河南省計劃生育數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀調查報告

為進一步推進全省人口和計劃生育部門數(shù)字檔案信息安全建設，更好地實現(xiàn)全省計生數(shù)字檔案信息資源的共享，拓展數(shù)字檔案信息安全的研究新領域，本文就河南省人口計劃生育系統(tǒng)各級部門數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀進行隨機調查，取得第一手材料。

1 調研項目的設計與調研范圍及方法

1.1 項目設計。“十一五”期間，省人口計生委全面推進人口信息化管理，啟動建設國家中部人口信息中心和河南全員人口統(tǒng)籌管理信息系統(tǒng)（“金人”工程）。以省級集中方式實現(xiàn)全員戶籍人口和流動人口信息管理，個案信息納入省庫管理，人口計生信息化網絡已經覆蓋省、市、縣、鄉(xiāng)和30%以上的行政村。信息工作全面推開，數(shù)字檔案信息安全管理出現(xiàn)了許多亟待解決的問題。項目目的是為摸清數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)信息安全管理工作中存在的問題及困難，提出合理化建議，以便采取有針對性的措施。

1.2 調研范圍與方式。此次調研從2011年3月起至2013年3月30日止，在全省隨機選取4個省級計生部門（省計生科研院、省藥具管理站和省計生協(xié)會、省計生干部學院）、26個市級計生部門（包括市計生委、市藥具站、市協(xié)會、市技術指導站）、63個縣區(qū)級計生部門（包括縣計生委、縣計生指導站、縣藥具站）單位和個人，發(fā)放調查表200份，收回問卷196份，有效率98%。

主要運用問卷調查、電話采訪與實地調研相結合的方法，把影響數(shù)字檔案信息安全的管理、硬件設施和人員素質三個方面作為問卷設計和訪談內容。根據(jù)國家有關的電子文件歸檔管理文件和計生系統(tǒng)的實際，針對單位和個人設計了兩張問卷，單位問卷設置了21道題目，個人問卷設置了2大類題，16道小題。

2 數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀與調查分析

2.1 數(shù)字檔案業(yè)務概況。在省級機構，2個單位有綜合檔案室，其他單位檔案按照業(yè)務劃分科室管理，都有專兼職固定的檔案員，單位檔案管理狀況較好，數(shù)字檔案占全部檔案資料的7%；受編制限制和工作業(yè)務限制，市縣區(qū)級計生檔案部門紙質檔案文件來源少，最少的內部發(fā)文只有10件，數(shù)字檔案數(shù)量更少，沒有實現(xiàn)集中管理；全系統(tǒng)的檔案管理工作大多停留在傳統(tǒng)的保管紙質檔案文件的工作模式上，電子文件不能有效歸檔，從而無法實現(xiàn)妥善保管。

2.2 管理體制情況。參與調研的單位中，數(shù)字檔案信息安全工作均實行統(tǒng)一領導、分級管理的模式，包括業(yè)務督導和組織培訓。省市級單位按要求全部參加全省人口計生系統(tǒng)網絡安全培訓班，對網絡基礎知識、交換原理、路由技術與路由器、信息安全有一定了解。對本單位檔案部門或下屬單位檔案工作主要通過組織人員參加基本業(yè)務或專題培訓班（如安裝統(tǒng)一的管理軟件）以及個別指導的方式進行。市縣級計生部門的數(shù)字檔案信息安全工作以接受上級監(jiān)督指導為主，95%單位把數(shù)字檔案信息安全工作納入了年度工作計劃或“十二五”檔案數(shù)字加工與信息安全發(fā)展規(guī)劃；用于數(shù)字檔案信息安全工作所需經費全部來自財政撥款，投入比例信息大都不愿透露，無法了解到；參與調研單位全部配備信息員和專、兼職人員管理數(shù)字檔案信息工作。

2.3 制度建設情況。在省人口計生委突發(fā)公共事件應急處理工作領導小組領導下，出臺了《河南省人口計生委突發(fā)公共事件應急預案》，其中包含了數(shù)字檔案信息安全內容。70%以上的單位有信息安全緊急預案，但是數(shù)字檔案信息安全專項制度缺失。

2.4 硬件配備情況。安全基礎設施是數(shù)字檔案信息安全管理的保障。對安全基礎設施包括設備配置、網站建設、是否安裝防病毒設施等方面進行了調研。在被調研的單位中，98.89%市縣人口計生委單機配備數(shù)量和機關公務員編制人數(shù)（不含機房設備和筆記本計算機）持平，市縣藥具站單機配備數(shù)量達到每個業(yè)務科室至少1臺標準，95.37%以上單位計算機安裝有防火墻，但在入侵檢測、信息加密方面設施不足；大多應用office辦公軟件對檔案進行目錄級管理，數(shù)字化管理檔案水平普遍偏低；省級、市級計生部門全部建有網站和局域網，26個市級調研單位中安裝數(shù)字化檔案采集轉化系統(tǒng)的有6個，占23.08%；安裝在線檔案存儲管理與安全系統(tǒng)的有4個，占15.38%，縣區(qū)級計生部門安全設施建設在經費緊張的情況下，投入較少。

2.5 人員數(shù)字檔案信息安全素質情況。從參加調研的196名工作人員中了解到，工作上大量使用計算機，每天使用電腦工作2小時～5小時的有83人，占總數(shù)的42.34%，使用5小時～8小時的有54人，占總數(shù)的27.55%。使用電腦的主要目的，選工作的有164人，占總數(shù)的83.67%；查閱資料的有129人，占總數(shù)的65.82%。人員學歷水平，中專學歷的有31人，占總數(shù)的15.81%；大專以上學歷的有94人，占總數(shù)的47.95%；本科以上學歷的有67人，占總數(shù)的34.18%；碩士學位的有1人，占總數(shù)的0.05%。

平常工作中，使用殺毒軟件的有193人，占總數(shù)的98.47%；能夠自行處理病毒（求助他人或者找專業(yè)人士）的有161人，占總數(shù)的82.14%。在“您了解哪類信息安全技術和產品”問題的備選答案“防火墻、反病毒軟件、反垃圾郵件、動態(tài)密碼令牌”中，選擇最多的是防火墻，占總數(shù)的83.81%。認為當前數(shù)字檔案信息安全障礙主要有：選擇信息安全人才不夠的有66人，占總數(shù)的33.67%；選擇技術不過關的有60人，占總數(shù)的30.61%；選擇普遍缺乏信息安全意識的有44人，占總數(shù)的22.45%。參加了計算機安全知識培訓的有158人，占總數(shù)的80.61%，其中，參加本單位檔案信息安全培訓的有77人，占總數(shù)的39.29%，參加計生委培訓的有85人，占總數(shù)的43.37%，86.53%的人員只接受過一次培訓。

3 關于我省計生系統(tǒng)數(shù)字檔案安全的建議

通過定量和定性的分析，得出當前計生系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息安全存在以下問題：檔案的數(shù)字化水平偏低，多數(shù)人員對數(shù)字檔案信息安全管理的重要性、緊迫性認識不足，認為保障信息安全就是保障數(shù)字檔案信息安全；對數(shù)字檔案信息安全知識了解甚少，認為保障數(shù)字檔案信息安全就是安裝殺毒軟件、設置防火墻；接受檔案業(yè)務培訓和數(shù)字檔案信息安全教育頻次偏低；行業(yè)性的數(shù)字檔案信息安全制度缺失；缺乏專業(yè)數(shù)字檔案安全管理人才和硬件設備等問題，與當前數(shù)字檔案信息安全工作發(fā)展有相當大差距，與大量應用計算機工作實際情況極不協(xié)調。針對以上問題，提出如下建議：

一是加強數(shù)字檔案信息安全意識教育和宣傳。建議在已有的人口數(shù)據(jù)信息平臺的基礎上，利用全員、流動人口、利導、人事、財務等人口信息系統(tǒng)服務基層，同時宣傳檔案和數(shù)字檔案信息安全知識，以期達到良好效果。在實際工作中，加強宣傳和管理力度，將數(shù)字檔案信息安全工作實行工作考核制，納入年度考核和目標考評。

二是培養(yǎng)復合型人才。專業(yè)信息安全管理人才是保障信息安全的最有效措施。對計生部門全體人員根據(jù)對象的業(yè)務需求分層級、有重點、有周期地組織數(shù)字檔案信息安全知識培訓，提高數(shù)字檔案安全意識水平，并保證各層級檔案人員接受培訓的頻次。如通過上級對下級的業(yè)務監(jiān)督指導或參加相關的數(shù)字檔案信息安全培訓、組建QQ業(yè)務群、制作數(shù)字檔案整理流程教學光盤、電子版制度匯編及業(yè)務手冊等手段，實行多渠道、多層次、多類型的方法培養(yǎng)人才，提高隊伍的整體數(shù)字檔案信息安全業(yè)務素質。

三是建立健全數(shù)字檔案信息安全規(guī)章制度。針對調研中發(fā)現(xiàn)的缺乏人口計生數(shù)字檔案信息安全標準規(guī)范體系問題，今后，應著重建立管理制度：首先是實行數(shù)字檔案信息安全管理崗位責任制，做到分工明確、層層負責，確保網絡、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，讓參與數(shù)字檔案信息安全保障的所有人員都能夠按照確定的要求去行動。其次是建立符合實際的數(shù)字檔案信息安全管理制度。根據(jù)數(shù)字檔案業(yè)務實際，對數(shù)字檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復建立相關制度，制定應急處置預案。定期開展應急演練，提高整體數(shù)字檔案信息安全防范水平。最后是業(yè)務工作制度化，對新發(fā)現(xiàn)的問題，如人口科技檔案、免費計生項目電子檔案的歸檔范圍及整理方式等制定相應的管理規(guī)范，及時統(tǒng)一歸檔，為科技業(yè)務工作提供高質量的數(shù)據(jù)支持。

四是項目帶動，加快數(shù)字檔案信息硬件設施的建設。數(shù)字檔案信息安全工作包括人財物投入、軟硬件的集成，需要資金、技術、政策等各方面的支持，通過計劃生育科技服務項目帶動數(shù)字檔案信息安全工作是很好的一個途徑，爭取把數(shù)字檔案信息安全建設納入信息化建設總體規(guī)劃中，從項目獲取數(shù)字檔案信息安全建設的專項資金支持。例如，我院的孕前優(yōu)生項目數(shù)據(jù)庫的建設，不僅為項目提供了所需的軟硬件設施，也推動了單位的數(shù)字檔案信息安全網絡建設。

計劃生育系統(tǒng)形成的檔案，含有大量民生信息，與改善民生、維護廣大人民群眾的合法權益息息相關，數(shù)字檔案信息安全顯得尤為重要。由于此次調研樣本量有限，難免使所得結論存在一定的局限性。期望此次調研對計生系統(tǒng)不同層級的部門數(shù)字檔案信息安全工作所作的客觀描述，能為推進和改善計生數(shù)字檔案安全工作提供參考。

注：本文為2011年度河南省檔案局科技項目《河南計劃生育系統(tǒng)數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀調查》的階段性成果，項目批準號為：2011-R-03）

（作者單位：河南省人口和計劃生育科學技術研究院 來稿日期：2013-06-16）