醫院檔案信息化建設構想與路徑

大力推進醫院檔案工作數字化、信息化、網絡化建設已經成為醫院檔案管理工作必須著力研究和實踐的重要課題。

1 增強醫院檔案信息化管理水平勢在必行

1.1 加快檔案工作服務方式轉變的客觀需求。社會對檔案的需求是檔案工作存在和發展的根本原因。信息全球化時代，社會檔案需求的變化，對包括檔案工作領域在內的各級各部門、各系統、各行業提出了更高質量、更高水平的工作要求。國家、省、市、縣檔案部門及各行業檔案部門正在采取多種手段和措施，積極推進檔案信息化建設進程。醫院作為大眾關注、關乎民生的重要部門，更應對檔案信息化建設給予高度重視。醫院檔案工作，不僅面對社會經濟、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面對社會大眾。如今，越來越多的利用者要求及時、準確地獲取所需的檔案信息，傳統的檔案服務方式的低效檢索狀況，顯然難以適應這種新的變化；遠距離求索檔案信息的需要，利用者希望不遠足就能獲取所需的檔案信息，這就必須借助現代傳輸手段來實現。因此，必須確立“時不我待”觀念，緊跟信息服務方式步伐，加大推進力度。

1.2 醫療衛生改革信息資源儲備的客觀需求。醫院是醫療衛生改革的前沿陣地和重要節點，是國家重大醫療衛生改革政策、措施的實踐地和檢驗地。醫院檔案則是醫療衛生改革全過程的真實記錄，它既包括重大改革的政策、措施、實施方案，也包括醫療衛生改革重要、重大課題（事件）的實踐過程。增強社會透明度和檔案利用的可操作性，必然要通過信息化管理來實現，使檔案管理的內涵和外延發生由量變到質變的飛躍，從而提升檔案工作服務改革的水平和質量。

1.3 打牢醫院科學化規范化基礎管理的客觀需求。推進醫院現代化建設，實現醫院的科學化、規范化管理涉及方方面面，必須從基礎工作抓起。醫院檔案管理工作作為重要基礎工作之一，是醫院管理工作的重要組成部分，它的作用具有不可替代性。實現檔案信息化管理，對加快現代醫院建設具有重要的保障和推進作用，不可忽視，不可或缺。

1.4 人民群眾日益增長的醫療服務的客觀需求。醫院檔案匯集了醫院各科室各部門的各類信息，如醫院管理、科研、醫療、病案、儀器設備，等等，與人民健康息息相關，人民群眾獲知和利用醫院檔案成為必然。實現檔案信息化管理，開啟醫院服務“綠色通道”，將會為人民群眾提供更加快捷、更加方便、更加有效的服務，從而增進醫患和諧，進一步提高人民滿意度和社會公信度。

2 醫院檔案信息化建設構想

2.1 完備的醫院檔案信息資源儲備體系。信息資源儲備是實現檔案信息化管理的前提基礎。在對醫院室藏紙質檔案全面進行數字化處理，并將室藏電子、聲像、照片、實物檔案進行數字化整合基礎上，建立起完整、規范、系統的醫院檔案數據庫，形成覆蓋全醫院的檔案信息資源體系。同時，建立健全并有效堅持后續檔案資源接收規章制度，源源不斷地豐富、充實、完善檔案資源，對資源體系實行動態管理。

2.2 靈通的醫院檔案信息資源共享體系。在全面完成檔案數字化處理任務基礎上，借助醫院局域網，將檔案信息全部上網提供利用，使得醫院決策層及各工作部門、醫療部門在崗位上就能查閱和利用檔案信息。同時，力爭實現轄區內市、縣兩級各醫院網絡連接，實現院際間的檔案信息資源共享，以此密切醫院之間的協調溝通，提高診治準確率，提升醫療交通，降低醫療成本。

2.3 便捷的面向社會醫院檔案服務體系。立足服務于民生，滿足人民群眾及時獲取醫療信息的需求，借助外網，或建立獨立的醫院網站，將與人民群眾健康和醫療密切相關的信息如醫院基本功能、改革舉措、發展建設、服務方式、科技、病案研究等各類重要檔案信息上網提供利用，使人民群眾足不出戶就能查閱和利用醫院檔案信息，從而提高人民群眾對醫院的認知度，并相對使群眾的咨詢、就醫少走彎路，降低病患的治病費用。同時，在相互溝通的基礎上，減少醫患糾紛，促進社會和諧。

2.4 有效的醫院檔案編研成果利用體系。檔案信息化的根本目的是使檔案資源綜合服務功能得到充分釋放。以醫院檔案信息化管理為平臺打造檔案編研成果精品，提供有效的系統利用，搭建起既有廣度又有深度的成果利用體系，不斷提升檔案“資政惠民”的能力和水平，從而起到推進醫療科學研究，傳播醫療衛生典籍，普及醫療衛生知識的重要作用。

3 加快醫院檔案信息化建設路徑

3.1 強化頂層設計。加快檔案信息化建設，認知是前提、關鍵在領導。首先，醫院的決策層要充分認識檔案信息化建設的必要性和重要性，在組織領導、規劃安排、人員配備、制度建設、場地保障、經費支撐、設備使用上予以大力支持，切實保障檔案信息化建設的工作需求。檔案管理人員要打破傳統的思維定勢，確立新理念，了解社會各部門檔案管理新動態，解放思想、努力創新，積極應對傳統檔案管理模式向信息化管理模式轉變的挑戰。

3.2 加強隊伍建設。人的因素第一。檔案管理人員的素質直接體現信息化水平。在推進醫院檔案信息化建設進程中，首先要對各層面的檔案管理人員進行定向定期的培訓，讓管理人員更多地學習新知識、新技術，鼓勵他們邊學習邊實踐、大膽創新，使之成為醫院檔案信息化建設的主力軍。同時，還要注重引進和培養檔案管理信息化復合型人才，為檔案信息化建設提供重要人才保障。

3.3 深化輿論宣傳。醫院檔案的信息化建設不僅關聯醫院內部各個部門和所有醫政人員，同時也關聯著社會各個層面。因而加強輿論宣傳引導十分必要。應采取多種形式加大宣傳力度，使醫院內部醫政人員都能對其重要性、有用性、可行性、方便性有更深刻的了解，增強信心，使各級政府工作部門及社會公眾了解和便捷利用醫院檔案。

3.4 推進電子歸檔。電子文件具體包括：一是文本文件，主要是通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件，主要是通過數碼相機拍攝的圖像文件；三是影像文件，各種會議或重要活動通過視頻設備并經計算機處理的動態圖像文件；四是多媒體文件，運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現反映出來的文件。電子文件檔案是檔案信息化管理的重要資源，要按照電子文件歸檔與管理的要求，規范開展各項工作。首先，由各科室檔案管理人員制作整理電子文件后交醫院檔案室，通過技術處理，將已經歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。同時，把帶有歸檔標識的電子文件統一進行文件格式轉化，保證數據的可靠性和通用性，拷貝至醫院檔案數據庫之中，為在更廣領域提供利用打下基礎。

3.5 加快數據處理。目前，筆者所在醫院檔案主要有文書檔案、人事檔案、科研檔案、病案檔案、財務檔案、設備檔案、聲像檔案、實物檔案等類別，其存在狀態主要有兩種，一是大量的原有紙質檔案，二是近年來形成的較成熟的電子形態檔案。也就是說，大量的檔案正處于一個由傳統形式向電子形式轉化的過程當中。因此，必須加快檔案的數據處理速度，使傳統檔案順利轉化為電子形式，為檔案管理信息化打好基礎。檔案電子化轉換是一個復雜的過程，需要專門的設備、資金和技術支持，醫院應根據自身情況選擇不同的方案，但總體原則應該是在保證信息轉化質量和速度的前提下，降低成本，提高效益。規模較大的醫院，由于檔案數量多，資金相對充足，可增設崗位人員、增添專業設備，自行運作和管理，使管理效益最大化；規模小、檔案數量較少的醫院，可聘請專業機構進行檔案數字處理，降低管理成本；抑或利用自身技術力量，借助專業公司和技術人員，走聯合開發、聯合受益之路。

3.6 完善網絡建設。網絡環境是檔案信息化的必要基礎，是提高醫院公共服務能力的重要手段。醫院在對原有紙質檔案進行掃描數字化處理基礎上，搭建數字化綜合應用平臺，健全局域服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為開展檔案信息服務的窗口。硬件方面，根據信息化建設的要求，購置必要的硬件設備和管理軟件，安裝必要的管理系統，同時為系統配備質量可靠、性能優良的安全防護設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少檔案的毀損概率。軟件方面，可結合實際自行開發設計檔案信息軟件，也可利用現代檔案管理成熟軟件成果，融入醫院現代化管理建設之中。檔案信息來自并服務于醫院管理、醫療和科研各部門，那么，檔案信息化建設最有效的技術路徑，即檔案部門在與其他各部門密切合作的基礎上，融檔案管理信息化于醫院管理現代化建設之中，加快數據傳遞過程，達到檔案信息的完整性、系統性、準確性，提高檔案利用價值和效果。

（作者單位：王淼，汪海廣：唐山工人醫院 楊淼，河北聯合大學 來稿日期：2013-06-15）