關于加強地稅檔案信息化建設的思考

王俊風

近年來，以計算機為主要載體的信息化建設取得了突飛猛進的成效，并被廣泛運用于各個領域，促進了相關領域工作效率的迅速提升。如何使信息化與地稅檔案建設相結合，從而大幅提升地稅檔案管理水平、利用水平，成為當前地稅系統檔案管理者面對的一個重要問題。

一、當前地稅檔案信息化建設存在的主要問題

（一）檔案信息化建設理念缺失

長期以來，地稅系統信息化建設意識較強，自上而下投入大量人力、財力、物力開發各類稅收征管等業務類軟件，但對檔案信息化建設的關注度、重視度不高，投入相對較少，尤其在制定信息化建設發展規劃時，并未將檔案管理信息化納入其中，使得檔案管理無法真正介入信息化全面規劃和系統實施中，檔案信息化依靠從事檔案管理人員的不斷呼吁、部門領導的重視程度去發展、去提升，難免會出現地區發展不平衡、各類系統開發的盲目和無序。

（二）電子原始憑證不完整

一是電子檔案文件憑證作用缺失。目前實行的辦公自動化，基本取消了手工操作，電子文件作為正式文件流轉使用。二是草稿性電子文件管理失當。辦公自動化軟件起草處理的公文，要經過領導審閱和反復修改形成最后的正式文件，而原始的起草性文件基本被修改后的電子文件覆蓋。

（三）檔案信息化管理單一

目前，檔案管理信息系統只是對文書檔案及相關行政管理檔案進行管理，而人事檔案、征管檔案雖然都有各自的系統軟件，但各軟件之間獨成一體，無法對接整合，不能實現整體檔案管理信息系統的有機統一。若進行整合，存在硬件重復投入、人事檔案管理權限不匹配等現實問題，更為突出的是現行的稅收征管系統是一項動態的數據管理，在整合時，一旦出現了新老系統難以對接的問題，數據傳輸就極有可能受阻，經過多年努力逐步完善納稅人涉稅信息數據極有可能混亂甚至丟失，帶來難以彌補的遺漏。

（四）檔案信息安全保障體系有待完善

檔案作為原始的歷史記錄發揮其參考和憑證作用，具有一定的機密性。但是由于電子檔案的共享性，使電子檔案安全保障系統存在一些不容忽視問題。

（五）檔案管理信息化人才稀缺

地稅檔案工作有它自身的特性，客觀上要求有更多的專業人才加入檔案管理隊伍，但由于種種原因，經常事與愿違，日常工作中往往出現需要時重要、不用時閑置，考核驗收時緊、平常松懈等現象，加上檔案管理的單一枯燥、工作中難以出成績等因素，使很多科班出身的人不愿意從事檔案工作，尤其是具備計算機和檔案知識的復合人才更是少之又少，造成檔案管理人員大都年齡偏大且流動頻繁，影響了地稅系統檔案信息化工作的迅速發展。

二、加強檔案管理信息化建設的對策和建議

檔案信息化建設是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為稅收服務能力的不可缺少的手段。但同時檔案信息化也是一項長期艱苦的過程，作為重視信息化建設的地稅部門，更應深刻地認識到這一點，進一步加大對檔案信息化建設的投入，加強與檔案業務指導部門的聯系與溝通，充分考慮地稅部門檔案管理的需求，共同研究、提高檔案信息化建設水平。

（一）加大檔案軟、硬件設施投入力度

信息化是檔案發展的重要方向，檔案信息存儲和處理的數字化，收集與傳遞的網絡化已勢在必行。基礎設施建設，軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。

（二）加強地稅檔案安全保密工作

地稅檔案管理的服務性決定了檔案室要更多地、盡快地開展檔案信息，以便實現提供利用目的，達到檔案信息利用功能的最大化，實現地稅檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾。為此，檔案管理人員必須注重保密意識，認真對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。

（三）建立適應地稅信息化要求的檔案管理系統

應充分重視檔案信息系統的設計和管理軟件的選擇與開發，將目前的文書管理等行政檔案管理系統和稅收征管系統相銜接，遵循模塊設計，分層實現的循序漸進原則，對系統的檔案收集、整理流程、歸檔方式方法進行重新構建，實現軟件開發的系統性、全面性、兼容性、規范性，同時應盡快建立地稅系統電子檔案管理模式，在遵守《檔案法》及《稅收征管法》的前提下，制定地稅檔案信息化管理的專門辦法，規范地稅電子檔案的維護、管理和利用，為領導決策和各項工作開展提供優質服務。

（四）完善電子文件歸檔與檔案信息數據庫的管理

一是文件歸檔要嚴格實行兩套制。基層地稅部門的重要信息數據，不論計算機擬制還是手工書寫，在形成、修改、審核、直至簽發，歸檔的每一個環節，都是記錄事項發展變化的重要部分，具有很高的存檔價值，是保證檔案文件原始記錄真實、合法、規范的唯一依據。二是要確保電子檔案與紙質檔案內容的一致性。要嚴把數據錄入質量關，杜絕出現漏項、缺項和錯別字現象，建立準確、完整的原始數據庫。三是要確保檔案數據庫錄入檔案數據的絕對安全，保證檔案數據的完整性和準確性，以達到一次輸入、多次利用、信息共享之目的。

（五）加強檔案管理人才的培養教育

一是要持續加強保密意識的培養，牢固樹立安全防范意識，熟悉涉密文件的處理和保管，確保工作不出紕漏；二是持續加強計算機系統操作的運用，熟練運用數字檔案系統以及各類現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護，能夠及時解決系統運行中出現的各類日常問題，確保系統的正常運轉；三是要大力加強檔案綜合利用知識的培訓。檔案管理的最終目的是為稅收工作所利用，如何在日常工作中分門別類的去總結、拓展，最終轉化為推動工作的成果，需要歸納整理出一套理論方法，并引導、鼓勵檔案人員去探索、創新，最大限度拓展檔案管理的作用。

【作者單位：林州市地方稅務局】