淺談人事檔案管理創新與信息技術的應用

王桂萍

摘 要 人事檔案管理是各個企業和事業單位管理領域的一項重要內容，隨著市場經濟的發展，人事檔案管理涉及到的信息越來越大，人事檔案調用也逐漸頻繁，傳統的人事檔案管理方法出現諸多問題。而信息技術的出現，使得信息處理效率提高，在各領域的信息管理中得到了廣泛應用。本文就人事檔案管理的創新與信息技術的應用展開論述，并提出幾點對策。

關鍵詞 人事檔案管理 信息技術

中圖分類號：F207 文獻標識碼：A

一、人事檔案管理現狀

我國現代的人事檔案管理涉及到的信息不斷增多，信息的載體也日益多樣化，造成傳統管理模式越來越不適應現代企業、事業單位的發展需求，出現了諸多問題。

（一）管理理念落后。

企事業單位工作人員的人事檔案一般都是由企業或事業單位的有關部門直接進行檔案數據的更改、補充，很少由當事人參與。當事人的人事檔案管理的知情權缺失，以致部分材料失實。其次在檔案的管理上，只有國家機關、事業單位等才擁有人事檔案的管理權。私營、民營企業只能把人事檔案放在人才市場。使企業不能及時對人事檔案信息進行變更，以致檔案管理落后。

（二）管理方法不健全。

人事檔案管理應當實行“檔隨人走”的管理模式，但是現今社會中，企業間人才流動現象普遍，檔案的管理變成“人檔分離”。 人事檔案多年來采用傳統的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計算機進行輔助管理，但也只是采用電腦進行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質的飛躍，造成人事檔案管理效率低。

二、信息化技術對檔案管理的作用

實現人事檔案管理創新，在人事檔案管理中應用信息技術，就是實現人事檔案管理的信息化。檔案管理信息化是檔案管理專業化、職業化的必然之路，是提升自身競爭力的有效手段。因此，加強信息技術的應用，實現人事檔案管理的信息化有著重要意義。

（一）保護重要原件。

通過計算機對檔案原件進行數字掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件因多次使用而損壞，并降低和避免重要資料丟失的風險。

（二）一體化運作。

所謂一體化運作，是指通過現代信息技術的計算機互聯網和數據庫技術，在企業、事業單位以及相關部門建立人事檔案管理平臺。只要一方進行人事檔案的維護操作，其他各方都可以得到同步的數據更新，大大縮短了人事檔案調用的時間，實現人事檔案管理的一體化運作。

（三）快速檢索。

以往進行人事檔案信息的查詢檢索，主要是通過手動翻閱，經常是花費了大量時間，翻閱了大量檔案還是找不到所需資料。而信息技術利用現代計算機檢索技術對數字化的人事檔案進行分類存儲與查詢可以在瞬間找到。

三、人事檔案管理的創新發展

時代是不斷運動和發展的，人事檔案管理工作也是這樣，不能恪守陳規，應該主動突破舊規則對檔案工作的限制，探索和分析更適合現如今人事檔案管理的新思路，實現人事檔案管理的信息化和現代化。

（一）推進檔案數字化，提高檔案管理標準化、規范化水平。

目前，檔案信息化管理的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重形象了系統整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案管理信息化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個當面和各個環節，其中首要的是檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（二）創新認識檔案管理的理念。

作為人事檔案管理部門，必須要要有強烈的責任心，在掌握檔案管理的基本知識的前提下，更要在管理的過程中引進一下現代化的理念和管理方法，一方面對檔案管理硬件上提高，為人事檔案管理的安全、高效創造條件。另一方面應該建立一個系統的檔案管理體系，對檔案管理問題進行系統處理。

（三）人事檔案內容的創新發展。

針對人事檔案的內容，也應該進行一定的創新，我國企事業單位的對人事檔案的管理，一般包括政治面貌、工作經歷、學歷、職稱等，當時卻很少會涉及人員的工作能力、特點、業績等，在對檔案內容進行創新的過程中應該注重對這方面進行發展和完善。檔案是一個極具個性化的信息載體，在某些方面存在著很多共性，但更多的差異，這些差異主要體現在工作性質、職業特點、社會評價等等，我們應該在信息化的基礎上對人事檔案進行分類，根據不同的人員屬性，對檔案進行重新定位，提高檔案的價值，更大程度的滿足社會的需求。

（四）管理機制的創新。

人事檔案管理應當構建以人為本的服務體制，圍繞這一中心規范相關管理制度，并將其作為強化人事檔案管理的重要手段。首先，定期檢查人事檔案管理制度的執行情況，若發現問題應當及時進行處理，確保檔案管理工作的嚴肅性；其次，建立檔案管理人員培訓與考核機制，對人員檔案管理工作情況進行定期考核，充分調動起他們工作的積極性，確保人事檔案管理進入良性發展階段。

四、結束語

人事檔案管理創新不只是管理技術上的創新，也要從制度上、思想上去創新。信息技術可以做到管理技術上的創新，但它也需要制度的維護，思想的重視。文章通過對檔案管理工作的現狀的分析，從而引出檔案管理工作與信息技術之間的聯系，并為檔案的創新和發展提出了看法和建議，相信在全社會的共同努力下，人事檔案管理工作一定能夠實現跨越式的發展，為人們利用檔案提供方便。

（作者單位：河北省滄州開發區管委會）

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