參與老科學家學術(shù)信息采集工作的實踐與思考

歐陽慧芳

老科學家學術(shù)信息采集工程是2009年經(jīng)國務(wù)院批準，中國科協(xié)牽頭，聯(lián)合中組部、教育部等11部委共同組織實施的大型資料采集工程，旨在搶救共和國科技發(fā)展史上所形成的各類珍貴檔案。3年多來，已組織對全國各行業(yè)、各科技領(lǐng)域，80歲以上的約300名兩院院士或雖無院士頭銜但對祖國科學發(fā)展作出突出貢獻的老科學家的各種檔案資料進行了搶救性的全面采集。時至今日，通過采集人員的辛勤努力，工作已經(jīng)卓見成效，取得了豐碩成果。

老科學家信息采集工程以科學家學術(shù)成長經(jīng)歷為主線，圍繞其家庭背景、求學歷程、師承關(guān)系、科學研究等方面，多角度、全方位地將老科學家們?yōu)樽鎳萍际聵I(yè)發(fā)展孜孜以求、無私奉獻、勇于開拓、敢于創(chuàng)新的光輝歷程通過各種珍貴的檔案史料生動地呈現(xiàn)出來，這將為探索和總結(jié)我國科技發(fā)展規(guī)律和人才成長規(guī)律，進行科學研究提供大量可資借鑒的寶貴素材，也充分體現(xiàn)了社會各界日益增強的檔案意識，無疑是一項功在當代、利在千秋的意義重大的文化工程。

筆者作為華南理工大學檔案館的一員，有幸參與了我校高分子研究所教授、中國科學院院士程镕時先生的信息采集，負責對所有與程院士有關(guān)檔案資料的搜集、鑒定、分類、整理、數(shù)字化及編目等工作。下面結(jié)合我們的工作實踐談點認識和體會。

1 檔案人員在此項信息采集工作中發(fā)揮著主力軍的作用

檔案人員在此次信息采集工程實施的過程中，承擔了大量主要工作。自2010年采集工程正式啟動以來，全國各相關(guān)研究院（所）、高校、中央企業(yè)等科學家集中的科研單位分期分批成立了約300支高素質(zhì)的信息采集小組，每個小組承擔所在單位一名采集對象的信息采集工作。采集小組成員集中了檔案學、新聞宣傳、科技史等專業(yè)以及與采集對象相關(guān)學科領(lǐng)域的科研人員，共同組成精干的采集隊伍，為順利、高效、高質(zhì)量地完成采集工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。其中大多數(shù)相關(guān)單位領(lǐng)導責成本單位的檔案管理部門牽頭，對整個采集工作進行全程把握和質(zhì)量控制。

2 確保對老科學家學術(shù)資料等名人檔案采集的齊全完整，廣泛全面

老科學家學術(shù)信息采集工程實際就是名人檔案的建設(shè)工程。每一位為祖國科技發(fā)展作出重要貢獻的老科學家，其人生的每個階段所形成的各類資料都記載著他們的學術(shù)成長歷程，都是重要見證，具有珍貴的史料價值。所以，采集人員需要將采集范圍盡量擴大化，確保一切有價值的檔案資料不遺漏。采集范圍包括老科學家的手稿（如工作筆記、實驗記錄、幻燈片、講義等）、書信、著作、論文（包括老科學家發(fā)表或被會議收錄的所有學術(shù)論文和非學術(shù)性論文、本科及研究生求學階段的課程論文、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計報告等）、聲像檔案（包括照片、音頻、視頻等）、科研類檔案、求學期間的學籍檔案、各種圖紙（如老科學家手繪建筑圖紙等）、個人傳記、證書證件類（如各類獲獎證書、畢業(yè)和學位證書、聘書、任命書等）、媒體報道、同行學術(shù)評價資料、各種實物類檔案（如獎牌、獎?wù)?、老科學家發(fā)明或使用過的具有紀念意義的儀器設(shè)備或生活用品、題詞、書畫作品、在參加國內(nèi)外會議或外事訪問活動中獲贈的紀念品等），還有其他諸如老科學家收到的社會各界寄來的賀卡、邀請函、會議回執(zhí)等材料。

此外，本次采集工作還有一項重要內(nèi)容，即在老科學家身體情況允許的前提下，對其本人進行面對面的直接訪談，引導他對自己一生的生活、求學、工作等經(jīng)歷作全面回顧，以及對老科學家成長經(jīng)歷中交往較為密切的同行、同事、學生、合作伙伴等，就老科學家的各方面情況作間接訪談，以采集珍貴的視頻和音頻、照片等影像資料，將老科學家的音容笑貌及他的成長經(jīng)歷通過其自身的言談永遠留存在檔案的記憶里。

3 采集人員要廣泛閱讀有關(guān)采集對象情況的簡歷、傳記、人物專訪等材料，從而對采集對象從出生、求學、工作到生活等一生的經(jīng)歷，學術(shù)成就、學科背景、師承關(guān)系、社會關(guān)系等有一個全面了解，這將大大擴充采集的視野，也為采集人員找尋線索提供思路和方向

基于此，采集小組中盡量安排一名該老科學家的學生或者同事加入。如，華南理工大學程镕時院士信息采集小組中，有一名成員就是程镕時的博士生，他對程院士的工作經(jīng)歷和程镕時在人生各階段的同事、學生、國內(nèi)外有密切往來的學術(shù)同行等都較為熟悉，并且對其導師的學術(shù)研究領(lǐng)域和學術(shù)成長經(jīng)歷有較為深入的了解。大量的前期準備工作和人員的合理調(diào)配和分工使得采集小組在確定、聯(lián)系訪談人，擬寫采訪提綱、向他們廣泛征集各種史料、撰寫項目研究報告等一系列相關(guān)事務(wù)都能做到心中有數(shù)，使采集工作得以有針對性和方向性、有條不紊地進行，而不至于臨時盲目慌亂。

我們在采集程镕時信息時，通過翻閱大量資料，了解到院士出生、求學、工作等經(jīng)歷。掌握了總體情況后，我們根據(jù)程院士的成長軌跡，聯(lián)系他人生路上曾經(jīng)的同學、同事、鄉(xiāng)賢、朋友、學生以及家人進行訪談和征集資料?？傊詈笠_到這樣一種效果，即通過采集到的所有資料能看到程院士全面、連貫而豐富的人生，盡量不留下一絲空白。

為此，我校采集小組詳細制訂了信息采集計劃，分期分批、按部就班地穩(wěn)步推進工作。首先給分散在各地的程院士曾經(jīng)的同事、學生、朋友、學術(shù)同行等群發(fā)郵件，告知信息采集工作的由來、目的和意義，向他們廣泛征集相關(guān)的老照片、與程院士的往來書信、手稿，視頻、音頻等。他們都積極響應(yīng)、給予了大力支持，頗有效果。繼而南下深圳、北上南京、長春，遍訪院士曾經(jīng)的學習、工作所在地，對相關(guān)的人員進行訪談并前往當?shù)貦n案部門、宣傳部門查閱檔案，收獲了一大批十分珍貴的史料。同時，還聯(lián)系了程镕時院士中學、大學和研究生時期的母校，采集其各求學階段的相關(guān)學籍檔案及其他諸如為母校題詞、作報告等的文字、照片、音視頻材料。也計劃到江蘇和橋鎮(zhèn)等地，拍下程院士出生地的風物面貌、曾經(jīng)居住的祖屋、小學校舍、兒時同伴等，將院士一生的成長軌跡透過各種史料還原出來。

4 要有開放的眼光和敏銳的洞察力以及觸類旁通的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，竭盡全力全面做好采集工作

此次采集工程的對象，均為80歲以上年事已高的老科學家，他們在一生的歷程中，雖形成了大量各種載體、不同類型的珍貴史料，但有些老科學家可能平時并不十分關(guān)注，加之他們中幾乎無一例外經(jīng)歷過“文革”的浩劫，很多保存在他本人手中的早年有價值的手稿、書信、著作等多數(shù)未能幸存下來。在這種情況下，采集人員不應(yīng)守株待兔地消極坐等，而應(yīng)該積極地想方設(shè)法，從不同側(cè)面，抱著不放過任何線索的決心千方百計地去搜尋、查找一切有關(guān)老科學家的檔案史料，盡量將散落在各地個人手中的有關(guān)該名老科學家的所有資料采集到手，使采集的成果盡可能豐富。所以，檔案史料采集工作不單純靠體力，更需要智慧和勇氣。通過堅持不懈的努力，采取順藤摸瓜、按圖索驥的方式去查找，往往會有意想不到的收獲。

以筆者參與的程镕時院士信息采集工作為例，在搜尋視頻音頻、照片等聲像檔案材料時，在院士本人家里未能找到這方面的資料，所以只能想辦法通過其他途徑獲取。于是我們上網(wǎng)搜索，輸入“程镕時”作為關(guān)鍵詞，跳出來許多新聞，逐一查看，篩選出其中有重要價值的幾條，根據(jù)這些新聞中提供的信息，按圖索驥，找到新聞的撰稿人，向其詢問是否有相關(guān)資料提供。這樣順藤摸瓜，往往能有意想不到的收獲。憑借敏銳的職業(yè)嗅覺、耐心細致的職業(yè)態(tài)度，我們沿著蛛絲馬跡，屢試不爽，采集到手的資料也從無到有，從有到多，比初時大大地豐富和充實了。

5 檔案人員應(yīng)自覺主動地做好名人檔案的采集工作，時刻保持著高度的檔案意識，密切關(guān)注名人檔案建檔對象的動態(tài)，將其在各項活動中最新形成的檔案及時采集進館

要眼觀六路、耳聽八方，平時注重隨時采集隨時積累，這樣就能使我們的名人檔案建檔工作變消極被動為積極主動。在此次老科學家資料采集工作中，親身體驗了輾轉(zhuǎn)曲折、頗為艱辛的信息采集的工作過程后，很多采集小組成員都大大增強了檔案意識，并且付諸行動，對于采集對象在公開活動中的一舉一動都給予了高度的關(guān)注，每次活動前后，采集小組成員都會立即主動與相關(guān)主辦方或老科學家本人聯(lián)系，及時將相關(guān)的視頻、音頻、照片、文字材料等采集回來，有的采集人員甚至直接到現(xiàn)場進行錄音、攝像等，使得對老科學家珍貴影像資料的采集工作做到萬無一失。

同時要及時跟進，主動出擊。就我校而言，對于名人檔案建檔對象，因他們中很多人仍然在職，所以他們手中保存的珍貴資料，如各類證書、文件、手稿等，在職務(wù)活動中仍要使用，暫時不能歸檔，那么檔案人員也應(yīng)及時提醒他們注意保管，就名人檔案歸檔的注意事項提出明確的要求，并且經(jīng)常與他們保持良好的溝通，督促他們將可以歸檔的材料及時移交歸檔，且告知他們要注意保存好工作中形成的各類有價值的材料以便今后存檔，做到隨時跟進。而不能像有些檔案人，下發(fā)了名人檔案歸檔的通知卻從此不聞不問，從來不主動出擊，只管坐等著名人送檔案上門，那樣的征集效果將會大打折扣。

6 對采集到的所有珍貴史料應(yīng)及時進行消毒和數(shù)字化工作，以確保安全、長久、無損保存

很多早年手稿、信件等因年代較久，多數(shù)已經(jīng)出現(xiàn)邊緣破損、紙質(zhì)泛黃、字跡模糊甚至蟲蛀現(xiàn)象。所以，為了有效保護檔案，使它們能更好地永久留存，需要及時對其消毒和數(shù)字化。采集進館的材料首先放入真空充氮殺毒機中進行消毒，然后通過拍照、掃描的方式，形成電子版存儲。為了保證圖像質(zhì)量，對于珍貴的較古舊的手稿、照片等材料，掃描的分辨率一律要求達到800dpi，并且以無損壓縮、完全保留圖像信息的TIF格式進行存儲，盡管所占的儲存空間較大，但是保證了圖像的高清晰度和安全無損。

總之，只有做生活的有心人，才能真正做好老科學家及其他名人檔案的信息采集工作。

（作者單位：華南理工大學檔案館 來稿日期：2013-08-13）