對企業信用信息檔案化管理的思考

王輝

1 企業信用信息

企業信用信息是指企業在生產經營活動中形成的所有能夠反映企業信用狀況的記錄與資料。

由于企業經營過程的復雜，企業信用涵蓋的方面也十分廣泛，種類也十分繁多，具體而言，企業信用信息主要包括下面幾方面的基本內容：借貸信用、生產經營質量信用、服務道德信用、貿易合同信用、內部管理信用和納稅信用。

2 企業信用信息檔案化管理

企業信用信息檔案化管理是指先形成企業信用信息檔案，然后對其進行日常的動態管理，以確保企業信用信息的時效性、真實性、準確性和合法性，最終實現為社會及企業自身服務的目的。

企業信用檔案是指企業及其法人的基本情況、企業的信用狀況相關的文件資料的總和，體現了企業在日常生產經營過程中的信用高低，是證實企業是否誠實守信、是否有違法亂紀等行為的重要憑證和依據。由于企業作為市場經濟活動的主體，企業信用檔案是信用檔案的重要組成部分。具體來講，企業信用檔案的內容包括：企業在日常的生產經營活動中形成的能夠直接或者間接反映企業信用的各種文字、圖表、音像、光盤等不同形式的真實的歷史記錄。具體就是指以上六種企業信用信息按一定原則進行收集、整理并保存形成該企業相應的包括文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體在內的文件匯總。

企業信用檔案在企業進行銀行貸款融資、創造良好品牌效應、開拓經營市場等諸多方面都會起到很大的作用。企業檔案管理部門也要把建立企業信用檔案納入為企業服務的進程中，積極拓寬檔案業務范圍及工作內容，為企業檔案工作發展提供更多的幫助。

3 企業信用信息檔案化管理的對策

3.1 完善企業信用信息檔案化管理的相關制度。應盡快出臺關于信用檔案管理并與信用體系相關聯的法律法規，國家應加快相關法制進程，盡快將信用檔案管理工作納入法制軌道，以政府為主導來促進企業信用檔案體系的規范運作。區、縣政府負責制定總體規劃與規章制度，培育和監管信用市場。按照特許經營、商業運作、專業服務的方向，發揮市場機制作用，促進信用服務市場發展，規范有序地建立全區、縣企業信用檔案體系。按照信息共享、公平競爭、有利于公共服務和監管、維護國家信息安全的要求，制定企業征信管理、信用信息查詢披露管理、信用評級管理、信用服務機構管理、信用服務從業人員管理、信用信息網絡管理、守信激勵與失信懲戒等方面的規章和相關制度。

3.2 細化企業信用檔案收集工作。目前，由于我國還沒有明確的法律制度來規范檔案信息的采集，而且各企業的信用信息都是分散分布的，因此，對企業信用信息的采集造成了很大的阻礙，信息采集的難度也增加了很多。為保證企業信用檔案信息采集的完整性和真實性，必須同金融、技術監督、稅務、海關等部門溝通，還必須同法院、公安部門取得聯系獲得相應信息，建立一個真實、全面的信用檔案數據庫。

不同的信用信息在信息采集時可以采取定期采集、不定期采集和一次性采集三種方式相結合。如企業經營狀況這類一年總結一次的信用信息，可以根據其發布的慣例，采用定期采集信息的方式；例如，質監局對企業產品質量的檢查結果，企業的貸款、還款情況，沒有固定的時間，可以采用不定期采集的方式，根據結果的具體披露時間進行采集；而企業的守法情況可采取一次性采集，有變化不定期更新的方式。

3.3 優化企業信用檔案管理方式。由于企業信用信息檔案分布得較分散并且種類繁多，所以，其在具體的管理方法上也不同于其他專門檔案，自身必須有合適的管理方案。第一，因為企業信用檔案產生和形成貫穿在企業內各部門相應的職能活動中，所以，在立卷原則上應堅持部門立卷，由檔案形成單位將原始材料組成案卷后，集中向檔案管理部門移交歸檔，由檔案管理部門按照檔案管理的具體要求進行統一分類、管理和保存。第二，由于信用檔案形成的特殊性使其很難從企業其他類檔案中分離開，因此，為保持管理的連續性及完整性，信用檔案不必作為單獨的分類和其他類檔案分開保存，而是與其他類檔案一并歸檔，實行集中統一管理。第三，企業信用檔案雖然沒有從其他類檔案中分開單獨保存，但為了滿足大眾對這些信用檔案的不同需求，企業檔案部門應對信用檔案單獨編制專題目錄，并注明檔案所屬類別及存放地點、歸檔部門等信息。第四，為了利用者參考利用的方便高效，檔案部門可以對分布于其他類檔案內的信用信息進行集中摘錄、匯總，形成較為系統的信用信息材料以備參考和利用。第五，對于利用率較高的文件，如企業資質證明、工商認證證書、產權證書等，不僅要將其形成材料完整歸檔，建立專題目錄，進行傳統的紙質保存，而且可以運用現代技術，對這些利用率較高的檔案進行數字化處理，存入數據庫或光盤，以備隨時利用。

（作者單位：鄭州藝術職業技術學院 來稿日期：2013-08-12）