水利工程檔案管理存在問題及措施

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案在水利工程建設和經濟建設中起著非常重要的作用，主要表現在以下幾個方面：第一，在實際應用中，在擬定計劃、行政執法、工作總結、水利工程設計等方面檔案可以作為考察憑證；第二，檔案在防汛搶險時起著很重要的作用，它可以對過去的水情、水利工程情況有清楚的了解，使得決策者作出更好的決策；第三，可以借助檔案進行水利方面的學術研究，通過前人真實的記載資料，得出更好的研究成果；第四，水利工程會隨著實際需要而變化，在對水利工程進行維護和擴建時，檔案可作為合理設計和施工的依據，既節省了時間又節約了開支，有利于創造更多的經濟價值；第五，檔案可作為工程質量鑒定、事故原因的查明、事故責任追究的有效依據。

2 水利工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差。隨著計算機網絡技術的普及，傳統、因循守舊的檔案管理工作已經跟不上時代前進的步伐。長期以來，各級水利建設與相關部門單位對檔案管理工作未給予足夠重視，沒有形成有效的管理制度，檔案管理工作出現脫節、斷檔，工作流于形式化、表面化，未落到實處，沒有起到建設工程檔案應有的作用。有些水利建設單位雖建立了相關規章制度，但存在漏洞，監督機制滯后，不能起到真正管理、監督的作用。檔案不能及時收集、整理，檔案管理工作人員對水利建設工程缺乏足夠了解，檔案技術質量不能提高，不能保證工程建設安全，也不能合理統籌建設工程工作安排。

2.2 各級單位與相關部門對檔案管理的重要性認識不夠。檔案管理工作人員沒有受到專業培訓，任意性大，或雖有專職人員但沒有行之有效的責任管理制度，導致部分資料無法完整無缺地進入檔案，最終對水利工程造成直接或間接損失，不能有效地體現水利工程檔案的服務性與專業性。現實的水利工程檔案管理有更高的要求，需要更加專業的檔案管理人員和完善的管理制度，使工程項目在招投標、建設、竣工驗收等多個環節做到層層把關，層層落實。

3 水利工程檔案管理的應對措施

3.1 統一管理，完善制度。水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證之一就是加強對檔案工作的集中統一管理。檔案情報工作由主要領導主抓，專職檔案員具體負責，形成上有源頭可抓，下有實處可落的管理格局。在制度建設上，實行嚴格的檔案管理制度及崗位管理責任制，各個部門有機聯動，各盡其職。從制度建設上保證文件材料在工程各階段不遺漏、不流失，檔案管理工作實現系統化、規范化、標準化。

3.2 超前管理水利工程檔案。工程建設的經歷時間長，涉及的部門和人員多，工程形成的文件材料涉及面多量廣、內容繁雜多變，極易造成遺漏，各個工程環節都必須環環相扣。往往引起檔案人員疏忽大意的大多是一些小型水利工程，其特點是：建設周期短、施工要求急、所形成的文件數量不多。施工隊伍組成復雜，只設立了臨時的建設機構，沒有形成正規的檔案材料。水利工程檔案管理人員應當熟悉水利工程建設工作的各個具體環節和具體情況，需要對建立的相應檔案資料以及資料的內容、數量做好記錄，對收集的檔案資料一一核對，使檔案管理資料齊全、完整。對短期工程適用的收集方法是追蹤收集，對建設周期長的工程適用的收集方法是分階段收集；對施工單位具有一定約束力適用的收集方法是進行強制性收集。

3.3 重視檔案管理人員的業務培訓。要對各專職或兼職檔案管理人員進行經常性的業務培訓，培訓的內容應當包括水利工程建設工作中形成的相關文件材料以及具體的歸檔范圍。同時，對文件的起草、書寫要求進行規范。檔案管理人員必須了解檔案內容，注意積累資料。通過這種培訓，使檔案管理人員工作水平得到較大提高，適應工程建設檔案管理的需要。

3.4 通過開發利用檔案信息促進檔案工作的可持續發展。促進水利工程檔案可持續發展的重要措施是讓水利工作者和相關業務部門親身體驗到檔案信息的價值，認識到檔案管理工作的重要性，發揮更大的主觀能動性，積極主動地配合檔案管理工作者做好建檔工作，從源頭上保證水利工程檔案真實、全面、客觀。

3.5 利用計算機網絡技術管理水利工程檔案。提高檔案工作質量和效率的重要途徑之一就是實現工程檔案管理現代化。計算機網絡技術的發展為之提供了技術保障。歷年來，水利檔案的資料量多面廣，繁雜多變，必須建立專門的計算機檢索系統，提高檔案的查找速度，進而提高工作效率以及資料的準確率，提高水利工程檔案的使用率，為水利工程建設提供更好的服務，為國家和社會作出應有的貢獻。

（作者單位：周口市沙潁河工程管理處 來稿日期：2013-06-18）