高校檔案利用體系理論模式構(gòu)建研究

孫大東

摘 要：高校檔案利用體系建設(shè)不能機(jī)械地套用“檔案利用體系”建設(shè)的理論和經(jīng)驗(yàn)，而應(yīng)根據(jù)其自身的特點(diǎn)，走出一條屬于自己的道路。本文具體分析了高校檔案利用體系模式設(shè)計(jì)的理論依據(jù)和實(shí)踐依據(jù)，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建了包含用戶訴求、高校檔案資源和利用方式等內(nèi)容的三維體系模式。

關(guān)鍵詞：高校檔案利用體系；高校檔案資源；主體訴求；利用方式

高校檔案事業(yè)表現(xiàn)出了不同于其他類型檔案館（室）的特點(diǎn)，尤其是提供利用工作。本文擬通過(guò)理論探討，設(shè)計(jì)出高校檔案利用體系的理論模式，希冀為建設(shè)實(shí)踐提供些許有意義的借鑒。

1 研究現(xiàn)狀

在CNKI中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)中以“主題”為檢索項(xiàng)，以“高校檔案利用體系”為檢索詞進(jìn)行“精確”檢索，檢索結(jié)果為0；換以“檔案利用體系”為檢索詞進(jìn)行檢索，共檢索出137篇期刊論文，其中與本課題直接相關(guān)的僅有一篇——陳藝娟的《職業(yè)院校檔案利用體系建設(shè)的探討》[1]，另外，以高校為主題的9篇研究成果均將檔案利用體系作為“兩個(gè)體系”或“三個(gè)體系”建設(shè)的組成部分進(jìn)行探討；再以“高校檔案利用”為檢索詞進(jìn)行檢索，共檢索出147篇期刊論文，內(nèi)容主要集中于高校檔案用戶、高校檔案利用現(xiàn)狀及特點(diǎn)、高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新等方面。

從現(xiàn)有成果來(lái)看，將“高校檔案利用體系”作為一個(gè)整體、動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)來(lái)研究尚顯得較為薄弱，已有的相關(guān)成果雖然呈逐年增長(zhǎng)之趨勢(shì)，但仍然存在著如下問(wèn)題：第一，內(nèi)容重復(fù)、水平低劣的文章占有相當(dāng)分量；第二，研究?jī)?nèi)容龐駁復(fù)雜，極不系統(tǒng)，無(wú)法構(gòu)成一個(gè)完整的理論體系，因此，其理論指導(dǎo)價(jià)值就得大打折扣；第三，盲目跟風(fēng)者多，理性思考者少，尤其是對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題缺乏理性認(rèn)識(shí)。

2 高校檔案利用體系模式設(shè)計(jì)的依據(jù)

2.1 理論依據(jù)——管理活動(dòng)維度模型。高校檔案利用說(shuō)到底是管理活動(dòng)的一種，而胡鴻杰教授建構(gòu)的管理活動(dòng)維度模型正是分析和解構(gòu)管理活動(dòng)的一種有力工具，如圖：

其中Y軸是管理實(shí)施的要素，是管理功能實(shí)現(xiàn)的基本狀態(tài)；X軸是管理功能實(shí)現(xiàn)的基本手段；Z軸是實(shí)現(xiàn)管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，是管理功能實(shí)現(xiàn)的保障條件。“這個(gè)模型就是管理活動(dòng)的三維空間，也就是說(shuō)，任何一項(xiàng)管理必須存在于這個(gè)三維空間之中——即‘有內(nèi)容、‘耗資源和‘用方式，而不可能獨(dú)立存在。”“管理活動(dòng)的維度就是決定管理及其學(xué)科是否存在的‘框架，管理學(xué)研究的任何領(lǐng)域都是由管理活動(dòng)的維度決定的。”[2]管理活動(dòng)維度模型從其本源意義出發(fā)是一種解構(gòu)管理活動(dòng)的思維模型，因此，也是研究管理活動(dòng)的理論武器。作為一種管理活動(dòng)，高校檔案利用工作既具備管理活動(dòng)的一般特點(diǎn)，在以往的工作中也呈現(xiàn)出了自己明顯的特征。因此，高校檔案利用體系理論模型的設(shè)計(jì)需要在管理活動(dòng)維度模型的指導(dǎo)下，具體問(wèn)題具體分析。如此設(shè)計(jì)出的理論模型才能既具備理論指導(dǎo)價(jià)值，又具備實(shí)際操作性。

2.2 實(shí)踐依據(jù)——高校檔案利用工作的特點(diǎn)

2.2.1 本位特點(diǎn)。高校檔案館（室）的性質(zhì)直接決定著高校檔案利用的服務(wù)對(duì)象和發(fā)展模式。“高校檔案館具有機(jī)關(guān)檔案室和國(guó)家檔案室的雙重性質(zhì)。” “一方面，高校檔案館是高校的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)于本學(xué)校的師生，具有機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)；另一方面，高校檔案館是永久保管本學(xué)校檔案的檔案機(jī)構(gòu)，又具有國(guó)家檔案館永久保存檔案的性質(zhì)。”[3]

顯而易見(jiàn)，具備機(jī)關(guān)檔案室性質(zhì)的高校檔案館（室）的主要職能是利用高校檔案資源為本校各機(jī)構(gòu)及師生提供服務(wù)，而兼具國(guó)家檔案室性質(zhì)的高校檔案館（室）還承擔(dān)著利用高校檔案資源為社會(huì)公眾提供服務(wù)的責(zé)任和義務(wù)。如此一來(lái)，高校檔案利用的主體從范圍和性質(zhì)上就具有了異于其他類型檔案館（室）的特點(diǎn)，即以內(nèi)部利用者為主，包括潛在的社會(huì)利用者。

2.2.2 資源特點(diǎn)。高校檔案資源是高校檔案提供利用工作的對(duì)象和基礎(chǔ)，教育部和國(guó)家檔案局制定實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：高校檔案“是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”并將其具體劃分為“黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類”等十一大類。

教學(xué)和科研是高校的主要職能，高校圍繞這兩項(xiàng)主要職能開展的招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)業(yè)已形成一定的程序和模式，在這種程式化模式的活動(dòng)中所形成的檔案材料其內(nèi)容和形式就相對(duì)固定，即主要以教學(xué)、科研類檔案居多，檔案內(nèi)容主要與本校及本校學(xué)生關(guān)系較為密切。

2.2.3 利用特點(diǎn)。一是用戶群體界限分明。高校檔案用戶群體按其利用目的和所屬范圍可分為四類：第一類是代表所在單位前來(lái)檔案館（室）查閱檔案的教職工和學(xué)生；第二類是為解決個(gè)人問(wèn)題的教職工（包括離、退休人員）；第三類是學(xué)生，包括在校學(xué)生和畢業(yè)生；第四類是其他社會(huì)人員。二是周期性明顯。由于高校獨(dú)特的作休時(shí)間模式，不僅使其教學(xué)、管理等活動(dòng)呈現(xiàn)出一定的周期性，受其影響，高校檔案的利用也呈現(xiàn)出明顯的周期性規(guī)律。一個(gè)利用高峰是學(xué)生行將畢業(yè)的6月份，另一個(gè)是研究生報(bào)考的12月份。三是相對(duì)集中且波動(dòng)性強(qiáng)。從類別上看，高校檔案中教學(xué)檔案的數(shù)量最多，利用頻率也是最高的，財(cái)會(huì)檔案次之，黨群、行政檔案第三。此外，高校檔案利用與高校政策及建設(shè)緊密相關(guān)，如高校校園建設(shè)、本科評(píng)估等，會(huì)使高校基建檔案、教學(xué)檔案、行政檔案等需求量陡然增加，因此，從縱向比較來(lái)看，各年份的利用波動(dòng)也非常大。

3 高校檔案利用體系的理論模式

“檔案提供利用工作是將檔案館（室）收藏的檔案信息以不同的方式提供給利用者利用。”[4]其中，檔案館（室）的工作人員和利用者是提供和利用主體，檔案資源是提供利用的對(duì)象即客體，提供利用方式是實(shí)現(xiàn)檔案利用活動(dòng)的中介，任何一次檔案利用活動(dòng)都離不開主體、客體和中介這三個(gè)要素。高校檔案利用就是通過(guò)一定的方式利用高校檔案資源實(shí)現(xiàn)主體訴求的結(jié)果。對(duì)高校檔案利用活動(dòng)而言，主體訴求是主體的主要表現(xiàn)形式和影響因素，高校檔案資源是利用的對(duì)象和客體，利用方式是鏈接主客體的橋梁，亦是利用活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的中介。三個(gè)要素辯證統(tǒng)一、緊密聯(lián)系，共同構(gòu)成了高校檔案利用這項(xiàng)管理活動(dòng)的基本內(nèi)容。

3.1 主體訴求。對(duì)于高校檔案利用工作而言，主體訴求包含兩個(gè)方面：一是高校檔案用戶的信息需求，二是高校檔案工作人員實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值的追求和提供檔案利用的意愿。而后者卻常常被研究者所忽略。

3.1.1 高校檔案用戶的信息需求。信息需求是社會(huì)信息服務(wù)發(fā)展的原動(dòng)力，也是影響信息服務(wù)內(nèi)容和方式的重要因素之一。用戶信息需求可分為兩種，真實(shí)的信息需求和非真實(shí)的信息需求。已經(jīng)表達(dá)出且已實(shí)現(xiàn)或正在實(shí)現(xiàn)的真實(shí)的信息需求可稱為“現(xiàn)實(shí)需求”，其余的統(tǒng)稱為“潛在需求”。在信息服務(wù)過(guò)程中，“現(xiàn)實(shí)需求”僅是冰山之一角，而“潛在需求”則是隱藏在水面之下的巨大的冰山主體。

高校檔案用戶的信息需求亦是如此，但是，由于高校檔案及檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)的原因，其信息需求呈現(xiàn)出一定的特點(diǎn)。具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，高校檔案用戶的四類群體中，前三類群體其信息需求往往是被動(dòng)、明確的需求，即他們往往是由于工作或解決自身問(wèn)題，相關(guān)部門要求他們必須查閱或提交相關(guān)檔案材料而被動(dòng)到高校檔案館（室）利用檔案的，其信息需求自產(chǎn)生之始就是非常明確的，即查閱什么檔案信息、提交何種檔案材料都是較為固定明確的。這三類用戶群體的信息需求從“潛在需求”轉(zhuǎn)化為“現(xiàn)實(shí)需求”往往只需外界命令或要求的突然推動(dòng)，這也導(dǎo)致他們的檔案利用活動(dòng)往往是一次性的；第二，第四類用戶群體的信息需求以主動(dòng)需求為主，即主要是由于研究需要或興趣使然而主動(dòng)到高校檔案館（室）利用檔案，但是由于主客觀原因，這類用戶的信息需求從“潛在需求”轉(zhuǎn)化為“現(xiàn)實(shí)需求”的比例很低。貫徹“以人為本”、立足“社會(huì)需求”是檔案利用體系建設(shè)的基本原則和要求，因此，如何使用戶（尤其是第四類用戶）的信息需求從“潛在需求”轉(zhuǎn)化為“現(xiàn)實(shí)需求”，是高校檔案利用體系建設(shè)需要關(guān)注的問(wèn)題。

3.1.2 高校檔案工作人員實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值的追求和提供檔案利用的意愿。檔案利用是衡量檔案工作成效的標(biāo)準(zhǔn)，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案工作人員自身價(jià)值的最終途徑。提供檔案為民生服務(wù)是檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)和發(fā)展趨勢(shì)，雖然高校檔案的提供利用對(duì)象主要是高校師生，但是社會(huì)利用者越來(lái)越多。遺憾的是，“重管輕用”的傳統(tǒng)思想依然禁錮著高校檔案工作者的神經(jīng)，眾多高校檔案館（室）為保護(hù)檔案所采取的一些措施猶如一道道壁壘，限制著社會(huì)利用者。此外，由于高校檔案館（室）的管理制度中沒(méi)有將提供利用效果、利用人次等指標(biāo)納入工作人員的考核范圍，嚴(yán)重削弱了工作人員提供利用服務(wù)的積極性，甚至將利用者看做一種負(fù)擔(dān)。

高校檔案工作人員的這種追求和意愿雖然不會(huì)對(duì)檔案利用產(chǎn)生根本性的影響，但是不可否認(rèn)，這種訴求的強(qiáng)弱與否卻會(huì)對(duì)高校檔案利用的效果和效率產(chǎn)生重大影響，亦會(huì)對(duì)利用者的信息需求產(chǎn)生刺激作用。強(qiáng)烈的自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的欲望和提供利用的意愿，會(huì)使其產(chǎn)生極大的動(dòng)力，千方百計(jì)為提供利用檔案獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，在提供利用活動(dòng)中亦可使利用者感受到檔案工作者真誠(chéng)的熱情；如果將利用者當(dāng)做一種負(fù)擔(dān)，則只能是“做一天和尚撞一天鐘”。

3.2 高校檔案資源。高校檔案資源是高校檔案利用體系中至關(guān)重要的一個(gè)組成部分。高校檔案資源建設(shè)應(yīng)遵循以下兩個(gè)基本原則：

一是高頻檔案優(yōu)先處理原則。對(duì)利用頻率較高的高校檔案進(jìn)行優(yōu)先處理不僅可以提高利用工作的效率，亦符合最優(yōu)化的辦事原則。首先，對(duì)于利用頻率較高的檔案，在整理時(shí)，要放在優(yōu)先位置，采用的紙張和裝具要結(jié)實(shí)耐磨。其次，開展數(shù)字化工作時(shí)，要對(duì)高頻檔案優(yōu)先數(shù)字化，尤其是利用頻繁的成績(jī)單和學(xué)籍卡，這樣，在學(xué)生大量查閱時(shí)，就可以省去調(diào)卷、放卷等大量時(shí)間和精力，同時(shí)，還保證了工作的迅速和準(zhǔn)確。最后，較為常用的檔案，可以單獨(dú)存放在方便調(diào)閱的地方，用時(shí)可以快速取出。

二是深度開發(fā)優(yōu)化原則。高校檔案資源的深度開發(fā)主要是指針對(duì)高校檔案內(nèi)容的開發(fā)，目前采取的主要手段是編研。“編研工作是提高高校檔案利用率的最佳切入點(diǎn)”，“編研工作是提高高校檔案工作水平的重要途徑”。[5]

高校檔案館（室）應(yīng)將編研工作的重點(diǎn)從教學(xué)科研成果的簡(jiǎn)單梳理和展示，轉(zhuǎn)向?qū)W校發(fā)展歷程中參與的重大社會(huì)活動(dòng)及知名校友檔案資料的深入考證和挖掘，這些檔案資料與社會(huì)聯(lián)系較為緊密，也易引起社會(huì)各界人士的共鳴。此外，高校檔案館（室）還應(yīng)重視學(xué)校重大活動(dòng)檔案的建檔，優(yōu)化館藏以為高校開展愛(ài)國(guó)主義教育和愛(ài)校教育積累素材。

3.3 利用方式。高校檔案的利用方式是學(xué)者們探討較多、有較大創(chuàng)新空間的一環(huán)。

3.3.1 查（借）閱。查（借）閱是高校檔案提供利用的主要方式。由于高校檔案館（室）具有機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)，因此，其檔案的借閱是對(duì)內(nèi)不對(duì)外的，這是高校檔案提供利用的一個(gè)特點(diǎn)。

因?yàn)楦咝n案用戶群體較為固定，且每類群體所需檔案的類型也較為固定，所以，高校檔案的利用趨勢(shì)是較易預(yù)判的。但是隨著社會(huì)檔案需求的擴(kuò)大，社會(huì)利用者會(huì)逐漸增多，高校檔案館（室）應(yīng)作好充分的準(zhǔn)備。目前，許多高校開展的開放鑒定工作即是將高校檔案館（室）保存的歷史檔案向社會(huì)開放的重要舉措，也必將刺激社會(huì)利用者對(duì)高校檔案的利用需求。這一工作應(yīng)成為高校檔案利用體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

3.3.2 檔案展覽。檔案展覽其實(shí)是一種通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行淺度編研提供利用的方式，就目前情況而言，高校檔案館（室）通過(guò)檔案展覽提供利用還只是小規(guī)模、小范圍的，主要局限于學(xué)校內(nèi)部，尚達(dá)不到博得社會(huì)眼球的程度。

值得一提的是，高校檔案館（室）依托學(xué)校校史館展開的較深層次的檔案展覽卻顯得有聲有色。高校校史館是以學(xué)校發(fā)展歷程和教學(xué)科研成果為主題的、對(duì)相關(guān)檔案材料進(jìn)行較深層次編研的成果展示，其中，高校檔案館（室）是校史資料的主要提供者，甚至許多高校校史館建成之后都劃歸高校檔案機(jī)構(gòu)管轄。高校校史館是學(xué)校對(duì)外開放交流的重要平臺(tái)，積極引導(dǎo)廣大校友和社會(huì)人士參觀校史館是高校對(duì)外宣傳、提高知名度的重要措施。可以說(shuō)，校史館是高校檔案向社會(huì)提供利用的重要窗口和平臺(tái)。

3.3.3 提供編研成果。目前，高校檔案編研成果主要是校史、年鑒、制度匯編等，這些成果主要是在校內(nèi)或校際傳播，傳播范圍尚不是很廣。而且由于這些成果基本上屬于資料匯編形式，利用價(jià)值不是很大。高校檔案部門應(yīng)利用高校得天獨(dú)厚的人才和資源優(yōu)勢(shì)，不斷拓展服務(wù)方式，利用檔案網(wǎng)站主動(dòng)提供檔案資源，開展個(gè)性化服務(wù)。

高校檔案利用體系的三個(gè)維度是相互影響、相互依存的統(tǒng)一整體，其中用戶訴求是動(dòng)力源泉，高校檔案資源是基礎(chǔ)，利用方式是中介，三者缺一不可。每一個(gè)維度亦是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的子系統(tǒng)。正如地球的生物圈一樣，每個(gè)子系統(tǒng)之間都有一定的獨(dú)立性，但更重要的是它們之間互相聯(lián)系、互相影響，缺一不可，共同構(gòu)成了高校檔案利用體系這個(gè)大系統(tǒng)。

注：本文系中國(guó)人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金資助）項(xiàng)目13XNH221之“高校檔案利用體系建設(shè)研究”的研究成果。

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[4]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008：377.

[5]薛英.編研工作：應(yīng)是提高高校檔案利用率的最佳切入點(diǎn)[J].現(xiàn)代情報(bào)，2006（3）：152～155.

（作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

來(lái)稿日期：2013-08-18）