對(duì)企業(yè)信用信息檔案化管理的思考

王輝

1 企業(yè)信用信息

企業(yè)信用信息是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的所有能夠反映企業(yè)信用狀況的記錄與資料。

由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的復(fù)雜，企業(yè)信用涵蓋的方面也十分廣泛，種類也十分繁多，具體而言，企業(yè)信用信息主要包括下面幾方面的基本內(nèi)容：借貸信用、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量信用、服務(wù)道德信用、貿(mào)易合同信用、內(nèi)部管理信用和納稅信用。

2 企業(yè)信用信息檔案化管理

企業(yè)信用信息檔案化管理是指先形成企業(yè)信用信息檔案，然后對(duì)其進(jìn)行日常的動(dòng)態(tài)管理，以確保企業(yè)信用信息的時(shí)效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性，最終實(shí)現(xiàn)為社會(huì)及企業(yè)自身服務(wù)的目的。

企業(yè)信用檔案是指企業(yè)及其法人的基本情況、企業(yè)的信用狀況相關(guān)的文件資料的總和，體現(xiàn)了企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的信用高低，是證實(shí)企業(yè)是否誠(chéng)實(shí)守信、是否有違法亂紀(jì)等行為的重要憑證和依據(jù)。由于企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體，企業(yè)信用檔案是信用檔案的重要組成部分。具體來(lái)講，企業(yè)信用檔案的內(nèi)容包括：企業(yè)在日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的能夠直接或者間接反映企業(yè)信用的各種文字、圖表、音像、光盤(pán)等不同形式的真實(shí)的歷史記錄。具體就是指以上六種企業(yè)信用信息按一定原則進(jìn)行收集、整理并保存形成該企業(yè)相應(yīng)的包括文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體在內(nèi)的文件匯總。

企業(yè)信用檔案在企業(yè)進(jìn)行銀行貸款融資、創(chuàng)造良好品牌效應(yīng)、開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)等諸多方面都會(huì)起到很大的作用。企業(yè)檔案管理部門(mén)也要把建立企業(yè)信用檔案納入為企業(yè)服務(wù)的進(jìn)程中，積極拓寬檔案業(yè)務(wù)范圍及工作內(nèi)容，為企業(yè)檔案工作發(fā)展提供更多的幫助。

3 企業(yè)信用信息檔案化管理的對(duì)策

3.1 完善企業(yè)信用信息檔案化管理的相關(guān)制度。應(yīng)盡快出臺(tái)關(guān)于信用檔案管理并與信用體系相關(guān)聯(lián)的法律法規(guī)，國(guó)家應(yīng)加快相關(guān)法制進(jìn)程，盡快將信用檔案管理工作納入法制軌道，以政府為主導(dǎo)來(lái)促進(jìn)企業(yè)信用檔案體系的規(guī)范運(yùn)作。區(qū)、縣政府負(fù)責(zé)制定總體規(guī)劃與規(guī)章制度，培育和監(jiān)管信用市場(chǎng)。按照特許經(jīng)營(yíng)、商業(yè)運(yùn)作、專業(yè)服務(wù)的方向，發(fā)揮市場(chǎng)機(jī)制作用，促進(jìn)信用服務(wù)市場(chǎng)發(fā)展，規(guī)范有序地建立全區(qū)、縣企業(yè)信用檔案體系。按照信息共享、公平競(jìng)爭(zhēng)、有利于公共服務(wù)和監(jiān)管、維護(hù)國(guó)家信息安全的要求，制定企業(yè)征信管理、信用信息查詢披露管理、信用評(píng)級(jí)管理、信用服務(wù)機(jī)構(gòu)管理、信用服務(wù)從業(yè)人員管理、信用信息網(wǎng)絡(luò)管理、守信激勵(lì)與失信懲戒等方面的規(guī)章和相關(guān)制度。

3.2 細(xì)化企業(yè)信用檔案收集工作。目前，由于我國(guó)還沒(méi)有明確的法律制度來(lái)規(guī)范檔案信息的采集，而且各企業(yè)的信用信息都是分散分布的，因此，對(duì)企業(yè)信用信息的采集造成了很大的阻礙，信息采集的難度也增加了很多。為保證企業(yè)信用檔案信息采集的完整性和真實(shí)性，必須同金融、技術(shù)監(jiān)督、稅務(wù)、海關(guān)等部門(mén)溝通，還必須同法院、公安部門(mén)取得聯(lián)系獲得相應(yīng)信息，建立一個(gè)真實(shí)、全面的信用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

不同的信用信息在信息采集時(shí)可以采取定期采集、不定期采集和一次性采集三種方式相結(jié)合。如企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況這類一年總結(jié)一次的信用信息，可以根據(jù)其發(fā)布的慣例，采用定期采集信息的方式；例如，質(zhì)監(jiān)局對(duì)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的檢查結(jié)果，企業(yè)的貸款、還款情況，沒(méi)有固定的時(shí)間，可以采用不定期采集的方式，根據(jù)結(jié)果的具體披露時(shí)間進(jìn)行采集；而企業(yè)的守法情況可采取一次性采集，有變化不定期更新的方式。

3.3 優(yōu)化企業(yè)信用檔案管理方式。由于企業(yè)信用信息檔案分布得較分散并且種類繁多，所以，其在具體的管理方法上也不同于其他專門(mén)檔案，自身必須有合適的管理方案。第一，因?yàn)槠髽I(yè)信用檔案產(chǎn)生和形成貫穿在企業(yè)內(nèi)各部門(mén)相應(yīng)的職能活動(dòng)中，所以，在立卷原則上應(yīng)堅(jiān)持部門(mén)立卷，由檔案形成單位將原始材料組成案卷后，集中向檔案管理部門(mén)移交歸檔，由檔案管理部門(mén)按照檔案管理的具體要求進(jìn)行統(tǒng)一分類、管理和保存。第二，由于信用檔案形成的特殊性使其很難從企業(yè)其他類檔案中分離開(kāi)，因此，為保持管理的連續(xù)性及完整性，信用檔案不必作為單獨(dú)的分類和其他類檔案分開(kāi)保存，而是與其他類檔案一并歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第三，企業(yè)信用檔案雖然沒(méi)有從其他類檔案中分開(kāi)單獨(dú)保存，但為了滿足大眾對(duì)這些信用檔案的不同需求，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)信用檔案單獨(dú)編制專題目錄，并注明檔案所屬類別及存放地點(diǎn)、歸檔部門(mén)等信息。第四，為了利用者參考利用的方便高效，檔案部門(mén)可以對(duì)分布于其他類檔案內(nèi)的信用信息進(jìn)行集中摘錄、匯總，形成較為系統(tǒng)的信用信息材料以備參考和利用。第五，對(duì)于利用率較高的文件，如企業(yè)資質(zhì)證明、工商認(rèn)證證書(shū)、產(chǎn)權(quán)證書(shū)等，不僅要將其形成材料完整歸檔，建立專題目錄，進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，而且可以運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)這些利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，存入數(shù)據(jù)庫(kù)或光盤(pán)，以備隨時(shí)利用。

（作者單位：鄭州藝術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來(lái)稿日期：2013-08-12）