面向兒童預防接種信息系統的檔案管理研究

1 引言

為落實《疫苗流通和預防接種管理條例》，規范全國兒童預防接種的信息管理，衛生部下發文件（衛疾控發〔2006〕512號），要求東、中、西部省份分別于2008年、2009年、2010年底以前90%以上的縣、80%以上的鄉完成兒童預防接種信息管理系統建設。

為此，中國疾病預防控制中心開發了《兒童預防接種信息管理系統》客戶端軟件供鄉級接種單位使用。系統中的檔案管理功能包括兒童預防接種檔案信息的收集、登記、錄入和網絡報告等。

通過系統的運行和檔案管理的實踐，我們發現，兒童免疫接種信息系統在提高工作質量和工作效率的同時，也存在因檔案管理指導監督檢查等方面的工作不到位，產生了數據質量問題和系統操作與業務不銜接等新問題。如何通過加強兒童免疫接種信息化中的檔案管理，充分發揮兒童免疫接種信息系統在業務工作中的作用具有迫切性。

本文認為，檔案工作不能僅局限于信息系統中的檔案管理模塊的操作與使用，而要面向整個系統開展檔案管理，承擔信息系統運行的檔案業務指導、監督和檢查職能。通過跟進和拓展檔案管理與服務功能，達到解決現有信息系統存在問題、提升系統運行質量目的。

2 系統運行的績效

2.1 提高工作質量。其一，提升了卡證符合率。系統顯著提高兒童接種微機化管理，減少了手工抄寫時登記大卡、小證的筆下誤。2010年年終工作檢查時，對全區19處接種門診的120名兒童進行了卡證符合率調查，結果發現，卡證符合率由使用微機前的72%提高到現在的95%以上。

其二，保障了免疫程序的準確執行。由于各種疫苗的免疫程序均由電腦控制，避免了人工推算免疫程序所導致的時間誤差。

其三，增強了對流動兒童的預防接種控制。全國兒童預防接種信息聯網后，對于到外地暫時居住而又忘記帶信息卡和接種證的兒童，可以在數據庫里查詢后給予補發接種證，既能使兒童及時接種疫苗，又不用家長回家取接種證，減少了兒童家長因此而產生的誤工費用和往返的旅程費用。同時，有效地減少了流動兒童因流動性大，接種記錄不全而導致的錯種、漏種、重復接種現象的發生。

其四，提高了接種率報表生成的效率。實行信息化管理后，各種接種統計報表由電腦自動生成，報表時間由過去的1天時間，減少為現在的5分鐘，并且絕無差錯。

2.2 提高工作效率。其一，簡化了登記、預約手續。兒童預防接種登記、預約一次完成，實現了由手工登記接種證改為機打接種證。節省了時間，減少家長等待時間。每登記一名接種兒童，由過去的家長平均等待8min，降為現在的2min。接種和預約記錄均由電腦一次打印在接種證上。

其二，縮短了強化免疫預約接種工作時間。強化免疫或大面積加強接種時，我們在省內率先使用機打預約接種通知單的方法，進行了大范圍的人群接種預約。在電腦中“強化接種”模塊內，選定應種人群，短時間內即可大批量打印預約接種通知單，比手工時代一份一份填寫，大大縮短了工作時間。

其三，提高了未接種兒童查詢效率。對于應來接種而未接種兒童的姓名、住址、出生年月日等信息的查詢，在電腦的“接種管理模塊”內一擊完成，省去了過去人工翻閱大卡或現場登記一頁一頁查找的麻煩。

其四，拓展了預約形式。對于數次預約不到或流動人口、臨時接種疫苗通知有困難的人群，采取群發短信、提示預約的方式通知。改變了過去上門通知和手寫預約的傳統方式，既節省了人力、物力，又節省了時間，還能達到非常好的效果。

其五，提高了疫苗接種及時率，降低相應傳染病的發病率。由于實行了兒童預防接種檔案信息系統管理，使我們在日常工作中，對未接種兒童的查詢更加及時，對各種疫苗接種的管理安排更加科學。因此，提高了疫苗的接種及時率，特別是顯著提高了流動兒童的疫苗接種率，降低了相應傳染病的發病率，取得了極大的社會效益和潛在的經濟效益。

3 系統運行存在問題分析

3.1 信息系統管理人員更換頻繁，培訓不到位。信息管理人員更換頻繁且培訓不到位，導致了接種門診在客戶端軟件安裝、維護、數據錄入，尤其是數據錄入的準確性等方面存在大量問題，部分人員只能進行簡單的電腦操作，未完全掌握客戶端軟件性能，信息系統篩選未種兒童、統計分析等功能還未得到充分應用。

3.2 兒童跨區域接種時，異地接種門診未利用信息系統“異地下載”的功能，造成產生大量重復兒童，個別市尤為嚴重。由于接種門診信息管理人員疏忽等造成信息系統、接種底冊和預檢登記等所記錄的接種信息不一致。

3.3 預防接種門診存在無故將未種兒童主動“遷出”，排除到管轄范圍之外，以提高接種率的現象，人為造成管理盲區。

3.4 部分預防接種門診兒童預防接種信息系統客戶端模塊未充分利用，如疫苗出入庫管理等項。說明部分信息員工作還不能完全脫離原有工作模式，去更新知識，充分利用信息系統日常工作。

3.5 數據質量存在問題。由于沒有認真審核或者沒有及時下載，預防接種門診重復為兒童建立檔案，造成重卡兒童出現，部分市問題尤其嚴重。平臺上大量重復兒童信息存在，不利于預防接種工作開展，甚至造成漏種、遲種、重復接種等，同時也影響各項接種數據的統計與分析質量。例如，產科接種門診信息化系統啟用后，個別門診出現了無法下載新生兒信息的現象，針對這種情況預防接種門診應謹慎為新生兒重復建卡，應多方確認確實未錄入系統后方可重新建卡等。

3.6 及時備份率低。全省預防接種門診接種數據備份率仍較低，為數據安全帶來隱患。

4 面向全系統的檔案管理對策建議

4.1 加強系統中信息處理環節的檔案業務指導。其一，在基本資料和接種登記環節。將接種對象的基本情況、接種資料準確錄入，便于個案查詢，同時進行預約接種。例如，工作中如出現兒童跨區域接種時，異地接種門診要利用信息系統“異地下載”的功能，避免產生大量重復兒童。

其二，在冷鏈管理、疫苗登記環節。錄入接種日當天接種疫苗信息包括冰箱、冷藏背包運轉環境，冷鏈運轉開始、結束時間，室內溫度、冰箱溫度，運轉醫生等；同時，還要錄入接種疫苗編碼、批號、廠家及預計使用量等信息。便于出入庫核對，疫苗使用交接，打印接種證時會自動顯示疫苗批號、廠家等信息。例如，接種當日，工作人員首先要復制粘貼數據才可以進行新的數據錄入。

其三，在預約接種環節。根據選定的疫苗種類、免疫程序、接種情況、預約接種日期等可設定的條件，生成包含接種對象及其家長信息、接種日期、疫苗種類及針次等內容的接種通知單，達到預約接種的目的。例如，可全程或單次預約；也可將一類、二類疫苗分別打印預約。

其四，在報表統計環節。統計匯總接種日當天疫苗消耗情況，自動統計滿足條件的新建兒童數，兒童接種明細，自動生成國家常規免疫接種情況統計報表，統計、上傳上級平臺。領導可隨時瀏覽、查詢。

其五，在數據維護環節。用于數據備份、恢復及數據庫整理。避免網絡與電腦出現故障，丟失數據。例如，可在系統內設置自動備份功能，點擊接種設定——其他參數設定——保存自動備份。

4.2 加強系統中檔案生成環節的數據質量與安全控制。其一，強化兒童檔案信息查重控制。各接種門診應在每個接種日開始時定期通過接種信息系統客戶端軟件對兒童檔案信息進行查重，并及時向相關人員核實，刪除錯誤的重復記錄。縣級疾控機構應每日通過信息管理平臺，對實施兒童預防接種信息管理系統的鄉級防保組織、接種門診上傳的兒童預防接種檔案信息進行查重，督促接種門診對數據進一步核實，刪除錯誤的重復記錄，無市級平臺的市應及時開展查重工作。

其二，加強檔案數據質量分析。各級疾控機構應通過國家信息管理平臺，對接種門診上報的檔案數據質量進行分析，分析指標包括接種門診上傳率、上傳信息及時率、備份率等，提高接種信息錄入和上報的質量。市、縣疾控機構應經常開展數據的檢查復核工作，確保數據準確，預防接種統計報表與信息平臺的數據應保持一致。

其三，加強兒童在冊數據更改控制。加強監督和指導，規范接種門診客戶端兒童管理，慎重更改兒童在冊情況，如兒童確實遷出應有合理證據，并且在客戶端相應位置填寫遷出理由。

其四，強化數據安全控制和規范系統運行管理。提高上傳率、異地兒童下載率和及時備份率，提高免疫規劃服務質量，規范預防接種信息管理系統使用，提高我省預防接種的檔次與服務水平。

5 結語

兒童預防接種信息管理系統的使用，對免疫規劃工作產生積極的影響和作用。因此，必須切實做好兒童預防接種檔案信息的收集、登記、錄入和網絡報告，實現接種信息的檔案管理，讓兒童預防接種信息系統的檔案管理工作適應經濟社會發展的需要。

（作者單位：駐馬店市疾病預防控制中心 來稿日期：2013-06-16）