淺談醫院檔案管理工作的幾點做法

張慶玲

[摘要] 醫院檔案是醫院各項工作的原始記錄，它能客觀、真實地反映和記錄醫院改革和發展的歷史進程，并為其他工作的開展提供可資借鑒和利用的信息。加強醫院檔案管理，提高對醫院檔案管理工作的認識，積極做好檔案信息的開發和利用，確保案卷質量，不斷更新觀念，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，最大限度地滿足醫院各項工作的需要，促進醫院的可持續發展。

[關鍵詞] 醫院； 檔案管理； 做法

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0103- 02

醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院綜合實力和建設成就的集中反映，同時又是醫院管理必備的硬件建設和取得優異成績的重要體現。我院前身是1882年由英國基督教傳教士武成獻開設的青州廣德醫院，現為濰坊市益都中心醫院、濰坊醫學院青州臨床學院。1994年醫院被衛生部評審為三級乙等綜合醫院。我院作為一所集醫療、教學、科研、保健、康復于一體的三級地市級綜合性醫院，開放床位1 300張，設62個臨床、醫技科室，腎臟科為山東省醫學重點學科和醫療質量示范科室，骨科為山東省地市級中心醫院臨床重點專科，婦產科、骨外科、普外科、心內科、兒內科、神經內科、神經外科、消化內科為濰坊市重點學科。年門診量80萬余人次，年出院病人5.3萬人次。醫院在職職工1 400余人，擁有博士、碩士研究生248名，中高級以上人員655名。2010年12月，醫院被山東省人民政府學位委員會、山東省教育廳批準為山東省研究生聯合培養基地，目前已接收全日制碩士研究生的帶教培養工作。2012年10月，由中國工程院院士、山東省醫學科學院名譽院長、山東省腫瘤醫院院長于金明教授領銜的“院士專家工作站”正式落戶醫院。2005年11月，通過了中國方圓認證公司山東分公司組織的ISO9001：2000質量體系認證。醫院綜合檔案室自成立以來，按照檔案管理的有關標準將各科室的文件材料進行整理歸檔，主要包括文書檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案及人事檔案等。實踐證明，加強檔案管理工作對醫院的發展具有非常重要的現實意義。

1 提高認識，加強管理

醫院檔案是醫院各項工作的原始記錄，它能客觀、真實地反映和記錄醫院改革和發展的歷史進程，并為其他工作的開展提供可資借鑒和利用的信息。因此，做好檔案管理工作，對于維護醫院歷史真實面貌，為各項工作的開展和醫學科學研究均具有十分重要的現實意義。我院領導對檔案管理工作十分重視，并且把它列入醫院管理工作的重要議事日程，成立了以院長為組長的檔案管理工作領導小組，把檔案管理工作列入全院崗位目標管理責任制和醫院發展規劃，定期進行考核，切實解決檔案工作中存在的問題。針對部分職工檔案法制觀念淡薄的情況，組織全院職工學習《檔案法》、《山東省檔案管理條例》等法律法規，強化職工的法制觀念，進一步增強廣大干部職工遵守檔案法律、法規的意識。在宣傳工作中，樹立檔案工作的政治意識、大局意識、群眾意識、效益意識，把醫院檔案管理工作的重要性和社會性向職工做反復宣傳，使職工加深對檔案工作的性質、價值及作用的認識。

2 健全制度，措施到位

為更好地做好檔案管理工作，完善了檔案管理組織網絡，建立健全了檔案管理的各項規章制度和切實可行的檢查措施，配備了專職和兼職檔案管理員。對檔案管理工作中出現問題的實行責任追究，保證檔案管理規范有序。在醫院用房非常緊張的情況下，對檔案庫房進行合理布局，做到了三室分開，九防（防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防鼠、防蟲、防污染）、一到位（各種措施制度到位）。選擇責任心強、政治素質高、工作認真負責的同志擔任有關科室的兼職檔案員，從而保證了各類檔案資料的收集、保管和予立卷工作的順利進行。此外，在資金非常緊張的情況下，醫院投資近30萬元購置了密集架、微機、照相機、復印機、除濕機等設備，為搞好檔案管理工作提供了有利的條件。從而使各類檔案的查全率、查準率達到99%以上；檔案的完整率、歸檔率及合格率均達到98%以上。此外，醫院還將綜合檔案室從院長辦公室分離出來，列入職能科室建制，檔案室主任系中層正職，由院長直接領導，這樣就加大了醫院檔案管理工作的力度。

3 綜合管理，確保質量

根據工作需要，檔案管理工作人員按照標準將有關科室的文件材料整理歸檔，實行了綜合管理。2001年11月，醫院綜合檔案室順利通過了省二級目標管理認定，為盡快達到省一級目標化管理提供了一個新的平臺。針對檢查情況及上級領導要求，對照省一級目標化管理標準做了幾項工作：① 根據標準要求，整理年度文書檔案220余卷，分別按永久、長期、短期裝盒保管，并編印了全引目錄、案卷目錄，并將全部索引輸入微機，實現了辦公自動化，提高了工作效率。② 會計檔案接收至2011年，整理報表、賬簿、憑證等共計1 600余卷，分別編制了案卷目錄，方便了檢索利用。③ 人事檔案利用率較高，由于使用頻繁，裝具盒損壞比較嚴重，再加上科室人員經常變動，查找資料非常困難。醫院組織人員實地考察研究后，投資3 000余元更換了新裝具盒，以科室為單位重新編號，編制了科學的代號，并將全院專業技術人員的檔案輸入了微機，編印了卷內目錄、案卷目錄。此項工作完成后，人事檔案排列整齊、規范，達到了標準要求，方便了查找利用。④ 收集、整理特殊載體檔案300余件（卷），并安排庫房單獨存放，分別編號，編制目錄，填補了這項工作的空白。檔案室現保存著七大類檔案，分別是文書檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、人事檔案、特殊載體，共有案卷3 600余卷。

4 開發信息，重視利用

在醫療市場競爭日益激烈的今天，信息資料顯得尤為重要。因此，醫院檔案管理必須適應市場經濟日益增長的需要，不斷開發和積累檔案信息資料。在檔案的開發利用上尤其要突出為院領導決策提供信息服務和技術咨詢，同時側重于檔案在醫院改革、經濟管理、人事制度改革、科研教學等方面中的利用。堅持以臨床工作為重點，以病人為中心，以質量為核心的原則，努力拓寬檔案開發利用及服務的范圍，提高服務效率。為了挖掘檔案信息資料，給醫院各項工作提供有效的信息服務，把檔案編研工作作為檔案管理的重中之重，有針對性地進行檔案信息的開發。結合醫院工作實際，編寫了多種編研資料和檢索工具。從方便患者角度出發，檔案室提供有關資料同職能部門一同編研了醫院簡介、用藥指南、知名專家簡介、特色專科、醫譚等資料，免費發放給就診患者，使患者來院就醫時一目了然，及時解決患者所需。目前，醫院綜合檔案室已成為有關臨床及行管科室重要資料的保管基地和各類資料的查找中心。近年來，提供利用檔案1 000余人次，2 800余卷次，較好地發揮了檔案的信息作用，為醫院各項工作的開展提供了良好的服務。

5 更新觀念，依法管理

在醫院管理工作中，更新觀念，依法管理至關重要。因此檔案管理工作人員必須不斷學習新知識、新業務、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。每一個檔案管理工作者都必須增強時代精神、憂患意識和緊迫感，積極主動地接受現代化專業知識培訓，努力提高專業現代化檔次，使自己從傳統保守型向現代開放型、專家型人才轉變，把自身的發展與檔案現代化進程高度統一起來。要從醫院的實際出發，積極創造條件，努力實現檔案管理的自動化、現代化、信息化，這樣既提高工作效率，同時又增加了檔案的保密性。在系統地掌握計算機的基礎知識及一定操作水平的基礎上，還要具有過硬的文字功底，口頭陳述及文字表達水平要做到運用自如，只有這樣才能在實際工作中得心應手。目前，醫院正逐步實現檔案信息的微機化管理，這樣更能發揮信息的優勢，最大限度地滿足醫院各項工作的需要，在醫院的兩個文明建設中發揮重要作用。

總之，做好醫院檔案管理工作，增強職工檔案意識是根本，提高檔案管理工作者素質是保證，拓展服務領域是宗旨。醫院檔案管理必須建立和完善以《檔案法》為依據的檔案管理模式，收集的資料要齊全，統計分析、分類編目要完整準確，利用者獲取的信息資料必須真實、準確、客觀、嚴密和完整。對一些在檔案管理工作過程中遇到的違法亂紀行為應予以監督、制止，并堅決予以打擊，檔案管理人員要不斷學習法律知識，開拓進取，扎實工作，努力開創檔案工作的新局面，這樣才能確保檔案管理在醫院各項工作中的利用價值和質量效益。

主要參考文獻

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