高校中人事檔案管理淺析

王凱

摘要：隨著高校人事制度改革的不斷完善，人事檔案對高校建設尤顯重要。本文著重探討高校人事檔案歸集工作中存在的問題及其對策，以期提高人事檔案的管理和利用水平，為高校的發展提供優質服務。

關鍵詞：高校人事檔案歸集問題

一、高校中人事檔案歸集的現狀

1.對人事檔案管理工作的重視度不高

多數高校的領導及教職工對其人事檔案管理工作認識不足，廣大職工普遍認為人事檔案管理就是整理、歸集、裝盒保管就完了，沒有把它作為學院的一項重要工作納入到日常工作當中，有些領導認人事檔案與學院的教學管理及科研成果沒有關系，也不能創造出更大的經濟效益，致使其人事檔案在日常工作中成了“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”的無足輕重的事情。認識上的不足導致許多人對檔案的歸集缺乏應有的理解與重視。

有些高校教職工對個人的人事檔案材料，如：工作后進修的學籍材料等，并不重視，也不在檔案管理部門進行歸集，導致其人事檔案材料無法做到完善，更無法使其人事信息進行及時的更新，在日后學院對人員的考核、晉升等工作上造成一定的難度。

2.支持人事檔案工作的相關制度欠缺

在日常工作中，有些高校缺乏系統、健全的檔案管理制度，對檔案的歸集內容、歸集的時間，歸集的要求等未做出具體的規定，有些高校雖然制定了有關的制度，但是在工作中并沒有落實，制約了檔案信息的更新，從而無法完成檔案的制度化、規范化。

3.人事檔案管理人員業務素質不高

由于重視度不高，導致人事檔案部門的人員往往都不是正規的專業人員，并且人員配備較少。近年來隨著高校的發展，招生規模的擴大，師資隊伍也隨之壯大，教職員工的人事檔案數量增多，需要歸檔個人材料較多，工作量較大。檔案管理人員無法及時的對人員材料進行更新、歸集，更有些造成人員材料的遺失。

高校中很少會花成本對人事檔案管理人員做正規而系統的專業技能培訓。管理人員專業素質欠缺，使其對檔案工作也不大重視，導致人事檔案歸集不完整，不及時，檔案材料的內容不夠規范，從而影響了人事檔案的建設和管理水平的提高。

4.人事檔案電子信息化建設滯后

目前，有很多高校的人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立層面上，沒有實現人事檔案電子信息化。雖然檔案室配備了電腦但也僅局限于打印檔案目錄，無法對人事信息做到電子的查詢和檢索，電子信息化水平較低，沒有一個較為全面的人員信息的規整及健全，降低了日常工作中的辦公效率。

5.人檔分離現象較多

在人才流動方面，很多高校對人事檔案沒有具體的要求，導致很多職工上崗后，不去轉遞個人的人事檔案，造成棄檔情況較多，有些職工知道要辦理檔案材料的轉移，但是沒有接收的單位，導致人才流動和檔案的轉遞不同步，使人檔分離，甚至出現死檔現象，勢必影響到人事檔案的延續性。

二、對高校人事檔案管理及歸集的建議

1.建立、健全高校的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作是一項瑣碎而且繁雜的工作，需要有嚴格的制度來保證其實施，只有不斷完善的檔案管理制度，才能較為規范的對人事檔案材料記性歸集和轉遞，才能使檔案的歸檔做到及時、完整和準確。

2.大力宣傳人事檔案管理的制度，增強教職工的人事檔案意識

在教職員工當中對人事檔案的制度做大力宣傳，加強廣大教職工的檔案意識，并以部門為單位，分學期對教職員工的人事檔案材料進行統一的收集，并做好電子信息的登記，由部門統一上交人事檔案管理部門，對不合格的材料及信息，由人事檔案管理部門下發紙質的說明，限期規整。使高校人事檔案的收集和歸檔工作能及時有效地開展。

3.建立高素質的人事檔案管理人才隊伍

對于現在化的檔案管理工作，不僅我們要有較為準確的專業知識，還要熟悉相關的計算機操作，所以建立一支高素質的管理隊伍是做好人事檔案工作的關鍵。因此，一方面高校應組織管理人員去較好的人才機構進行考察學習，學習先進的管理理念和較好的管理流程。一方面高校應加強人事檔案管理人員的專業培訓，使管理人員有較強的工作責任心，認真審核需要歸集的人事材料，及時追捕缺漏的材料，對新添補的材料做好信息的更新。

4.建立人事檔案管理電子信息化建設

使用計算機等先進的電子設備對人事檔案進行管理，可有效的提高檔案管理的效率。人事檔案的整理及歸集應當改變過去單純使用紙質的傳統管理方式，在電腦中進行統一的電子信息化的動態管理，較為準確明了的完成檔案的查閱、編輯，為了更好的保證檔案材料的真實性，我們可采用電子檔案與紙質檔案并存的管理方式，建立雙軌制度。如果條件允許，可制作人事影印檔案材料，既能做到快捷便利的查詢工作，又能更加精準無誤的展現檔案材料，實現人事檔案數據化、信息化。

5.結合人事代理制度，規范流動人才的人事檔案管理工作

對于人事檔案的流動問題，關鍵在于制定一個人員流動的制約環節，規范人才流動模式的管理，建立科學化的人才流動流程，并與當地的人才服務機構建立合作關系，對于人員的流動進行跟蹤，明確人事檔案轉遞的人員，統一由檔案管理部門對其檔案進行轉遞；對于未作出明確說明檔案轉遞的人員，我們掙得本人同意，為其辦理人事代理手續，人事檔案轉入人才服務機構，始終保持流動人才人事檔案內容的延續性，以此才有助于人才流動與檔案轉遞的同步，避免人檔分離。

總之，高校職工應提高對教職員工人事檔案的重視度，人事檔案部門應當完善相關的管理制度，加強人事檔案管理人員隊伍的建設，積極主動的推進人事檔案管理信息化建設，把人事檔案管理工作融入到日常工作當中，才能使高校人事檔案管理工作與時俱進，提高高校教職員工人事檔案的質量和利用水平，為高校的發展提供更好的服務。

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