檔案整理工作分析研究

摘要：實踐證明，檔案整理工作是檔案管理工作的前提和基礎，可以完整、系統地反映社會活動、歷史事件和歷史人物的本來面貌，充分發揮檔案的憑證、參考作用，體現檔案的利用價值。分析了檔案整理工作的程序和內容、基本原則以及歸檔文件的整理原則。

關鍵詞：檔案整理；檔案管理；檔案全宗；整理原則

檔案整理，是通過一系列手段，將收集來的檔案科學地組織，使之條理化和系統化。一般情況下，收集來的檔案處于相對零亂、無組織狀態，加上檔案數量日益增加，成分越來越復雜，如果不加以整理，就會給日常管理和實際利用檔案帶來很大的困難。只有整理好的檔案，才能為檔案的保管、統計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，為準確地鑒定檔案的價值提供全面、系統的依據。因此，檔案整理工作是整個檔案管理工作的基礎，對其他檔案工作環節有著很大的影響。

一、檔案整理工作的程序和內容

檔案整理工作的基本程序包括以下四個方面：第一方面是檔案全宗的組織及排列；第二方面是全宗內檔案的分類；第三方面是檔案案卷的編立和排列；第四方面是檔案案卷目錄的編制等。這是檔案整理工作的主要步驟，這一系列的工作一般由不同的工作部門和人員分別承擔，但這些工作程序并非在任意情況下都完全按順序一一進行。

對于檔案機構來說，在實際工作中，檔案整理工作的內容大體上有三種情況：

1.在正規的工作條件下，檔案室所接收的文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工，等等。

2.對整理不善的檔案進行局部調整。檔案館和檔案室對于已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工，以提高其整理質量；另外，某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身和檔案整理體系都會發生某些變化，須對其進行調整。

3.零散文件的整理。檔案館（室）有時也接收和征集一些零散的文件，在這種情況下就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、案卷的編立和排列、編定檔號，編制案卷目錄，等等。

我國檔案室、檔案館的整理工作一般屬于上述第一種情況，但后面兩種情況也經常出現，因此，檔案工作人員仍需熟悉和掌握整個檔案整理程序。

二、檔案整理工作的基本原則

一般情況下，檔案整理工作應遵循以下三項原則：

1.檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系。文件之間的歷史聯系主要體現為文件在其來源、形成時間、內容和形式等方面密不可分的關聯。經過整理，將有歷史聯系的檔案組合在一起，能充分體現出檔案形成時的歷史背景和形成規律，全面反映各種活動的本來面貌，從而發揮檔案應有的作用。

2.檔案的整理應該充分利用原有基礎。第一，應充分重視和利用先前整理的基礎，不要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。檔案在整理過程中充分利用原有的整理基礎，體現了對檔案來源的尊重。

3.檔案的整理必須便于保管和利用。一般情況下，檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯系的基礎上，采用更簡潔有效的方法使整理的檔案便于保管和利用。

三、歸檔文件的整理原則

歸檔文件整理，是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。歸檔文件的整理原則有以下幾點：

1.保持文件之間的有機聯系。文件之間的有機聯系體現了文件的形成規律和特點，要求我們在文件整理過程中盡量保持這種聯系，不得人為地任意割裂。《規則》所規定的按照年度、組織機構、問題分類法就是從文件的形成時間、來源、內容來集中相關的歸檔文件，尊重了文件在時間、來源、內容方面的聯系。此外，《規則》規定歸檔文件在分類方案的最低一級類目內排列時，按事由結合時間、重要程序等排列，也體現了對同一事由或問題文件集中排列的要求。

2.區分不同價值。區分不同價值是指分析文件的保存價值，劃定保管期限，原則上對于不同保管期限的檔案文件分別集中，區別對待，體現了檔案分級保管的思想。例如：《規則》將保管期限作為歸檔文件的分類標準之一，充分體現了區分文件不同價值，分別集中文件的管理方式。此外《規則》規定，短期保存的歸檔文件可以不拆訂，允許在最低一級類內直接按文件的形成時間或文號排列。區分不同價值管理歸檔文件，意味著對價值大、保管期限長的檔案文件重點整理和保管，而對于價值小、保管期限短的檔案文件可以根據實際情況，采取適當的管理措施。這樣，既有利于節約文書人員和檔案人員的勞動強度和有限的資源，也有利于提高具有長久保存價值的檔案的整理質量，為其創造更好的管理和保管條件。

3.便于保管和利用。檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值。如不少單位完全按文件的形成時間或文號對文件進行排列，編制大流水號，不強調事由原則，利用計算機進行關鍵詞檢索。這樣確實很省事，能夠暫時滿足一定的現實利用需要。但若干年以后，當檔案文件移交進館后，這種做法的不足之處就會顯現：同一事由的文件被分散，關鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準率。因此，文書人員和檔案人員在整理文件和檔案時應盡量保持檔案文件之間固有的聯系，不宜隨意分散文件，割裂這種聯系。

（作者簡介：楊紅華（1972-），女，漢族，吉林通榆人，現任職于吉林省通榆縣廣播電視臺，研究方向為檔案管理。）