“五位一體”的公共檔案館建設初探

嚴永官

摘 要：在回顧“五位一體”的公共檔案館提出至今的理論研究和實踐嘗試的基礎上，側重從性質上對“五位一體”的公共檔案館與傳統意義上的國家檔案館的區別作出分析；進而提出“五位一體”的公共檔案館建設需要尋求法律和社會保障，才能得以依法建設；并針對“五位一體”的公共檔案館建設是一個系統工程，提出需要制定一個科學的規劃，確保有序推進。

關鍵詞：五位一體；公共；檔案館；建設

2009年10月，國家檔案局在上海召開的全國檔案館工作會議上明確提出，下一個十年要“努力把各級國家檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展”。

這一論點提出至今已有4年，我們對于“五位一體”的公共檔案館的研究和實踐如何？這一命題與原來意義上的國家檔案館到底有何區別？又應當如何加強建設，才能達到預期目標？這些是目前檔案界所共同關心的重大問題。本文試就“五位一體”的公共檔案館建設作些粗淺的探討，以期拋磚引玉。

1 目前對“五位一體”的公共檔案館研究和建設概述

1.1 檔案館功能的發展過程。1983年4月印發的《檔案館工作通則》第二條規定：檔案館“是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”；2000年，全國檔案館工作會議明確了“三位一體”檔案館功能的定位，提出“十五”期間全國檔案館工作的重點是把各級檔案館建設成為“兩個基地、一個中心”，即黨和國家重要檔案永久保管的基地、各方面利用檔案的中心和愛國主義教育的基地；2004年，全國檔案局館長會議提出“四位一體”檔案館功能的新目標，要把檔案館建成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務中心；2009年，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案館工作會議上提出：本世紀下一個十年要努力把各級國家檔案館建設成為“五位一體”的公共檔案館。回顧我國國家檔案館的發展，其職能從“兩位一體”到“五位一體”，走過了30多年的歷程。

1.2 “五位一體”的公共檔案館理論研究現狀。關于“五位一體”的公共檔案館的理論研究大致可以分為兩個部分：

首先，是關于“五位一體”的研究。自“五位一體”的公共檔案館提出以來，從事此項研究的人不少，研究視角也有所不同，但從總體來看還存在著一定的局限性。基本上仍然是立足于傳統理論對檔案館進行闡釋，形成了一種檔案館職能疊加式的研究，即把“五位一體”作為各個個體進行簡單的累加，而沒有將其作為彼此間通過結構重組而形成一個全方位的結構優化的整體。并沒有從理論的高度來對“五位一體”作出深入的闡述，還沒有對“五位一體”的公共檔案館的運行機制、管理方式、發展模式等展開全方位的研究，尚未形成較為系統的理論研究成果。

其次，是關于“公共”的研究。據筆者所見，較早以文章形式提出“公共檔案館”的是《打造真正的“公共檔案館”》一文。作者在文中講道：“國外的檔案館和我國的檔案館，是兩種不同類型的檔案館。國外的檔案館，是面向社會的‘公共檔案館，而我國的檔案館，主要的服務對象是黨政機關，而不是社會大眾，還不具備‘公共性質?！蔽恼潞粲酰骸凹偃缥覀兤笸麢n案館有更多的利用者，使其成為人人皆知的文化事業單位，恐怕只有一條路可走——面向社會，打造真正的‘公共檔案館，為人民服務?！盵1]隨后于2003年12月，上海市檔案局館舉辦了主題為“新時期公共檔案館建設”的學術論壇，應邀的法學、社會學、歷史學、檔案學專家和作家，以及部分省市檔案局館的負責同志、有關人員，圍繞主題展開了熱烈的研討，揭開了我國公共檔案館深入研究的序幕。2006年12月3日至4日，又由中國檔案學會、天津市檔案局和天津經濟技術開發區管委會共同舉辦了“濱海新區開發開放與公共檔案館建設高層論壇”，多數代表認為，我國的檔案館建設是提出如何向公共檔案館轉型這樣一個課題的時候了。[2]2007年，上海市檔案局館承擔的《公共檔案館理論與實踐研究》課題成果獲得國家檔案局優秀科技成果一等獎。

1.3 “五位一體”的公共檔案館建設現狀。由于理論研究上的不完整，在其指導下的實踐仍然沒有越出傳統的雷池一步。有的盡管明確提出“五位一體”的公共檔案館建設，但在實際內容上卻并沒有突出“公共”。如，“十二五”時期全面推進和實現“五位一體”公共檔案館建設。一是……真正打造一個檔案安全保管的基地；二是……成為全區優秀的愛國主義教育基地；三是……做人民群眾滿意的檔案利用中心；四是……肩負政府信息查閱中心職能……；五是建設電子文件中心。[3]另外，王超的“贛榆縣檔案局五措并舉建設‘五位一體公共檔案館”[4]等也持這種風格。有的干脆就只提“五位一體”而并不提及“公共”二字。如，“二史館將按照國家檔案局中央檔案館建設‘五位一體國家檔案館的要求，繼續加強檔案的保管保護工作，加快檔案資源信息化建設，不斷拓展檔案服務大局的深度和廣度”。[5]

2 “五位一體”的公共檔案館與傳統意義上的國家檔案館的區別

“公共”一詞的基本含義是：公有的；公用的。由此看來，“五位一體”的公共檔案館與傳統意義上的國家檔案館相比，根本就在于突出了社會性的特點，這就對國家檔案館的基本性質提出了較大的挑戰。“五位一體”的公共檔案館這一概念與傳統意義上的國家檔案館相比，主要區別在于拓展功能的“五位一體”與改變性質的“公共”兩個方面。

2.1 從“五位一體”來看是拓展了檔案館的職能和內涵?；仡櫸覈鴩覚n案館建設從“兩位一體”到“五位一體”的整個過程，無一不是拓展檔案館服務功能的實現。實踐證明，檔案館的發展是一個動態的過程，其職能和內涵是伴隨著社會政治、經濟、科技、文化等變化發展而不斷變化發展的，目前開展“五位一體”的檔案館建設是社會大變革、大發展的客觀要求。

尤其重要的是，這次明確電子文件中心是檔案館功能建設之一，這是“五位一體”檔案館未來發展的重要方向。隨著信息網絡技術的迅猛發展，使電子文件在各個領域不斷涌現，客觀上要求檔案工作轉變觀念、與時俱進。對此，國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》在第八條中指出：“檔案館要適應信息化建設的需要，收集電子檔案和紙質檔案的數字化副本。有條件的檔案館應根據國家災害備份的要求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作?！?/p>

2.2 從“公共”來看是突出了國家檔案館的社會化特性。公共檔案館突出“公共”二字，這就必須通過一定的功能建設來真正實現其自身的“公共性”。公共檔案館要堅持面向公眾、服務公眾，如果沒有用戶的支持，它就失去了存在的價值。因此，如何更好地為公眾服務，就成為公共檔案館服務工作面臨的一個重要問題。公共檔案館應當不再只是廣大公民獲取信息的重要場所，而且，還是參觀展覽、維護個人權益、進行民主監督、從事學術研究，乃至是大眾休閑的理想場所。

而從實際情況來看，盡管我國于1980年實行歷史檔案開放；1986年，《檔案館開放檔案暫行辦法》又將開放歷史檔案擴大為開放檔案；1987年，《檔案法》從法律上也確立了檔案定期開放制度，但檔案向社會開放與檔案館向社會開放還存在著一定的差別，僅僅就“五位一體”的功能拓展而言，開放檔案確實為深化檔案利用開拓了前景。但檔案館的公共特性則還需要檔案館憑借開放檔案的前提，繼而實現檔案館的開放。而恰恰正是在這一點上現在做得還很不夠，主要表現就是檔案館與社會的互動性還不強，甚至可以說還沒有真正互動起來。其實，檔案館的公共屬性既是檔案館事業發展的必然，又對于檔案館事業的發展具有重大的意義，它帶給我們的將是一種里程碑式的重要影響。

3 “五位一體”的公共檔案館建設需要一些基本保障

公共檔案館是以管理社會檔案資源，提供檔案文化產品和檔案利用服務，維護和實現社會公共利益為目的，擁有法定公共權力的檔案機構。為此，要想真正建設“五位一體”的公共檔案館，就需要一些基本的保障。

3.1 修訂有關法律、法規和業務標準，保障“五位一體”的公共檔案館合法建設。完善檔案法規體系是“五位一體”的公共檔案館得以有效實現的基本保障。目前的檔案法規體系顯然還不能為“五位一體”的公共檔案館建設提供有效的法律保障?！拔逦灰惑w”的公共檔案館建設中需要尋求法規保障的主要有兩個方面：

3.1.1 檔案館性質的確立。從現行的《檔案館工作通則》第二條和《檔案法實施辦法》第十條的規定可以看到，中央和地方各級國家檔案館的性質是“文化事業機構”。從定義來看，“文化事業機構”是指從事專業文化工作和為專業文化工作服務的獨立建制的單位。所以，其主要職責也被確定為：（一）收集和接收本館保管范圍內對國家和社會有保存價值的檔案；（二）對所保存的檔案嚴格按照規定整理和保管；（三）采取各種形式開發檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。從我國現有的法律法規中可以看到，對國家檔案館的定位一直沒有加上“公共”二字。

而正是“五位一體”的公共檔案館中“公共”二字的加入，使其與傳統意義上的國家檔案館具有了質的不同性，所以有必要對現有的法律法規作出相應的修改。不管這個修改是先行還是后續，總之是必不可少的。如果沒有法律法規作為基本保障，那么即使進行了多少實踐，取得了多少進展，其終將行之不遠。

3.1.2 館藏檔案資源的組織。建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系是“五位一體”的公共檔案館建設的根本，是發揮其他職能的基礎。沒有豐富的檔案信息資源，“五位一體”的公共檔案館就將成為無源之水、無本之木。

為此，我們就需要樹立“大檔案”意識，加大接收和征集力度，突破傳統的收集工作定勢。首先是接收檔案的時間要提前，對在經濟建設和社會各項事業中有較大現實利用價值的檔案，可以提前接收進館，使其發揮更大的作用；其次是接收檔案的范圍要擴大，對重點工程、重大活動、重要人物的各種門類檔案都要及時收集進館。這就需要有關法律法規作出相應的修訂，以得到合法建設。

3.2 擴大宣傳，轉變社會檔案意識，提高“五位一體”的公共檔案館建設的社會保障。由于“五位一體”的公共檔案館與傳統意義上的國家檔案館的本質區別在于“公共”性，所以，其建設就不是檔案館一家所能完成的，而必須在與社會進行互動過程中進行。必須得到當地黨委、政府的重視和支持，還要得到有關部門乃至全體市民的關心和共同參與。

3.2.1 基本保障度?；颈Ｕ隙戎饕w現在四個方面：一是列入本地區發展規劃。將檔案事業的建設列入本地區國民經濟和社會發展總體規劃及專項規劃；列入政府年度工作計劃。二是列入財政專項。做到檔案經費依據本地區社會經濟發展實際，逐年同比增長，提供檔案事業發展的經費保障。三是將檔案事業的建設列入本地區行政管理范疇。各機關、企事業單位、人民團體檔案事業的發展成果是檔案館工作的基礎，為了持續健康發展，要繼續加大檔案工作列入機關及各單位年度考核的力度。四是要將檔案法制建設列入本地區的普法教育體系。

3.2.2 社會知曉度。公眾是檔案館的主要服務對象，公眾的滿意度是社會評價檔案館社會服務效果的重要尺度。增強社會知曉度的途徑關鍵在于加大檔案館走向社會、融入百姓的力度。為了提高檔案館的社會知曉度，必須努力做好以下幾項工作：一是依法做好檔案開放和接待利用工作；二是積極完善愛國主義教育基地；三是繼續推進政府信息公開；四是建好電子文件中心；五是積極舉辦各種類型的展覽。

3.2.3 公眾參與度。長期以來，檔案館作為提高黨和政府管理效能的工具和歷史研究的史料來源基地，已經被社會各界所認同，但檔案館的社會教育功能卻還未被人們所充分認識，由此產生的結果便是公眾參與度的不足。要想提高公眾參與度，關鍵就是要拓展檔案館功能，切實把資源優勢轉化為服務和發展優勢，轉化為吸引公眾參與的優勢。要尋找公眾參與的契合點，以吸引和滿足公眾的需求。要樹立公平、公開、公正的拓展檔案館功能的指導思想，提供及時有效的服務。

4 “五位一體”的公共檔案館建設需要制定一個科學的規劃，確保有序推進

“五位一體”的公共檔案館建設是一個系統工程，不可能一蹴而就。這個目標的有效實現，需要根據社會的發展和自身的實際情況，分階段進行合理規劃并實施。所以，需要制定一個科學、合理、切實可行的長遠規劃，并在規劃總體指導下，每年提出具體指標，通過分步實施來達到最終建成的目標?！拔逦灰惑w”的公共檔案館建設從總體上可以劃分為三個系統，即硬件系統、軟件系統和社會環境系統。

4.1 硬件系統?！坝布到y”包括檔案庫房建設；由安保系統、消防系統、信息化系統和檔案裝具等組成的安全保管條件；專業人才隊伍等三個子系統。由于篇幅關系，加上目前不少地區正進入新一輪館庫建設，所以本文僅就硬件系統中的重中之重——檔案庫房建設展開論述。作為“五位一體”的公共檔案館，新館的建設應當著重從安全和便民兩個方面考慮，具體要做到以下幾個方面：

4.1.1 選址科學。檔案館選址應當納入并符合本區域總體規劃的要求，力求充分體現地域文化特征和城市個性、體現地區社會經濟發展水平，將檔案館建成一座文化標志性建筑。檔案館位置的基本特點應當是“背靠大院，面向大眾”。為了有利于充分發揮公共服務功能，根據檔案館的功能流線，應設有多個出入口：公眾出入口要設在城市干道上，以方便普通百姓從容地進入館內進行檔案查閱、參觀、閱覽、培訓、休閑等活動；檔案及辦公人員出入口設在內部道路上，與本地區行政中心的整體規劃協調，可以方便地為黨政機關利用檔案提供服務；另外，還需要有一個次入口，以滿足消防疏散等特殊需求。

4.1.2 建筑規范。檔案館建筑以符合我國《檔案館建筑設計規范》和《檔案館建設標準》為基本要求，并通過硬件上的設施配備和軟件上的制度規范，牢筑安全防范體系，真正打造一個檔案安全保管的基地。要按照生態文明建設的要求，在滿足檔案保護“八防”要求時，重視對建筑領域的新工藝、新材料等綠色環保節能新技術和新設備的應用；大膽采用現代信息技術和各種新技術裝備，以適應信息社會發展和數字化檔案館建設的需要；檔案館內外均按《城市道路和建筑物無障礙設計規范》（JGJ 50-2001）要求設置無障礙設施，并做到標識指示系統清晰明確。

4.1.3 面積充足。首先是要突出綜合性。針對社會公眾的需求，注重考慮功能設施的配套和完善，合理規劃布局，妥善安排各類功能用房的位置，滿足檔案館“五位一體”的功能定位和社會公共文化服務的需求。其次是要注意前瞻性。檔案館建設是檔案事業發展的重要基礎條件，在建設時，既要經濟適用、量力而行，又要具有前瞻性、適度超前。建筑規模要重點考慮檔案庫房的容量和各類功能用房的發展需要，滿足今后30年或更長時期檔案、資料增長的需要。

4.1.4 分布科學。在用房分布上，要以彰顯文化特性，塑造“形神兼備”的精神文化內涵為指導，按照功能分區布置各類用房，并達到功能合理、流程便捷、內外相互聯系又有所分隔，避免交叉。全部用房應分為檔案庫房、對外服務用房、檔案業務和技術用房及辦公用房四個部分。尤其要充分考慮檔案利用用房、愛國主義教育基地、學術研究和休閑場所等對外服務用房的安置。

4.2 軟件系統

4.2.1 檔案信息資源系統。館藏檔案信息資源建設是“五位一體”的公共檔案館一項基礎性工作，直接影響著檔案工作開展的廣度和深度，影響著檔案館“五位一體”體系的建構。

公共檔案館的公共性要求貫徹以人為本理念，除了要接收黨政檔案，還應收集貼近社會現實、貼近社會大眾的各種類型的檔案，使得檔案館盡可能滿足社會經濟發展和社會大眾的信息需求。為此，我們要堅持以人為本、重點優先、配置合理、結構優化、供需對接的原則，以滿足社會大眾的需求為工作重心，逐漸形成館藏特色和本地區的檔案資源建設風格。

首先，是要拓展進館范圍，擴大資源總量。要根據國家檔案局第9號令公布的《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》精神，修改、完善檔案館收集范圍，將本行政區域內重大活動、重大事件檔案，涉及民生的檔案，國有企業破產轉制、事業單位撤銷前的檔案，以及電子檔案列入檔案館的收集范圍。

其次，是要優化資源結構。要適應經濟社會多元化發展的要求，在資源“多元化”上做文章，在“綜合”二字上下功夫。使館藏檔案能夠全面反映本地區的政治、經濟、自然、科技、文化、社會各個方面。

最后，是要優化空間布局。科學劃分國家檔案館與機關及各單位檔案室的職能，完善檔案的形成機制和運轉程序，理順各一級立檔單位與其所屬部門及下屬單位的檔案流向。具體可采取整合平臺由檔案館向檔案室拓展、整合對象由機關向二三級單位擴充、整合方式由檔案實體向檔案信息轉變等有效舉措。

4.2.2 服務系統。按照“檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化”的要求，要想充分發揮檔案的利用價值，就必須建設一個科學有效的服務體系。

檔案服務系統主要包括服務對象、服務范圍、服務方式、服務內容、服務手段和服務體制機制等方面。建設檔案服務系統，首先是要樹立正確的觀念。服務是檔案部門永恒的主題，是檔案工作的意義所在。面對新形勢，檔案館的信息服務工作必須貼近用戶，做到供需對接，以用戶需求為導向來建設檔案館的服務系統，實現良性循環，形成互動狀態。

其次是要力求提升服務能力。一是要建設高品位的檔案文化主陣地；二是要創新多樣化的檔案文化傳播手段；三是要創作高質量的檔案文化編研精品；四是要提高接待查檔服務質量。完善每周6天工作日、中午值班制度和“就地查詢、跨館出證、館社聯動、各地通辦”的服務方式。

由于“社會環境系統”已經在3.2中論及，故不再贅述。

“五位一體”的公共檔案館建設是一個系統工程，它涉及檔案館的積極努力、有關法律法規的有力保障、社會各界的參與互動，這三者缺一不可。所以，我們只有從宏觀層面上全面考慮、統籌安排，認真開展理論研究，積極從事實踐探索，才能朝著“五位一體”的公共檔案館這個美好的目標扎實推進。

參考文獻：

[1]杜長安.打造真正的“公共檔案館”[J].上海檔案，2001（3）：36.

[2]于學蘊.公共檔案館：我們離你還有多遠[J] . 中國檔案，2007（1）：44.

[3]曹建峰.5項措施建設“五位一體”公共檔案館.中國石景山網. [2013-07-12].http：//www.sjs.gov.cn/zjsjs/xwzx/shxw/58468.shtml.

[4]王超.贛榆縣檔案局五措并舉建設“五位一體”公共檔案館.贛榆《機關家園》.[2013-07-12] .http：//gy.jgjy.gov.cn/newss/civilread.asp？NewsID=826.

[5]中國第二歷史檔案館全面建設“五位一體”國家館.中華人民共和國中央人民政府.[2013-07-14] .http：//www.gov.cn/gzdt/2010-02/23/content_1539626.htm.

（作者單位：上海市奉賢區檔案館 來稿日期：2013-08-12）