淺談提升電力企業檔案管理水平的有效方法

廖春玲

摘 要：檔案管理是電力企業管理工作的重要組成部分，檔案管理水平的高低直接關系著電力企業的持續、健康發展。隨著社會經濟水平的提升，電力行業發展尤為迅速，而檔案管理作為電力行業發展的歷史記錄，決定了其在電力工程建設、電力系統運行以及電力供應等方面具有重要作用，因此，電力企業必須不斷提升檔案管理水平。文章主要結合工作經驗對電力企業檔案管理中的存在問題進行了分析，并提出了提升現代化檔案管理水平的有效方法。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；存在問題；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）20-0058-02

檔案是企業、行業發展的真實記錄，是處理客戶糾紛的主要依據，也是企業最重要的知識資產與核心信息資源，直接關系著企業的生存和發展。隨著我國電力行業的迅速發展，電力企業檔案信息內容越來越豐富，其使用價值也隨之大大提高。在高速發展著的信息時代，如何對電力企業寶貴的信息資源進行管理，使之更好為電力行業的科學決策、生產經營以及科技研究提供服務已成為電力企業管理工作的重要任務。

1 電力企業檔案管理的存在問題

①檔案管理不規范。電力企業檔案管理現代化機制并不健全，很多情況下，電力企業的內部分工都非常詳細，卻沒有專業檔案管理部門和管理人員，有的企業雖然建立了專業檔案管理部門，但未能實現與各個業務部門的相互結合，導致在實際檔案工作中難以對檔案材料進行歸檔，與其他工作相比，檔案管理工作相對滯后。

②檔案管理意識淡薄。當前，很多電力企業的檔案管理人員對檔案管理這一工作比較陌生，認為檔案管理就是一些簡單的材料收集、儲存，沒有意識到檔案對整個行業的重要性。以筆者所在企業為例，雖然企業大力宣傳了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，但是在實際工作中，整個企業的檔案管理意識仍然不足，更沒有將檔案管理工作納入企業工作日程中去，重經營、輕管理的問題依然存在。

③檔案管理工作人員水平參差不齊。在電力企業發展中，首先考慮到的是經營管理，很多檔案管理人員缺乏專業知識和相應的檔案管理能力，一些管理人員甚至是身兼數職，檔案管理隊伍極不穩定，對于檔案信息的編研、開發和使用，檔案管理人員沒有時間也無能力去進行，加上企業忽視了對相關管理人員的業務培訓，造成了企業檔案管理人員業務素質參差不齊，無法適應信息時代對電力企業檔案管理工作的要求，不利于企業的生存和發展。

④檔案管理信息化建設滯后。檔案管理工作的最終發展方向是信息化，這也是提高檔案管理水平的有效途徑，但是當前國家電網公司實行的協同辦公系統中檔案信息管理平臺仍以企業文書、會計、科技、特種檔案為主，檔案數字化管理水平較低，受到各種因素的限制，硬件設施使用率也相對較低，檔案管理信息化建設無法跟上社會經濟和企業其他工作的發展步伐。

2 提升電力企業現代化檔案管理水平的有效方法

2.1 健全管理機制

電力企業檔案管理涉及到了工程建設、生產經營、客戶等各方面的信息，內容繁多，信息量大，所以在實際工作中很難達到全面統一，但是必須要做到規范化管理，這是企業檔案管理的本質要求。首先，應根據電力企業檔案工作的性質和特點建立健全檔案管理規章制度，貫徹落實相關責任制、組織領導機制、獎懲機制和考核機制等，確保制度的科學性與可操作性，并對檔案材料的收集、形成、儲存、分類、使用等做出明確要求。其次，建立專業檔案管理機構，不斷提升電力企業檔案管理的專業化水平，使管理部門與其他業務部門形成相互溝通、相互協調的工作局面。

2.2 推進檔案管理人才專業化

人是檔案管理的主體，在新的社會形勢下，想要提升電力企業檔案管理水平，就必須建立一支專業的檔案管理隊伍，管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備目錄學、歷史學等相關科目的知識，同時具有良好的組織協調能力、分析能力、現代化信息工具的應用能力，當然，現代化檔案管理工作對管理人員的要求不僅要有知識、有能力，還必須有理想、有道德、有素質。因此，必須加大培訓力度，通過繼續教育、學校進修、培訓與實際操作相結合的方式全面提升檔案管理人員的專業管理水平，調動其工作積極性和主動性，檔案管理人員也應不斷加強自身學習，強化自身職業道德素養。企業可加大招考力度，招聘一些會說外語、懂法律、精通計算機的綜合型人才，改變當前電力企業檔案管理部門知識結構不合理、年齡結構老化的現狀。此外，企業應緊緊跟隨時代步伐，不斷研究新業務，探索新的檔案管理方法，使電力企業檔案管理更好適應快速發展著的信息社會。

2.3 加快檔案管理信息化建設

為了確保電力企業檔案管理水平的全面提升，必須加快檔案管理信息化建設，借助現代化信息技術和先進管理理念不斷對檔案管理中不合時宜的管理方法和手段進行改革。第一，對于電力企業來說，檔案的作用不僅僅是參考或溝通，還能給企業提供相應的對比和評價功能，因此，必須充分利用信息網絡平臺和檔案應用系統擴大檔案的利用范圍，使信息化檔案的功能作用通過信息管理平臺充分發揮出來，也保證能夠在實際操作中及時發現并處理問題，實現資源的優化配置，使計劃目標與實際工作目標保持高度一致性。第二，爭取企業高層支持，使他們充分認識到企業檔案信息化管理對企業整體發展的重大意義，進而使他們加大對企業檔案管理信息化建設資金、基礎設施、技術、人才的投入。第三，促進檔案文件歸檔數字化，使歷史數據能夠從文字、圖片、影像等多方面形象展現出來，利用現代信息化技術對文本、科技檔案進行審視和價值的鑒定。比如在電力工程建設中，施工單位會產生大量的電子文件，為了確保文件歸檔的完整率，應要求施工單位在進行紙質文件歸檔的同時嚴格按照數字化歸檔規定進行相應電子文件的歸檔，統一載體和格式，這樣才能提高信息的時效性和檢索的快捷性，才能實現電力企業、施工企業之間的信息共享，才能將工程的全過程真實反映出來，最終提高檔案的利用價值。

2.4 做好檔案信息的安全防護工作

電力企業要積極落實國家對于檔案保管的規定，加大投入，配備防盜、防水、防火、防有害生物等相關設施，對于特殊性、保密性較高、涉及到知識產權和商業機密的檔案，必須采取更為有效的安全措施進行特別防護。雖然很多電力企業檔案管理信息化建設相對緩慢，但也已基本實現了信息化，由于網絡具有開放性，必須做好網絡檔案信息的安全防護工作，對于員工進入信息平臺要通過一定權限和密碼驗證，并實時對信息、文件進行備份，確保企業檔案資料的安全。

3 結 語

總之，電力企業檔案管理工作必須結合企業自身發展需要，同時跟上時代發展步伐，堅持與時俱進，開拓創新，建立健全管理機制，推進檔案管理人才專業化，加快檔案管理信息化建設，做好檔案信息的安全防護工作，確保檔案管理方法最為科學，也最為有效，有效提升電力企業檔案管理水平，使檔案的使用價值得以充分發揮，為電力行業及檔案管理事業的持續、健康發展奠定基礎。

參考文獻：

[1] 葉蔚芳.探究電力企業檔案管理[J].金陵瞭望，2011，（4）.

[2] 徐肖琴.淺談現代電力企業檔案管理的創新[J].城市建設理論研究，2013（7）.

[3] 呂偉.關于信息時代下的電力企業現代化檔案管理分析[J].管理學家，2013，（5）.