淺談云計算在高職院校檔案信息化管理中的應用

摘要：高職院校檔案信息化管理是一項復雜的系統工程，目前檔案管理正從以往的檔案實體保管向檔案信息化管理轉變，而云計算的迅速發展和“云”技術的日益成熟使其在檔案信息化管理中的應用為越來越多人所認可，云計算給日常辦公和檔案管理工作帶來了質的變革。近年來，高職院校紛紛考慮依托現有的硬件和網絡設備，構建云計算平臺，從而實現對海量檔案信息的統一管理，本文就此進行了粗淺的分析，希望能給同仁起到拋磚引玉的作用。如有不當之處，敬請批評指正。

關鍵詞：云計算 檔案信息化管理 資源池

1 概述

云計算迅速發展和普及使得低成本超級計算時代到來，云計算具有超強的計算性能、海量的數據存儲能力，以低成本、高效率、安全可靠等優勢將人們引入一個超共享時代，高職院校檔案的信息化建設也隨之進入了質的變革。近年來，高職院校紛紛考慮依托現有的硬件和網絡設施，構建云計算平臺，使大量的檔案服務器協同工作，進而實現海量檔案信息的統一管理，進一步提升檔案管理的服務水平和工作效率。

2 云計算的概念及其分類

云計算（Cloud Computing）是一種基于網絡的超級計算模式，由計算機集群、并行處理、分布式計算、網格計算、虛擬資源管理等多種技術集中起來形成動態、可度量的共享資源池，最終提供給用戶終端健壯（Robust）、穩定的服務，這里的“云”是云計算服務模式和其實現技術的形象比喻。

云計算從服務方式的角度可分為三種：公有云、私有云和混合云。公有云是能夠為所有人提供開放的計算、存儲等資源的云計算服務；私有云則是某個特定組織自行部署的、僅為組織內部成員提供相應資源的云計算服務；將以上兩種服務方式進行結合，在提供私有云服務的同時，又能提供公有云服務的方式就是混合云。而從技術的角度來劃分，云計算也可以分為三種，即IaaS（基礎設施即服務）、PaaS（平臺即服務）和SaaS（軟件即服務），在以下的論述中，我主要從技術角度來進行討論。

3 云計算在高職院校檔案信息化管理應用中的優勢

3.1 節約軟硬件的投入，利于打造綠色安全的檔案管理系統

云計算通過特殊的容錯機制采用極其廉價的計算和存儲節點來構成云。“云”又能將眾多計算節點、應用軟件、開發平臺、存儲設備等基礎設施通過虛擬化技術進行封裝，轉化為檔案管理系統所需的各種服務。這些服務包括可直接在云平臺上進行遠程開發、配置、部署，以及通過Web應用來進行管理。不僅于此，它還能與其他業務系統共用云平臺，節省能耗及設備的投資和維護費用。云計算簡單易用，用戶只需知道“怎么用”，而無需了解更深層次的技術問題，從而也降低了用戶的技術門檻，減少了人員培訓費用。

檔案信息數據的管理需要海量存儲，云存儲打破了原來傳統存儲各自為陣的現狀，建立統一的存儲資源池，根據需求動態分配存儲資源，具備彈性擴展、動態分配和資源共享的特點，使整個存儲資源利用率達到最大化。

3.2 充分發揮檔案價值，實現同平臺多用戶管理和資源共享

科學的管理理念對于檔案管理的成功與否至關重要，基于云計算，可以對檔案信息資源實行“云管理”。橫向上，檔案的來源不再局限傳統的紙質檔案，電子郵件、網站、數據庫文件等都納入檔案管理范疇。縱向上，所有檔案都采取數字化處理，紙質檔案在接收時通過掃描變成電子檔案，電子檔案在生成之后就能夠被捕獲，在檔案移交、歸檔、保存、利用、銷毀等生命周期中全程接受監控和管理。深度上，高職院校的各二級單位可對電子檔案實行集中存儲，學校一級可以直接監控二級單位的檔案信息，真正實現檔案的科學一體化“云管理”。

在檔案信息利用方面，可建立統一的檔案信息管理入口，被授予特定權限的用戶，可在自己權限范圍內查詢相應的檔案信息。檔案需求者得到的是“云服務”，無須關心檔案信息存儲在哪里，就像通常我們不知道家里自來水的水源在哪里一樣。這樣，通過云服務，能更好地發揮出檔案信息的支撐作用，提高檔案的應用價值。

3.3 服務模式科學完善，安全性、健壯性和通用性更好

云計算作為一種服務模式，具有海量的數據信息處理能力，能方便地調控用戶的資源信息，提供更加完善的服務，將其運用于檔案信息化管理，可充分發揮出云計算的優勢：一是可提供差異化服務。云計算的本質是將資源進行整合虛擬化再進行合理分配，用戶在選擇服務時只需考慮自身需求和應用的操作方式，用戶之間、應用之間是“沙盒”式的，對外不可見，從而不必考慮系統兼容性等問題。二是云計算將資源集中存儲于數據中心，數據中心由多個甚至海量的計算和存儲節點組成（比如達到上百萬個節點的谷歌數據中心），各節點間硬件和軟件實行冗余機制，節點同構可互換，數據多副本容錯，通過同步備份的方式，可充分保障數據的安全性和可靠性。

3.4 更容易實現“智慧化”檔案

檔案信息化的推廣，加上云計算向生活的各個方面不斷滲透，檔案也越來越智能化。由于手機、平板電腦、超級本、上網本等移動便攜式智能設備越來越普及，用戶可以通過此類智能設備方便地使用云服務，快速檢索檔案和建立檔案，使得基于云計算的檔案管理表現出智能化的特點。

4 基于云計算的檔案信息化管理實現機制分析

4.1 檔案信息化管理系統三層式“云”架構設計

基于云計算的信息化檔案管理系統主要由基礎硬件設施，云平臺管理系統及檔案管理云應用程序組成。基礎硬件設施包括計算節點（可以是刀片式服務器、機架式服務器或普通PC）、網絡交換設備、網絡安全防火墻等；云平臺管理系統是實現基礎硬件設備管理的各個功能的集成；檔案管理云應用程序則是基于云平臺，面向用戶，對檔案實現直接操作相關管理軟件。可以下圖來展示其三層式的架構：

如圖所示，基于云計算的檔案信息化管理系統與云計算的基礎架構區別在于：PaaS和SaaS針對檔案管理作出了對應的調整，增加了相應功能，云計算可以實現動態可伸縮的系統架構，充分利用資源，避免重復投資。

4.2 數字化檔案在云環境下的資源整合及業務實現機制

云環境下，數字化檔案資源整合的目的是充分實現資源的共享，因此，高校檔案信息化管理系統的構建要為用戶提供便捷的部署和易用服務，對異構的服務平臺和應用進行整合，開放應用程度接口，統一認證。針對高職院校檔案信息化管理的特點，用戶的業務實現機制可以采用C/C模式，即云端（Cloud）和客戶端（Client）模式。云端就是通過云計算管理平臺整合的所有基礎設施、支撐平臺、海量數據和業務應用軟件，相當于傳統C/S架構的服務器端；客戶端是所有能使用標準化瀏覽器或可安裝終端應用軟件的智能設備，包括PC、智能手機等。用戶能使用客戶端通過寬帶、移動、WIFI網絡隨時接入云端，經認證授權后，立即開展相關業務。

4.3 數字化檔案資源的云存儲機制

我們處在信息爆炸的時代，高職院校更是有著海量的數字化檔案資源，這給資源的存儲帶來巨大挑戰，云存儲可以很好地解決這一問題。云存儲是屬于云計算的IaaS（基礎設施即服務），它將各種物理存儲節點整合成邏輯的虛擬存儲資源池，資源池可根據資源規模的變化動態伸縮適應；通過數據接口，云存儲又能方便地向管理系統提供數據存儲、訪問和更新等服務，可以說云存儲是檔案資源信息化管理的根本。

5 結束語

檔案的信息化管理，是建設數字化校園的一個重要環節，高職院校應充分利用云計算超強的資源整合、共享和管理能力，基于云平臺部署檔案信息化管理系統，運用現代管理手段，強化服務意識，提高檔案管理的整體業務能力和服務水平。

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作者簡介：庾邦（1980-），廣西桂林人，廣西經濟管理干部學院宣傳部科長，講師，研究方向：云計算、網絡媒體宣傳、教育管理。