企業檔案業務外包初探

企業檔案業務的外包模式，即委托式企業檔案管理，是指企業的檔案采取委托國家檔案館、中介機構、檔案服務公司管理的一種檔案管理模式。這種模式下的企業檔案工作主要依靠于開展對外服務的國家檔案館、中介機構以及一些檔案服務公司，是企業資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益的必然趨勢。企業檔案業務外包主要包括傳統檔案業務外包、現代化檔案業務外包和其他業務外包三個方面的內容。對于企業而言，檔案服務可以看做是一種外部資源，這樣，企業可以將檔案保管這一職能從自身業務中剝離出來交由檔案外包機構執行，不僅能獲得高質量的服務，也減輕了企業自身的管理負擔。企業通過檔案服務機構來優化自身內部資源的配置，更大程度地實現利潤最大化，是新時期企業檔案工作的首選。

1 企業檔案業務引進外包的原因

企業將一些組織內部管理的非核心業務職能交給其他的專業機構，充分利用組織外部最優秀的專業化資源，從而實現效率的優化，降低成本以獲取最大的利益，也是提高企業核心競爭力的一種策略。企業檔案管理業務的外包必將迎來新的發展。

從企業內部需求來看，企業檔案屬于企業的資產，企業檔案工作的相關事宜幾乎完全取決于企業本身。企業是以盈利為目的，現代企業制度要求企業最大限度地節約成本，提高經濟效益，檔案管理作為企業產業鏈的一個環節，并不是企業所擅長的，它不能直接創造經濟效益，只是單純地起到間接的支持作用。從投入與產出的經濟效益角度考慮，那些由自己建立的完整檔案工作機構需要大量的資金和時間投入，于是造成了企業管理層對于企業檔案管理工作的忽視。因此，企業檔案工作深化改革成為企業檔案管理工作自身發展的迫切需要。

從檔案工作的外部環境來看，新的環境要求檔案行政管理部門由管理型向服務型轉變，但部分企業對于檔案行政管理部門干預企業檔案管理存在較大的反感，迫使出現一個新的機構或組織來緩和兩者之間的關系。對于檔案管理的業務外包機構而言，既可以承擔部分從檔案行政管理部門分流出來的微觀管理職能，對企業檔案工作規劃完成或特定任務提供服務并針對相關問題提供專業性建議，又可對不具備檔案保管條件的企業提供有償的服務。因此，實現企業檔案管理業務的外包顯得十分必要和迫切。

2 企業檔案業務外包的優越性

2.1 實現企業檔案工作模式的多樣性。專業檔案服務公司相比較在檔案工作業務剛開始起步的企業，具有專業的檔案人才隊伍、長期的專業檔案工作經驗、齊全的檔案管理設備和良好的信息化處理手段。檔案管理作為企業產業鏈的一個環節，并不是企業所擅長的，它只對企業創造經濟效益起間接支持作用，而不能直接創造經濟效益。從投入產出的經濟效益角度考慮，那些自己組建完整的檔案工作機構需要花費更多資金的企業，可以將自己企業的檔案事務委托給這些具有專業背景的機構來進行，既能減輕自己的經濟負擔，也可以對自身的檔案作出科學的管理。

2.2 提高企業檔案管理人員的專業性。作為檔案管理人員，必須具有細致的品格、條理的習慣、安全的意識、穩控的技術和文化的眼光，做精細管理的實踐者、文獻邏輯的建構者、核心信息的守護者、文檔管理的專業人和企業品牌的傳播者。企業檔案的工作者的專業素質只有與崗位責任緊密地結合，才能真正形成企業檔案工作的活力。很多企業，特別是民營企業由于起步較晚，發展規模小，無力設置專門的檔案機構和檔案人員。專門的檔案服務公司為了能夠實現利潤的最大化，為了保證工作優越性，能夠花費大量的時間和精力在檔案專業人才的培養上。具有專業素養的檔案管理人才越多，能夠更好地提升自己的團隊的技能，服務就會越有保障。

2.3 促進企業檔案信息化建設。信息化是未來檔案發展的趨勢和方向。企業檔案管理業務外包能夠進一步落實企業檔案信息資源的社會化服務，有利于促進企業檔案的信息化建設。檔案信息化建設需要有大量的專門人才、設備、技術和資金投入。然而，在現有條件下，大部分企業把主要的資金都投入到企業的生產和經營上，對企業檔案信息化建設的投入非常有限，這在很大程度上制約著企業檔案信息化的發展。實行企業檔案管理業務外包，可借助于檔案外包服務機構在設備、技術、專業人才方面的優勢，加快企業檔案信息化建設，促進企業檔案的信息化進程。

3 結語

企業檔案業務外包不是一個孤立現象，它是企業資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益的必然趨勢。隨著檔案服務市場的競爭加劇，市場對檔案服務機構的服務效率與效益也提出了更高要求，不斷提高服務效率與服務質量、降低服務成本、提高效益成為檔案服務機構提高自身競爭力的必要手段與措施。

（作者單位：佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司 來稿日期：2013-06-15）