合同管理系統的開發研究

李向彤

摘要：本文對合同管理系統的開發進行了簡要分析。

關鍵詞：合同管理系統 開發

現階段，合同已經成為保障市場經濟正常運行的重要手段。同時它也是是商務運作中極其重要的一部分，其管理的優劣直接影響商務流程的順暢。因此，充足的信息資源、便捷的功能操作是合同管理系統應提供的重要性能。目前，人們往往用傳統的人工管理方式結合電子表格來進行合同管理，這種管理方式存在著諸多弊端，如：效率低，保密性差，電子表格容量小，關聯性差，不易于查詢、更新和維護等。

而市場經濟要求企業必須在遵循市場行為規則的前提下參與競爭、規范管理和經營。在企業的生產和營銷過程中，必然會涉及到與其它企業之間的合作，而這些合作大都是以合同方式進行的，合同管理要貫穿于企業運營的全過程。如今合同管理已經成為企業發展和科學管理的重要環節。對合同進行科學的管理可以維護企業的權益，提高企業經濟和社會效益，提高管理水平。雖然企業越來越認識到正確的合同管理的重要性，但它們在這方面還面臨著很多障礙，如零亂的合同管理手續，糟糕的合同可視度，缺少信息化基礎設施等。

因此，系統開發對于企業合同管理有著非常重要的意義。因為隨著改革開放的深入，市場競爭日趨激烈，企業必須建立現代化信息管理系統，利用先進的計算機技術進行企業的管理，真正做到與時俱進，電子合同也就順應著時代的需要由此產生了。在電子商務中，合同的意義和作用沒有發生改變，但其形式卻發生了極大的變化。在此背景下，利用計算機實現企業合同及文檔資料的管理勢在必行。

合同管理是項目管理的關鍵，項目管理的重點，集中在合同管理、質量管理、進度管理、成本管理、安全管理和信息管理6個方面。所以要研究合同管理系統其實就是深入探究項目管理軟件這個大方向的現狀與發展趨勢。

國內項目管理軟件的研究開發始于20世紀70年代，至今經歷了兩次重大轉變。第一次，90年代初，標志是研發主體由用戶本身轉變為專業化的軟件企業。在70、80年代多是各用戶單位自行研制的單項功能的初級產品，即自己提出需求、自己研究、自己開發、自己使用，是一種完全的小生產方式，在近二十年中發展緩慢。90年代初，市場經濟帶動出幾十家專門從事建筑管理軟件開發的高科技民營企業，軟件開始走上社會化、專業化、商業化的快速發展道路。90年代是國內建筑管理軟件迅猛發展的十年，工程造價、工程量計算、鋼筋配料、平面圖制作、標書制作軟件等新產品大量涌現，價格逐漸降低、功能不斷完善，界面友好、操作方便，通用性、實用性增強。第二次，90年代末，標志是產品由單機版轉向系統集成。如將項目施工方案的設計、概預算、工程量計算、進度計劃、資源計劃、費用管理、事務性管理等綜合起來形成一個有機的整體。運行環境由單機用戶拓展到網絡多用戶，一定程度上實現了企業內部的數據共享。進入2000年來，項目管理軟件的研發出現了滯緩現象。究其原因是多方面的，既有市場因素又有技術因素，既有外部環境的影響又有自身條件的制約，如加入WTO的影響、用戶需求的變化，網絡技術、數據庫技術、通訊技術的進步等。我國的項目管理軟件的現狀可以說是機遇與挑戰并存，首先積極的政策環境，巨大的市場需求，信息技術的廣泛應用都為該技術的發展提供了機遇，另一方面，管理的基礎工作還相對薄弱，這不僅限制了對軟件應用的需求，而且進一步拉大了國內項目管理與國際水平的差距。國產軟件一般在功能設置和運行機制上更符合國內用戶的需求和習慣，如有雙代號網絡圖、前鋒線等。但在用戶界面、報告生成與輸出、數據交換、二次開發等方面還存在著較大的差距，而且這些軟件目前還不可能用于國際工程項目。

國外項目管理中的計算機應用可以追溯到50年代中后期網絡計劃技術的出現，到了60年代中后期網絡分析程序已經十分成熟。整個70年研究的重點是完善和擴展網絡模型分析軟件的應用功能，如成本和資源的平衡優化；同時提出并研究了項目管理信息系統。進入80年代以后，PC機的普及和項目管理工作的科學化、標準化，使一般中小型企業、中小型項目也可用計算機進行管理，網絡技術才真正普及。90年代后，項目管理軟件發展迅速，不斷有功能強大、使用方便的軟件推出，在項目管理中發揮了重要作用，計算機的應用已經成為項目管理必不可少的一個組成部分。項目管理軟件的功能層次不斷提高，對應著三個顯著階段：第一層次，也稱基本功能，如進度控制、質量管理、資源管理、費用控制、采購管理等，是對基層工作流程的模擬，在一定程度上實現數據共享，減輕了基層項目管理人員的工作強度。在80年代已基本完成這方面的功能開發并在基層項目管理中廣泛應用。第二功能層次有兩個特點：一是分析和預測功能，包括工期變動分析、不可預見事件分析（如惡劣氣候、匯率變動、市場物價變動、分包商情況變動等）。在分析基礎上產生預測功能，主要包括進度預測、投資預測、資金需求預測等，并有相應的數學模型。二是計算機網絡的使用和通訊功能，主要是局域網上的多用戶操作和多項目管理，以及借助Internet、Intranet，電子郵件、電子信箱等先進的通訊工具和手段，減少項目管理班子的工作所受的地域限制。P3及MS-Project都是這一層次的產品。第三層次是基于因特網的項目管理，使整個項目管理業務與因特網結合，具有跨平臺兼容、交互性和實時性，項目成員可以協同工作，實現在線文檔管理、在線討論、視頻會議等。到目前為止尚無完善的產品出現，但有兩個軟件Mesa/Vista，Web Project已初具雛形。

可以看出，目前國內項目管理軟件的發展還處在第一階段。某些軟件具備或正向第二功能層次發展，沒有基于因特網的第三階段軟件。要改變這一局面，政府和企業都要付諸努力。

總體來說，項目管理軟件正朝著企業級、多功能、更強的集成性能、網絡化、實用性的方向發展，項目管理軟件也正日益成為項目管理的不可缺少的有效工具。具體到合同管理系統，大多合同管理網站的共同特點及優點是都具有企業注冊，新合同登記，合同變更，合同跟蹤，合同查詢，結款登記等幾大基本模塊，這也是合同管理系統發展到今天必須具備的幾大功能，這些功能同樣將適用于現金合同管理系統的研究。

合同管理作為企業管理中的重要一環，對合同數據的準確性、數據傳輸的安全性和業務處理的規范性有很高的要求。眾所周知，當前計算機已經廣泛地應用于各個領域，作為與世界交流廣泛、信息密集、事務繁多的企業必須有效、科學地管理公司業務。在我看來，合同管理系統主要是針對制造行業的中小型企業在生產銷售及管理過程中所簽訂的合同的管理，通過適當的修改可推廣至其他行業的各類企業應用；可滿足企業在生產銷售及管理過程中由于簽訂合同所涉及的生產計劃、經銷、財務等部門的信息管理。信息時代的今天，傳遞和獲取信息的途徑越來越多，其中網絡以其跨時間、跨地域以及快速高效、低成本的顯著特性己經成為信息傳遞和信息獲取的主要途徑，有效的合同管理系統具有極好的通用性和可擴充性。各企業可以隨時方便地提交需要發布的合同管理信息而無須掌握復雜的技術。系統的應用前景可以說是很樂觀的。它的設計思想和技術理念使其具有強大的技術優勢和市場競爭力，廣闊的市場前景必將創造良好的社會效益和經濟效益。

需要合同管理的企業的業務特點是：企業的業務涉及面廣。一方面是客戶多，遍及諸多國家若干公司，這些客戶既有其固定客戶，也有僅是偶爾的業務往來；另一方面是廠家多，這些廠家涉及到各個行業、不同地區、既有公司所屬廠，也有聯系貨源的廠商等。其中有一部分是自己的固定客戶，業務員的調動、離開往往會將客戶的有關資料帶走，給公司帶來一定的損失。合同管理系統則通過對企業的調查，由信息需求分析得到本系統需要處理信息的具體情況，而由功能需求分析得到本系統需要提供的信息處理能力，在開發者和用戶之間建立一種理解和溝通的機制，即便人員變動信息也不會遺漏，丟失。因此，在信息時代的今天，計算機參與企業日常業務管理以成為企業現代化建設的當務之急。合同管理系統的設計開發正是適應了這種要求。

有效的合同管理系統將開發一套有關企業合同管理與控制系統，通過該系統，任何企業都可以進行新合同登記、合同變更、合同跟蹤、合同查詢、結款登記等。在未來合同管理系統的開發中，我們要首先閱讀一些有關合同管理的管理類文章和軟件類文章以及一些科技類的期刊雜志，并登陸一些與課題有關的國內外網站，獲取一些信息，對現有一些合同管理系統進行實際調查的工作，了解相關系統的研究現狀，分析相關網站的功能、界面特點及其實現的方法，以及設計過程中所需要用到的軟件及配置方法。同時，負責系統的構思，系統的可行性分析，各個功能模塊的確定以及模塊的連接，系統的數據流程，數據庫的開發和連接，和全部代碼的編寫以及測試工作。并且，在可行性研究階段，繪制系統流程圖，DFD圖，設計數據字典，對合同管理系統進行整體規劃。在詳細設計階段，要通過程序流程圖的設計，直觀地描繪系統的控制流程，進行編寫代碼的工作。最后對系統進行多方面的測試工作，在系統調試中不斷修改和完善合同管理系統功能，最終基本達到設計目標。

參考文獻：

[1]任明，宮立新，于秀霞.初探企業合同管理框架[J].價值工程， 2007（02）.

[2]宮立新，任明，劉海立，張偉.我國企業合同管理問題剖析[J]. 價值工程，2007（01）.

[3]劉東寧.淺談鐵路工程合同管理[J].價值工程，2011（21）.