放目錄、電子查詢等辦法為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，做到查找檔案迅速準(zhǔn)確，利用檔案方便快捷。較好的發(fā)揮了檔案室作為資料庫和信息庫的作用，為執(zhí)法檢查、行政管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了良好的服務(wù)。

在市檔案局的指導(dǎo)下，通過開展檔案規(guī)范化管理達標(biāo)工作，進一步提高了管理局檔案規(guī)范化管理工作水平，西山財政組檔案管理工作取得明顯的進步，基本實現(xiàn)了檔案整理規(guī)范，管理科學(xué)有效，利用方便快捷的目標(biāo)。西山財政組決心繼續(xù)努力，開拓進取，不斷改進和完善檔案管理措施，不斷提高檔案工作規(guī)范化管理水平。

（作者單位：鄂州西山財政組）