實施檔案數字化管理的幾點思考

隨著經濟社會迅速發展，檔案管理數字化、信息化已成為檔案管理工作發展的重要趨勢。

1 檔案數字化管理的特點

1.1 占用空間小、儲藏信息量大。檔案數字化管理運用先進的數字存儲技術將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉化為計算機能夠識別的數據，通過計算機等電子設備展現給用戶。占據空間很小的數據庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質文檔一統天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統檔案館望塵莫及。同時，全球互聯的網絡技術實現了信息共享，用戶通過數字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網上檔案館，更是網上文化和信息交流中心。

1.2 實現了管理模式自動化。通過設計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統，無需人工鑒別再分門別類地運輸上架。新型數字化檔案館將傳統檔案館實現了高智能的技術型管理，而相關的工作人員主要任務也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發為主，更有利于促進檔案館信息資源的全面化和服務優質化。

1.3 查詢資料更加快捷。使用數字化檔案館，短時間內就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數據終端，比如一臺電腦，在操作系統中輸入檔案資料或信息的關鍵字就能立刻查詢到數據庫中存儲的相關信息。更重要的是，檔案數字化管理通過網絡將信息自動呈現在讀者面前，免去專門跑傳統檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率。

1.4 不同地域、單位建設的數字化檔案館通過網絡的互聯互通，實現了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

2 檔案數字化管理中存在的問題

2.1 缺少資金支持。任何新設備、新技術的更新都需要強有力的資金支持。建設數字化檔案館所需的設備，一是費用高；二是設備更新淘汰比較快，隨著科技的不斷發展，電子設備更新的周期不斷縮短；三是設備使用磨損影響使用年限，檔案館要服務全社會的查閱需求，使用人數多，必然影響設備的使用壽命。

2.2 缺乏專業化管理人才。目前，大部分檔案館在檔案管理信息化人才隊伍的建設上力度不夠。在人才結構上，既具備專業的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規范的章程和標準，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的職工兼管。并且，大多數檔案館管理人員普遍存在年齡偏大、計算機操作不夠熟練、對數字化檔案館的相關知識一知半解等問題。檔案館在社會上的地位不高，很難吸引優秀人才進入檔案館發展，甚至連內部的優秀人才也因此外流。

2.3 存在重復建設。許多檔案館都存在各自為政問題，缺乏統一的規劃布局。各個地區獨立建設數字化檔案館，其信息資源大多處于各自獨立和相對分散的狀態，從而造成數字資源重復建設，使大部分檔案館資源基本雷同，沒有顯示出各個檔案館的館藏特色和優勢，造成資源的巨大浪費。

3 加強檔案數字化管理的幾點措施

3.1 增加資金投入，確保硬件設備齊全。數據庫建設是檔案館數字化建設與發展的基礎和根本，要實現數字化，必須確保硬件建設，而這一整套設備的購入就需要雄厚的資金作后盾。此外，數字化檔案館主要以數據處理和應用為主，其最終目的是最大限度滿足查閱者訪問網上資源和館藏資源的需求，因此，在選擇技術和產品時，應充分考慮到其先進性、適用性、經濟性，以便及時擴展和易于維護，要根據本地區特點，研制開發簡單、便于操作的管理系統。

3.2 加強管理人員隊伍建設。一是定期開展專業技術培訓，有目的有計劃地選派技術骨干去參加數字化專業技術的培訓和研討會，不斷學習和掌握新技術、新技能。二是大力引進高素質的專業技術人才。館員不僅具有檔案館學、情報學以及相關學科的專業知識，還需要計算機技術、網絡技術、通訊技術等相關的知識，因此，檔案館應通過各種方式建立起能留住高層次人才的待遇機制。三是把數字化檔案館建設納入城市現代化建設的整體規劃中。一個設施先進，數據資源豐富的檔案館不僅可以更好地服務大眾，更能彰顯一個城市的品位，因此，要盡可能地創造條件，推進數字化檔案館的發展。

3.3 實現檔案館資源共享。為避免重復化建設，節約數字化檔案館建設成本，最大限度地實現資源共享，應按區域、按類別采用聯合采購、聯合存貯、聯合編目、聯合建庫、聯機檢索等手段，實現不同地區間數字化檔案館的資源共享，更好地服務大眾。

加強對檔案數字化管理研究，對實現科學規范的現代化檔案館發展具有重大意義，要進一步加快數字化檔案館建設和相關制度完善，提高數字化檔案館工作人員的管理水平和業務素質，把好檔案館信息和服務質量關，積極發揮數字化檔案館在現代城市建設過程中的作用，進一步加快智慧城市建設步伐。

（作者單位：濮陽新區籌備組 來稿日期：2013-06-17）