文件橫向運動與檔案利用活動關系研究

摘 要：文件橫向運動與檔案利用活動既存在聯系，又相互區別。在以往的相關研究中，由于缺少對兩者間關系的辨析認識，從而造成了一些案例在解釋文件橫向運動時存在說服力不足的問題，甚至出現了一些案例“張冠李戴”的現象，在一定程度上削弱了文件橫向運動的科學性，也不利于文件橫向運動理論的深入研究。基于此，筆者詳細對兩者從相同點和不同點兩個方面加以分析，以期加深對文件橫向運動內涵的認識。

關鍵詞：文件橫向運動；檔案利用

筆者在《文件橫向運動的內涵研究》一文中，認為文件橫向運動與縱向運動最顯著的區別在于其滿足條件的復雜性，即：（1）文件橫跨的兩項社會活動應是先后開展，不同且又相關；（2）橫向運動中文件的忠實執行性；（3）橫向運動中文件的直接推動性[1]。當這三個條件同時滿足時，文件方能發生橫向運動，這種運動形式屬于文件跨越時空環境的價值再現，與我們所熟悉的檔案利用活動頗為相似。那么，這種文件運動形式是否等同于檔案利用活動呢？答案是否定的，兩者之間既相互聯系，又彼此區別，如果我們對這兩個概念不加界定，易于造成理解上的混亂，從而阻礙文件橫向運動的深入研究。

需要指明的一點是，這里有必要對“檔案”做一界定，筆者在文中均是采用廣義的文件（檔案）概念，而不是狹義中我們以“歸檔”為分水嶺對兩者的界定，否則，這樣的對比討論的意義將被極大削弱，并且會造成現行期的文獻也可以稱為“檔案”的困擾。

1 文件橫向運動與檔案利用活動的相同點

文件橫向運動與檔案利用活動之間存在一定聯系，吳品才教授認為，“文件橫向運動是不能憑空產生的，它必須在文件縱向運動發生的基礎之上才能進行，而半現行文件和非現行文件能發生橫向運動，實質就是A活動的檔案能轉化為B活動現行文件的情形，并且，這種橫向運動或轉化情形的發生都是在利用A活動的檔案為現實的B活動開展服務，推動B活動的開展過程中才得到體現和反映的”[2]。可見，吳教授認識到文件橫向運動的發生基礎是文件利用活動，筆者對這一問題進行深入研究后發現，兩者之間存在三個方面的相同點。

第一，兩者均發生于兩項社會實踐活動中。文件橫向運動之所以被發現，其最重要的一點是對文件運動維度的轉換，即打破以往文件縱向運動（文件生命周期理論）中對文件一維、單向的運動研究，將視角由文件運動的時間規律擴展到空間領域，而這一認識的得到正是將研究視野聚焦在文件運動的整個社會活動的必然結果，伴隨著豐富多彩、縱橫交錯的社會活動，文件運動形態也注定不會呈現為彼此孤立地沿著時間軸做一維線狀運動，而是做復雜的、彼此交織的多維運動，文件的橫向運動正是這多維運動中的重要一員，深深地根植于社會實踐活動中，檔案利用活動可以理解為文件運動到半現行或非現行階段時，文件為其對應活動的現行價值已發揮完畢，但文件中的重要信息仍能夠為其他活動提供服務，一旦檔案利用者在進行社會活動過程中，對檔案中的信息提出需要，便可通過檔案利用得到滿足，可見，檔案利用活動也是發生在兩項社會活動中，不能脫離社會活動這一土壤。

第二，兩者均表現出一定的信息提取。發生橫向運動的文件具有忠實執行性的重要內涵，因此，文件中的信息內容（包括其思想、意圖、目的等）均直接、全部覆蓋在新的社會實踐活動中，從而推動社會活動的發展。檔案利用活動過程中，也體現出一定的信息覆蓋情況。即通過閱讀，分析某一檔案，抽取出與自己需求相匹配的文件信息，從而推動新的社會活動的展開。從中可以清晰地發現，無論是文件橫向運動，還是檔案利用活動，均表現出了對文件信息內容的提取過程。

第三，從發生階段看，文件橫向運動與檔案利用活動均既可以發生在文件的現行期，也可以發生在半現行期和非現行期，對于文件橫向運動其發生于文件半現行期、非現行期的情況較多，如停工的產品生產活動重新啟動，處于半現行期的文件再次發揮現行價值；又如根據百余年前的清宮秘方配制“代茶飲”、“龜齡酒”等保健食品，處于非現行期的文件跨越時空，重新發揮現行價值。諸如此類的案例不勝枚舉，但是，這是否意味著處于現行期的文件就不能發生橫向運動呢？答案是否定的，吳品才教授在《論文件橫向運動發生的范圍》一文中指出：“許多現行文件在形成之初只能呈現出第一價值，但也有不少現行文件形成之初在展現其第一價值的同時，就能呈現第二價值，只是文件的這種第二價值有時常被我們遏制其發生而已，如許多含有國防、高精尖端、絕密科學技術內容的現行科技文件一經形成在呈現其第一價值（此時為現行價值）的同時，顯然也能呈現第二價值，而且這種第二價值也常可表現為現行價值，否則，就不會發生有不少不法分子和間諜冒著巨大的風險來想方設法竊取現行科技文件的現象。”[3]現實生活中確實存在類似于這種重要文件被竊取的情況，仍處于現行期的文件被竊取后，將在其他空間繼續發揮文件的現行價值，在這一案例中，現行文件鮮活地發生了橫向運動。從檔案利用活動來看，不但處于半現行期、非現行期的檔案提供利用的情況非常普通，而且處于現行期的文件（檔案）提供利用服務的情況也較多，這一現實情況多發生于政府信息公開的這一背景下，如政府出臺在危房改造、市民搬遷、城市規劃等方面的政策，又如政府在人才流動等方面的相關規定性文件，均能及時地被利用者獲取，進而推動相關社會活動的開展。

2 文件橫向運動與檔案利用活動的不同點

第一，從運動形態看，文件橫向運動表現為內在的價值運動，而檔案利用活動表現為外在的信息運動。我們知道，文件無論是做橫向運動，還是做縱向運動，均不是指文件的物理運動，亦即說，文件實體的空間位置不能促成文件運動。文件運動是由文件內在、價值導向的結果，文件運動的本質是文件的價值運動，在文件縱向運動中，文件的價值一般會經歷原始價值、現行價值、輔助價值、歷史文化價值的更迭，每一種價值的呈現均可視為文件運動的推動力，通過這種內在價值的變化，促成文件由形成期逐漸向現行期、半現行期、非現行期過渡，進而外在表現為文件保管場所由文件形成者向文書部門（或業務部門）、檔案室（或文件中心）、檔案館轉移。而這一復雜運動的背后，均是由文件價值的變化決定的。文件橫向運動也是如此，盡管文件發生橫向運動看似是不同活動中“人”這一主體的訴求，但究其根源，仍是文件價值變化，即客體對主體的滿足，倘使文件在某一運動階段不能表現出任何價值，那么它也便失去了運動的原動力，從而導致文件運動的枯竭。檔案利用活動，作為檔案管理活動中的一個重要環節，承擔著將檔案中的內容信息向利用者傳遞的責任，無論是檔案部門以外借、展覽、陳列、提供目錄信息等形式主動向利用者提供利用服務，還是利用者依據自身某種需求向檔案部門申請查詢、利用檔案，利用活動中均離不開“檔案”這一載體，從表面上看，檔案人員向利用主體提供了“檔案”（無論是紙質檔案，還是電子檔案，亦即說，無論檔案是否有形），但從深層次看，這一利用活動中實際上是檔案人員向利用者提供了“檔案信息”，從而推動文件（檔案）信息發生運動。文件利用者將所獲取的檔案信息與自身實際相結合，從而推動新的社會活動的發展。

第二，從價值形態看，發生橫向運動的文件發揮現行價值，而利用活動中的一部分文件會發揮情報價值。所謂“橫向運動”，簡單地說，就是A活動中的文件無論居于現行階段、半現行階段，還是非現行階段，在與之相關的B活動中繼續發揮現行價值，發生橫向運動。文件之所以能夠有效推動相關活動的開展，正是根植于這一運動特性，吳品才教授認為：“事物的屬性與事物呈現的功能與作用或價值類型之間是一一對應的關系。”[4]在檔案利用活動中，檔案所呈現的功能與作用主要是憑證或參謀咨詢，當檔案在利用過程中發揮憑證作用時，這時檔案的屬性仍為檔案，為有關活動提供證據；而當檔案在利用活動中發揮參謀咨詢作用時，這時檔案的屬性變為情報，為利用者在開展某些活動時提供重要的信息內容，利用者可將檔案（此時已為情報）中的信息進行提取、重組，從而為己所用，在這一過程中，文件（檔案）所表現出的價值形態為情報價值。

第三，從兩項活動意圖、目標看，文件橫向運動中活動的意圖、目標相近或相同，而檔案利用活動大多則不同。隨著社會活動的不斷深入發展，社會分工日趨明確、細化，在這一背景下，人們會根據復雜的社會環境結合自身的實際情況，形成各種任務、目標、計劃，圍繞著這些不同的思想、預期，便會形成各種類型的文件，從這一角度看，發揮過現行作用的文件很難，甚至不可能再次發揮現行作用。但是，當某項活動開展時，與另一項社會活動具有相同或相近意圖、目標時，且文件中所蘊含的內容是該項活動主體難以通過自身實力或無需通過自身建構所達到的，這時文件橫向運動的發生便能很好地滿足這種訴求，可見，兩項社會活動的意圖、目標相同或相近，是促成文件橫向運動最基本的要素。相對于文件橫向運動而言，檔案發生利用活動的條件則相對寬松些，檔案之所以會發生利用活動，往往是由于檔案中所蘊含的信息能夠滿足活動主體的需要，且這種信息難以從檔案之外的其他信息源中獲取（或這種信息較之其他類型信息源內容更為可靠、準確）。由此不難發現，借助檔案利用開展的社會活動，與檔案（文件）形成時的社會活動的意圖、目標大多并不相同，因此，業已成為檔案的文件經歷了現行期后，完成了其所形成時的作用、目標，標志著這一社會活動的結束，而日后所開展的各類活動，有可能出于參考、咨詢等目的再次查找到相應的文件，但這一社會活動的開展初衷與相應文件的形成初衷并不重合，換而言之，利用文件更多是參考文件中的信息內容，而不是簡單地復制、再現原文件。

第四，從文件與社會活動關系的角度看，發生橫向運動的文件能夠直接推動社會活動的發展，而發生利用活動的文件對社會實踐活動起間接推動的作用。由于文件橫向運動具有其獨特的內涵，注定了它與其他類型的運動形式有所區別。從按照古建筑圖紙恢復建筑原貌這一典型案例中，我們能夠清晰地認識到，在這一完整的社會活動中，處于非現行期的古建筑圖紙鮮明地發生了橫向運動，由非現行階段運動至現行階段，重新發揮現行價值，指導還原建筑原貌的這一活動。其中，圖紙檔案與重建古建筑的活動緊密相關，倘若缺失了圖紙檔案這一重要資源，古建筑重筑的工作將很難準確、精細地展開。不難看出，發生橫向運動的文件是其他類似內容的文件所難以取代的，究其根源，就是因為發生橫向運動的文件對社會活動具有直接推動性。然而現實活動中，不乏存在類似圖紙這樣檔案缺失的情況。我們仍以上述案例為背景，可以作出如下分析，欲實現古建筑重筑，卻缺失相關重要圖紙檔案，這時相關部門將搜集相關資料，如古建筑照片，散落在圖書、報刊中一些對古建筑的文字描述等，經過人類大腦加工，提取出其中有效信息，從而最大限度地勾勒出古建筑的原貌，然后結合自身經驗和相關專業知識，描繪出古建筑圖紙，進而推動古建筑重筑這一社會活動的完成。在這一案例中，我們可以發現，發生利用活動的檔案難以獨立肩負起相關社會活動的開展，必須結合有關其他信息資源和人類經驗、智慧方能實現，這一過程中的檔案對社會實踐活動往往只起到間接推動的作用。

第五，文件橫向運動體現出客體主體化，而檔案利用活動則不具備這一特點。客體主體化主要是指在具體某一活動或環境中，客體發揮主體的作用，換而言之，在社會活動中，處于被支配地位的事物發揮主導作用，推動社會活動繼續運動或促使環境發生新改變。具體地說，文件橫向運動中，處于客體地位的文件“不甘心”一直處于被支配狀況，在相關社會活動中，由客體地位“躍居”為主體，發揮“指揮棒”作用，指引相關活動（B活動）嚴格按照該文件中所蘊含的思想、意圖、目的加以實行，從而推動社會活動的展開。從這一過程中不難發現，推動B活動開展的主體儼然變為發生橫向運動的文件，該文件就是在這個過程中完成了客體主體化。而檔案利用活動主要是利用文件中與己需求緊密相關的部分信息，從而為所開展的活動提供有效的信息支持，顯然在這一過程中，文件（或說文件中的信息）僅僅起到參謀或參考的作用，沒有占據“統率全局”的地位，客體的角色仍未發生改變，主體依然是人，活動主體可以結合所獲取的相關信息內容與自身思想、目的進行有機結合，進而達到最大化地保障活動決策的科學性、準確性。

3 結束語

文件橫向運動與檔案利用活動既相互聯系，又彼此相區別，將兩者進行深入對比研究，不僅有利于我們更深刻地認清文件橫向運動的本質和內涵，還有利于我們將易于與之相混淆的檔案利用活動有效地加以區分，只有認清兩者之間的相互關系，才能將文件橫向運動的研究向縱深層次進行深入展開。

參考文獻：

[1]祝慶軒，桑毓域.文件橫向運動的內涵研究[J].檔案管理，2012（4）：19～20.

[2]吳品才.文件縱橫運動論[M].北京：中國檔案出版社，2002：254.

[3]吳品才.論文件橫向運動發生的范圍[J].檔案學研究.2006（4）：7～8.

[4]吳品才.文件運動與信息運動辨析[J].檔案與建設.2006（8）：13.

（作者單位：天津師范大學管理學院 來稿日期：2013-06-01）