神華寧夏煤業集團公司協同辦公系統實施方案

侯曉琳

摘 要：由北京東華合創數碼科技股份有限公司（簡稱東華合創公司）承建，陜西賽威信息工程監理評測有限公司（簡稱賽威信息公司）負責監理的《神華寧夏煤業集團公司協同辦公管理系統》（簡稱OA系統），通過一年多的時間的需求分析，軟件設計編制工作已基本完成。進入實施上線階段的工作流程。

關鍵詞：神華 寧夏煤業 集團公司 協同 辦公系統 實施方案

中圖分類號：TD82 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（a）-0014-02

1 制定測試計劃及系統功能測試

確定測試時間、協調測試人員、安排集中測試地點及環境，測試人員積極反饋功能測試中遇到的問題。

1.1 測試

2009年3月1日至3月3日，OA系統進入到功能測試階段。

由神華寧夏煤業集團公司辦公室、科技發展部、組宣部、人力資源部、電視新聞網絡中心組織相關人員進行功能測試；由神華寧夏煤業集團公司科技發展部、電視新聞網絡中心會同東華合創公司、賽威信息公司組成綜合測試組進行系統測試。測試責任單位為賽威信息公司。

功能測試計劃主要測試OA系統中公文管理、辦公事務、電子郵件、企業論壇、個人辦公、集成接口等功能模功是否滿足需要。

以集中測試方式，參與測試人員到指定地點進行測試。針對參與測試的相關部門的相關人員進行簡單的系統使用及測試流程培訓。測試過程中，測試人員以不同角色用戶身份進入系統，進行流程審批、驗證系統功能。由綜合測試組現場指導，監理進行過程跟蹤記錄。

1.2 功能測試報告

測試形成《功能測試計劃》、《功能測試報告》、《功能測試反饋記錄》。

通過3天的頻繁測試，總結出調試記錄中的主要問題分為功能調整（40條）、流程調整（16條）、新增功能及要求（13條）、操作（1條）、需要用戶協調及確認（7條）、測試組建議（6條）、無法實現功能（4條）七類共計97條意見和建議。

1.3 解決方案

按照功能測試反饋信息調整系統。東華合創公司項目組對測試組明確提出需要修改的功能性問題，經過分析討論，可以在試點單位、試用之前（2009年3月9日）按照要求修改和測試，并保證不影響其他功能模塊的試用。對于門戶頁面的調整，東華合創公司美工進行方案的設計，會盡快提供幾套方案供客戶評審、確定采用。

針對于客戶已經明確的流程調整，在試點單位培訓、試用之前（2009年3月9日），按照要求調整測試完畢。

針對新增功能，進行開發，在整體試運行之前（2009年3月25日）測試完畢。

2 試點單位培訓及試用

2.1 試點單位培訓

功能測試工作完成，按照客戶要求進一步完善系統，系統滿足試點單位試用的條件。

2009年3月12日至3月13日對神華寧煤協同辦公系統操作培訓。同時神華寧夏煤業集團公司確定由羊場灣煤礦、金能煤業分公司、汝芨溝煤礦、麥垛山煤礦籌建處、大武口洗煤廠、物資公司、能源工程公司、紅梁煤業公司、信息技術中心，神華寧夏煤業集團公司辦公室、科技發展部等11個試點單位試運行，并進行培訓。

針對試點單位辦公室綜合、文書業務人員及計算機網絡管理員共計30人的培訓，使各位學員能熟練掌握系統操作方法，并成為各單位業務骨干，討論系統業務功能及流程、收集相關信息。

通過培訓，進一步驗證了系統功能，參訓人員基本掌握了系統的相關操作使用。明確了試點單位各項流程，上報各單位人員及部門信息等。

通過培訓、調研與各試點單位的業務人員的討論交流，完善了具體的相關業務流程。同時要求神華寧夏煤業集團公司提供基層單位的人員信息，并且提供神華寧夏煤業集團公司機關各門部門及基層單位人員排列順序。門戶界面二方案選一。訂購RTX2000用戶滿足現階段使用需求，逐步分批次使用郵箱和RTX系統。

2.2 試點單位試用

試用問題反饋、修改。

2009年3月25日進入試點單位試運行階段。安排培訓地點，組織培訓人員，由每個試點單位的系統管理員和對辦公業務比較熟悉的人員參加。

參與培訓人員掌握系統模塊功能使用，并能指導他人正確使用系統，根據試用意見及反饋調整系統。

3 通過對需求的評審、確認

針對不同的問題需要用戶協調及確認的問題，存在提出的需求與前期調研、需求評審會不符或不能確定的流程及業務，另外基層單位的流程及表單不統一等等。

（1）召開需求報告審查會議。由神華寧夏煤業集團公司有關領導參加需求評審會，修改需求分析報告，建議相關協調確認，按照最終需求調整系統。

（2）提出了《需求審查紀要》。測試組針對相應的需求，提出了修改建議，對無法實現功能等也提出了具體的意見。要求東華合創公司盡快開發程序解決問題。

（3）確定了門戶界面的統一信息管理聯運方式，個人用戶的CA認證登錄權限，聯接幾個運行系統如生產調度、安全監測、經營管理、財務管理、銷售管理等，實現同平臺的信息鏈接。加入了西部CA公司的電子印章技術，在公文處理中能夠加蓋電子印章，以確認文件的權威性、合法性。

（4）從2009年5月6日開始，為期54天，制做了神華寧夏煤業集團公司各單位和各部門的各類電子印章共計230多枚。并于2009年6月29日下發各單位使用保管。

4 系統培訓、推廣及試運行

（1）東華合創公司同時進行系統試運行前準備工作，包括導入用戶、權限分配、制作模板等。《系統使用說明書》、錄制培訓視頻課件。各基層單位按照項目組要求提供權限分配說明、文件紅頭、正文模板等。

（2）機關用戶培訓。

2009年5月3日至4日，安排神華寧夏煤業集團公司所屬機關，各部門綜合人員50人進行為期二天的重點培訓。通過人機對話的方式，熟練掌握了OA系統模塊功能的使用方法，并要求學習結束后教授給所在部門的全體工作人員，使神華寧夏煤業集團公司機關工作人員掌握系統使用方法。為試運行做準備。

（3）基層用戶培訓。

2009年5月20日至21日，集中組織了神華寧夏煤業集團公司各單位的辦公室綜合、文書業務人員及計算機網絡管理員共計80人的培訓班，通過人機對話的方式，針對各模塊功能進行了詳細的培訓演練。并要求學習結束后教授給所在單位的全體工作人員掌握系統使用方法。

（4）系統試運行、系統階段性驗收。

2009年3月25日到2009年6月進行了為期三個月的OA系統試點單位試運行工作，形成了《系統試用反饋》及《系統試用結論》等。

在試運行的過程中，出現了一些問題，也進行了相應的調整和修改，針對特殊的問題進行整改，形成了《系統試運行報告》。系統基本滿足運行條件。

2009年6月底完成了階段性驗收。

5 項目驗收與移交

2009年7月1日至2010年2月3日OA系統試運行。

在試運行期間，召開了多次OA系統平衡會，對模塊功能進行多次的溝通與修改，使得系統日趨完善，功能符合辦公要求，性能穩定。

在試行期間，集團公司對所屬基層單位進行了針對協同辦公系統試運行的三期培訓，共計培訓人員223人次，多次的培訓使所有用戶對OA系統有了進一步的了解，輕松的使用OA系統，簡化了公文流程，并對此有了一定的依賴。

于2010年2月3日集團公司組織相關人員進行系統驗收。驗收通過并形成了驗收報告。項目逐步移交至集團公司。負責一年的系統無償維護期。