基于常用軟件的中職護校志愿者管理初探

利娜

摘 要：本文分析了中職護校志愿者管理的現狀和基本模式，并探討了如何運用EXCEL、飛信等常用軟件對中職護校志愿者進行管理。

關鍵詞：EXCEL；飛信；中職護校；志愿者管理

無論科技、社會、時代如何更迭，“讓社會充滿愛”這一永恒的主題不會褪色，它能讓更多需要幫助的人感覺到溫暖；讓更多善良的人們加入到志愿者的大家庭中來，體會到幫助他人的快樂；讓社會發展得更加穩定和諧。因此，這也成為了我們志愿組織工作者不可推卸的神圣使命。身在護理職業學校，南丁格爾精神必將通過志愿者們無私的雙手煥發新的活力。然而，在中職學校內，志愿者組織作為相對新生的事物，其運行和管理并無統一的標準和現成的管理軟件，基本還處在傳統的紙質報表和人工記錄的落后狀態。當今社會是一個信息技術高度發達的時代，請專門的軟件公司設計研發相關管理軟件是一個不錯的解決辦法，學校內部組織力量研發相關軟件也是一種解決方案，但是由于資金、研發能力有限等方面的原因，中職學校不可能做以上選擇。下面筆者嘗試與大家共同探討利用常用計算機軟件進行志愿者組織的日常管理工作，希望能夠給處于同樣境遇的志愿者同仁以幫助。

一、中職醫療衛生類學校志愿者管理現狀分析

當今中職醫療衛生類學校的志愿者服務呈現出“學生年齡偏小、活動范圍廣、時間零散、種類多樣、人員波動大”等特點。雖然當前信息技術高速發達，但由于經費等現實條件的束縛，先進的信息技術還未被充分合理地應用到醫療衛生類學校志愿者管理工作中來，編寫志愿者管理程序、管理軟件及網絡平臺的維護牽扯到大量的時間和人力資源成本。基于現實情況，中職類學校往往存在資金不足，沒有專職負責志愿者管理的教師，大多數學校仍處于用傳統的紙質報表的管理模式。人工記錄志愿者服務信息，這種管理機制常常暴露出“志愿者活動信息不能及時記錄與保存、人員調配不合理、統計工作繁雜凌亂、缺乏有力手段調動新生代志愿者積極性”等問題，已經不再適合于當下的志愿服務管理工作。

醫療衛生類學校志愿者管理的規范化建設，不應只停留在口號階段，而應該盡快落到實處，從而適應時代的發展，真正管理好志愿者，使我們的愛傳遞得更遠，使我們的熱溫暖更多的心靈。

二、我校志愿者管理模式探索

（一）志愿者管理體制

我校于2008年底成立了“海淀衛生學校志愿者協會”，該組織負責志愿者招募、培訓、激勵等一系列志愿者管理工作，在組織結構上建立完善的志愿者管理體制。如圖1：

（二）志愿者活動流程

海淀衛生學校志愿者活動流程分為八個階段：

1.尋找志愿需求階段

負責人：志愿中心招募統籌組，志愿需求采集專員；需求來源：上級指派（市團委指派）；定點單位：附近社區、養老院，合同醫院。

2.志愿者活動評估

志愿中心招募統籌組和志愿活動規劃專員評估：工作量、工作難度、工作時間、影響、風險等級等信息。

3.確定需求階段

志愿中心認證審批組根據活動時間、工作量、難度、影響風險等方面，做一個決策。

4.志愿者活動規劃

志愿中心招募統籌組和志愿活動規劃專員確定活動具體流程，分配工作，安排具體工作時間。

5.志愿活動通知階段

志愿中心招募統籌組和志愿活動協調專員利用飛信群功能，直接將志愿信息發給各級負責人；再由小隊負責人，發給普通志愿者；之后，逐級統計人數，上報；志愿中心認證審批組根據響應情況，做一個最終決策；志愿中心招募統籌組和志愿活動規劃專員根據上報人數，修改具體活動安排；再由志愿活動協調專員根據任務需求，確定最終人數；逐級下發具體活動通知。

6.志愿者活動

志愿活動負責人組織志愿者根據最終活動規劃，組織志愿者按章完成各環節的志愿活動；志愿中心統計組統計員跟蹤各組，按照要求詳細記錄志愿活動情況，并登記志愿反饋信息。

7.志愿活動統計階段

志愿中心統計組負責人活動后收集各統計員的反饋信息，評價此次志愿者活動，并統計各志愿者工作量和工作效果做出評價。

8.志愿活動公示階段

志愿中心統計組在校園網上公示此次志愿者活動情況，做出評價，表彰其中的工作優秀者。

圖2是志愿者活動流程圖。

三、我校基于常用計算機技術促進志愿者管理的探索

在幾年的志愿者管理中，我校著力探索利用現有網絡資源和常用計算機軟件對志愿者進行規范化的管理，運用網絡平臺、即時通訊軟件等技術進行志愿者管理。學校積極運用現代化信息管理模式，結合學校現有資源，將志愿者管理智能化、網絡化。

（一）EXCEL軟件在志愿者管理中的應用

EXCEL電子表格具有強大的數據處理功能，不僅可以輸入各種數據，排版形成電子表格，進行數據的統計分析管理，而且能生成圖表，形象表達數據。其作為一個常用軟件在各個領域應用十分廣泛，在志愿者管理工作中也能夠發揮很大的作用。

1.利用EXCEL工作簿設計表格進行志愿者檔案管理

運用簡單易操作的EXCEL軟件建立了“志愿者檔案”，記錄志愿者姓名、班級、年齡、參加的志愿項目、服務時長等基本信息，使志愿活動的記錄簡潔明了，便于保存。如圖3：

具體操作如下：

（1）新建EXCEL工作簿文件。

（2）在A1單元格輸入“海淀衛生學校志愿者管理檔案”，作為標題。

（3）在A2—I2單元格分別輸入“志愿者號”“姓名”“性別”“班級”“出生年月”“聯系方式”“電子郵箱”“曾參加項目”“時長總計”和“星級”。

■圖3

2.志愿者檔案按年級或班級分頁管理

利用EXCEL中工作表的分頁功能，將志愿者按年級或班級分為多個工作表。如按三個年級的分頁，具體操作如下：

（1）EXCEL工作簿文件打開后，默認分為三個工作表，分別為sheet1、sheet2、sheet3。

（2）將工作表進行重命名，如在sheet1上單擊鼠標右鍵，選中重命名。

（3）如需增加工作表，在任意工作表上單擊鼠標右鍵，選擇新工作表即可。

3.利用EXCEL檢索功能進行活動信息記錄

根據活動時記錄的志愿者特征信息（志愿者編號、手機、姓名等），利用EXCEL檢索功能，能夠迅速找到參加活動的志愿者，從而能夠實現：

（1）活動結束后及時將活動信息錄入活動記錄檔案。

（2）將活動信息按活動類型和時間進行編碼并將編碼記錄入志愿者檔案。

具體操作如下：打開志愿者檔案文件，單擊菜單欄“編輯”，選擇“查找”，在查找內容欄中輸入需要查找的志愿者姓名，單擊“查找全部”，快速檢索到參加活動的志愿者。如圖4：

■

圖4 查找與替換

4.利用EXCEL設定“條件格式”的功能，實現志愿者服務時長統計與星級評定、志愿者條件篩選等管理

EXCEL中的條件格式在很大程度上改進電子表格的設計和可讀性，允許指定多個條件來確定單元格的行為，根據單元格的內容自動地應用單元格的格式。如果該單元格滿足某條件，則應用相應的格式規則。在使用條件格式時，首先選擇要應用條件格式的單元格或單元格區域，然后單擊菜單“格式——條件格式”。此時，若在第一個組合框中選擇“單元格數值”，則右側的組合框中將提供“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”“小于或等于”等選項，并且在其右側的輸入框中可以輸入相應的數值，也可以選擇工作表中的單元格。然后，單擊“格式”按鈕，設置滿足設置條件時所應用的格式，使滿足條件的內容在選定區域內突出顯示。其中，選擇“介于”時，包括設置的最大值和最小值。

如：根據我校志愿者管理規定，每位志愿者申請人的初始狀態為無星級，服務時間累計達到20小時的，可授予一星級志愿者，累計達到60小時可授予二星級志愿者，累計達到100小時可授予三星級志愿者，等等。操作步驟：選中“時長總計”所在的單元格，在條件格式中設置中，設置為介于20與59之間的用紅色字顯示，點擊條件格式對話窗左下角的“增加”，設置第二個條件，介于60與99之間的用綠色字顯示等，通過條件格式的設置，志愿者等級人員可以清楚、及時地進行志愿者星級評定，避免出現更新不及時及遺漏更新現象。如圖5：

■ 圖5 條件格式

（二）利用移動通信平臺的飛信業務建立志愿者通訊群

利用移動通信平臺建立飛信服務群，每次活動前，志愿者管理人員會將此次活動的內容、時間、風險等級以飛信的形式發給全體符合條件的志愿者，收到短信的志愿者在規定的時間內將是否能夠參加活動反饋給小組負責人，小組負責人將能夠參加活動的志愿者名單利用飛信平臺傳輸給此次活動的組織者，以提前確定參加活動成員。活動結束后，將活動情況及效果向全體志愿者公示，用以宣傳和鼓勵。

根據目前學生手機大量普及的情況以及志愿活動的非建制式（區別于按年級、按班級通知，因為志愿者分散在于各個年級和班級，并且以個人自愿為前提）通知的特點，以非常低廉的價格利用中國移動這樣大公司的3G平臺，建立起校園內志愿者組織的信息交互平臺，非常實用。飛信平臺的建立不僅大大節約了志愿活動的通知和反饋時間，提高了志愿者管理的工作效率，也給志愿者之間的溝通和交流提供了方便，健全了志愿者管理的網絡化和日常化，同時推動了志愿者管理工作的規范化和制度化。具體操作如下：

第一，志愿者協會出資購買手機號，選擇最便宜的套餐（認真聆聽學生的建議），建立飛信賬號，開通VIP服務（擴充好友數量）。

第二，志愿者加飛信好友（聯通號不能使用飛信，以短信群發形式解決）。

第三，將飛信好友（志愿者）編組管理，利用電腦和互聯網實現與各志愿者手機的信息交互。

（三）建立“志愿者論壇”

學校建立了“海淀衛校志愿者論壇”，教師作為論壇管理者，每次活動后將本次活動的基本信息和志愿者活動的突出事跡上傳到活動論壇。參與活動的志愿者也可以將本次志愿活動體會上傳的論壇中，使志愿者可以及時對志愿服務工作中遇到的疑問及困難進行交流，教師給予正確的引導和幫助。

四、中職衛生類學校志愿者管理發展前景

我校目前正在探索把“指紋識別系統”和“條形碼技術”引入到志愿者的管理中來，并且正在嘗試研究“微博”“QQ群”等青少年喜聞樂見的形式在志愿者管理中的應用。

在志愿者組織管理探索的道路上永遠只有“更高”“更快”“更強”，并且一定要利用主觀能動性去積極主動地克服各種困難，相信這是所有志愿組織管理者的共識。2008年后，各種志愿者組織正在以非常快的速度在社會各界發展起來，有越來越多的有識之士成為志愿者，同時也帶來了志愿組織管理的高水平提升。同時，各級政府也非常重視志愿組織管理工作，除了不斷完善各種制度法規，也在技術上進行了大力的支持。如2007年初成立的“志愿北京”網絡信息平臺，到目前已經能夠實現從志愿者注冊到項目申請、項目實施、人員參與、項目評價等一系列志愿組織管理功能，是一個非常強大的志愿組織信息化支持平臺、志愿者活動信息發布和展示平臺、注冊志愿者開展互動和自我展示的網絡平臺，也是中職學校志愿活動走向社會化的重要后續對接平臺。這個平臺積極幫助合格的中職學生志愿者加入到社會志愿者管理體系，使管理更科學、更長期，使學生志愿精神得以延續，讓學生成為終身志愿者。

總之，借助綜合化的應用平臺，可以即時掌握志愿者及其服務狀況、被幫助者滿意度等重要信息，方便我們策劃出更有針對性、更具實效性的志愿服務活動，使我們的愛傳遞得更遠。面向未來，我們期待更具有針對性和更加靈活的流程化志愿者服務管理平臺的引入，可以繼續幫助志愿者管理工作邁上新的臺階。