阻礙技工院校檔案工作發(fā)展瓶頸與對策

隨著國務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育決定的文件下發(fā)，技工教育得到了長足的發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)形式也隨之多樣化，這無疑對檔案管理工作提出了更高的要求。然而，多數(shù)技工院校重視教學(xué)、招生工作，忽略檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在，致使檔案工作滯后于學(xué)校的發(fā)展，機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、設(shè)備添置、經(jīng)費(fèi)開支等基礎(chǔ)建設(shè)擺不上學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，這些問題成為阻礙技工院校檔案工作快速發(fā)展的瓶頸。如何發(fā)揮好技工院校檔案工作對教學(xué)事業(yè)發(fā)展的支撐點(diǎn)和基礎(chǔ)服務(wù)作用，使其突破瓶頸束縛，得以健康、蓬勃、穩(wěn)固發(fā)展，是我們行業(yè)工作者所共同面對的重要問題。

1 技工院校檔案工作瓶頸成因分析

1.1 檔案意識淡薄，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視不足，檔案工作擺不上應(yīng)有位置。國家大力發(fā)展職業(yè)教育，高校擴(kuò)招，技工院校也迎來了新的機(jī)遇和前所未有的挑戰(zhàn)，校領(lǐng)導(dǎo)將主要精力都用在了能夠帶來經(jīng)濟(jì)效益的招生、培訓(xùn)上。作為服務(wù)性質(zhì)的檔案工作無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更因其效益的滯后性，很少有人意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用。因此，檔案意識比較淡薄，對學(xué)校檔案工作缺乏長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，把檔案工作視為軟任務(wù)，學(xué)校的檔案管理只是一種形式化的虛設(shè)，嚴(yán)重地影響了學(xué)校檔案管理工作的正常進(jìn)行和可持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)低，專業(yè)技術(shù)人才嚴(yán)重短缺。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，不僅要求檔案工作人員敬業(yè)、吃苦耐勞、耐得住寂寞，更要求其具有一定的專業(yè)素養(yǎng)；檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂教育專業(yè)知識，還懂信息化管理的復(fù)合型人才。但由于檔案室不是學(xué)校主要科室，復(fù)合型人才奇缺，現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員少、人員配置不足、業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會少，是技工院校普遍存在的問題。

1.3 檔案管理制度不健全，落實(shí)不到位。領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案工作人員不足、專業(yè)能力不強(qiáng)，直接導(dǎo)致檔案管理制度不健全。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，但檔案管理制度上的不完善，檔案管理人員在實(shí)際工作中的懈怠，檔案工作有法不依甚至是無法可依，致使檔案收集不完整，管理不到位。

1.4 檔案收集難，質(zhì)量沒有保證，館藏?zé)o特色，雜亂無章，檢索手段落后、單一。由于缺乏檔案意識，學(xué)校對檔案工作不重視和檔案工作者不專業(yè)，直接導(dǎo)致檔案收集困難。用完的文件材料隨意放置，有的甚至丟失；也有的則認(rèn)為文件材料屬于本部門形成的，為使用方便存放本部門或存放在個人手中，長期不歸檔；外出參加會議的人員帶回的文件資料，不登記直接自行辦理留存，造成了會議文件的流失；一些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)。受檔案工作者所限，檔案收集范圍面狹窄，收集內(nèi)容不夠豐富。比如，文書檔案接收多，科技檔案、專門檔案接收少；政治領(lǐng)域方面的檔案接收多，教學(xué)科研領(lǐng)域方面的檔案接收少；宏觀方面的檔案接收多，而微觀方面的檔案接收少；只注意接收紙質(zhì)檔案，而放松了實(shí)物、聲像等其他載體檔案的收集；檢索手段只有文件目錄和卷內(nèi)文件目錄，且又因很多檔案人員屬兼職，很難按時完成著錄。

1.5 檔案管理設(shè)備落后，缺少現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施。跨入21世紀(jì)以來，以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)對檔案行業(yè)影響頗大，也給技工院校檔案工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。目前，大部分技工院校檔案管理設(shè)備普遍老化而且很不規(guī)范。由于資金所限，信息化所必備的計(jì)算機(jī)軟、硬件，數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等都不足或沒有。檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)十分薄弱，大部分檔案沒有建立計(jì)算機(jī)檢索目錄，極少數(shù)檔案雖建立了機(jī)讀目錄也很不規(guī)范，無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，許多新型載體無法接收及提供利用，嚴(yán)重影響了檔案保管和使用的效果，嚴(yán)重制約了技工院校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

1.6 檔案編研工作難以開展。由于檔案專業(yè)人員緊缺，僅檔案的保管和利用都夠檔案工作人員忙的，沒有時間更沒有能力開展檔案編研工作，使其成為技工院校檔案工作當(dāng)前最大的薄弱環(huán)節(jié)。編研工作展示了一個學(xué)校的檔案工作實(shí)力，需有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才實(shí)力以及豐富的館藏實(shí)力等，同時，既要有理論實(shí)力，又要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

2 技工院校檔案工作突破瓶頸束縛的對策

2.1 展現(xiàn)自己，提高站位，強(qiáng)化檔案管理意識，增強(qiáng)技工院校檔案工作者的自信心。借助學(xué)校一些大事，例如：校志的編撰，校慶、學(xué)校升級、學(xué)校評估等有利時機(jī)，展現(xiàn)檔案工作對學(xué)校發(fā)展的重要性；平時積極為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題提供確實(shí)可信的重要參考依據(jù)，加強(qiáng)檔案相關(guān)知識的宣傳教育，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案管理的重要意義，樹立和增強(qiáng)他們的檔案意識。由于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來越依賴于信息資源的增長，人們對信息資源的關(guān)注必將上升，新的信息資源需求群體必將出現(xiàn)，人們對信息資源的需求將更加強(qiáng)烈，無形中提升了學(xué)校檔案工作的社會地位，從而增加了檔案工作者的自信心，激發(fā)了他們的責(zé)任感、事業(yè)感、成就感。

2.2 建立綜合檔案室，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和人員配備，提高整體素質(zhì)。首先，建立綜合檔案室，把全校的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并配備至少一名具備高、精、尖檔案專業(yè)知識的專職人員，為各科室配備一名兼職檔案員；檔案專業(yè)人員負(fù)有指導(dǎo)各科室兼職檔案員開展檔案工作之責(zé)。其次，專兼職檔案人員必須定期參加培訓(xùn)，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、自學(xué)等方式，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時對專、兼職檔案人員實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制，進(jìn)行量化管理，管理好壞作為年終考核的依據(jù)之一。最后，在人才使用上引進(jìn)優(yōu)勝劣汰競爭機(jī)制，通過公開招聘、競爭上崗等方法，培養(yǎng)一批愛崗敬業(yè)、高素質(zhì)、熟悉技工院校檔案管理技術(shù)方法、了解教學(xué)專業(yè)知識、掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)技工院校檔案現(xiàn)代化管理提供人力保障。

2.3 建立健全檔案規(guī)章制度，責(zé)任到科室、責(zé)任到人；及時全面歸檔，確保檔案全宗的完整，實(shí)行規(guī)范化的管理。要想實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化，首先要制定一套完整的檔案管理制度，將各項(xiàng)檔案工作細(xì)化，責(zé)任到部門，責(zé)任到人，并納入考核中，使檔案工作人員有法可依，有章可循。在檔案資料的收集上，明文規(guī)定收集范圍、收集時間、由哪個部門來收集，將各科室需要收集的檔案資料全部細(xì)化到個人。尤其是學(xué)校教學(xué)檔案和行政檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，教學(xué)部門量大面寬，學(xué)術(shù)交流和各種講座的偶然性等，這些都需要制度化。還要注重?cái)U(kuò)大檔案收集范圍和載體種類，注重比如科技檔案、專門檔案、教學(xué)科研領(lǐng)域方面的檔案等，以及書法、字畫、榮譽(yù)證實(shí)物檔案和聲像等不同載體檔案的收集。專職人員與兼職人員收集相結(jié)合，確保檔案全宗的完整。

2.4 增加設(shè)備投入，提高現(xiàn)代化管理水平，服務(wù)中心工作。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。近幾年國家對于教育的投入大幅度增加，各級學(xué)校教育方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐漸在改善，辦學(xué)條件也有了顯著的提高；技工院校也應(yīng)當(dāng)把檔案建設(shè)投入納入學(xué)校規(guī)劃，每年都有投入，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案室建設(shè)，使檔案工作與學(xué)校其他各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展，以便更好地為教學(xué)服務(wù)。

2.5 積極開展檔案編研工作，促進(jìn)技工院校檔案工作的發(fā)展。檔案編研工作是系統(tǒng)開發(fā)學(xué)校檔案資源的重要手段，也是學(xué)校檔案管理的最高境界。學(xué)校檔案部門要根據(jù)本校教學(xué)、科研、行政管理等工作的需要，充分利用檔案信息資源，開拓編研新路子，濃縮檔案信息精華，按一定專題對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、挑選、考訂、加工，編出具有前瞻性的、對實(shí)際工作具有指導(dǎo)作用和參考價值的檔案編研精品，提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門使用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確最佳信息，為學(xué)校發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

優(yōu)化檔案工作的各項(xiàng)措施是相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的存在。領(lǐng)導(dǎo)的重視會改善檔案設(shè)施和環(huán)境，督促檔案工作人員努力提高專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任感，使技工院校的檔案工作良性循環(huán)：館藏更豐富，查詢手段更先進(jìn)，編研工作也得以順利開展，促使技工院校檔案工作突破瓶頸束縛，得以健康、蓬勃、穩(wěn)固發(fā)展。

（作者單位：河南省地質(zhì)工程技術(shù)學(xué)校 來稿日期：2013-06-20）