關于民企檔案工作問題的深度思考

民企檔案工作是國家檔案工作的一部分，應當與國家檔案工作得到同步發(fā)展。然而，長期以來，大多數民企檔案管理封閉落后，似乎成為被人們遺忘的角落。筆者于2010年初至2013年6月，對全國各地不同行業(yè)不同規(guī)模的民企進行了廣泛調研，力求通過本文對民企檔案工作進行全面深入透徹的分析，明確問題產生的原因，提出解決問題的建議。

1 民企檔案工作存在的若干表象問題

1.1 檔案工作“人治”，檔案管理水平低。在眾多民企當中，有的民企一直沒有開展檔案工作，有的斷斷續(xù)續(xù)，有的似有似無。許多民企員工沒有檔案意識，或檔案意識十分淡薄。民企檔案管理封閉，管理手段落后，管理經驗缺乏。民企檔案工作具有嚴重的“人治”特色，要不要開展檔案工作，如何開展檔案工作，基本上由老板說了算，民企檔案管理水平低下。

1.2 管理者專業(yè)素質不高，管理不規(guī)范。民企檔案管理人員之中，受過本專業(yè)高等教育的人比例小，有的甚至不具備高等學歷。從事檔案工作之前既沒有受過專業(yè)培訓，也沒有經驗豐富的老員工幫帶，完全依靠自醒自悟。一些人雖然從事檔案工作多年，總結出來的完全是土方法。某一化工企業(yè)的三座工業(yè)鍋爐檔案，是按照質量證書、使用說明書、合格證等不同技術文本分別保管，違背了設備檔案成套性保管原則，割裂了每臺鍋爐檔案的有機聯(lián)系；某燃氣公司將儲氣站、城市地下燃氣管網和供氣戶歸檔材料相互混雜，隨意裝滿檔案盒，檔案盒脊背上面沒有標識。不規(guī)范的檔案管理，不具備任何檢索標志，檔案利用效果可想而知。這些土方法給日后檔案檢索造成極大不便，有的甚至無法檢索。

1.3 人心浮動，干部隊伍不穩(wěn)定。許多人出于這樣那樣原因不安心于民企檔案工作。有的人不情愿調到檔案管理崗位，消極怠工，得過且過，數月或一年后找機會調離，造成民企檔案干部隊伍流動性非常大。深圳一民企集團檔案部門定編11人，2010年初至今已有11人調出，9人調進，平均兩三月就有人事變動。人心思變，情緒浮動，日常工作都難以開展。

1.4 檔案人員情緒壓抑，心態(tài)郁悶。許多民企檔案工作掛靠綜合辦，檔案員每天大部分精力是跑腿打雜，端茶倒水，伺候領導。數月甚至一年寄存的文件歸檔整理，只能依靠加班加點，又無任何報酬。有理沒處講，有苦倒不出，心態(tài)郁悶，情緒壓抑，心情極差，工作敷衍。

1.5 基礎難以完善。有的民企沒有建立適用的檔案管理制度、規(guī)范和標準，或將管理制度束之高閣，形同虛設，工作隨意性很大；有的民企沒有建立文件收集制度，任憑大量文件流失，總體歸檔率不足20%，甚至幾個年度的紅頭文件、總經理會議紀要無一歸檔，形成空白；有的民企歸檔材料在各部門分散保管，保管條件簡陋，各自為政，檔案資源難以共享；某煤化工民企，將若干年的經濟合同拆釘后不再裝訂，也沒有編制任何目錄，簡單按數量匹配裝入檔案盒；陜西省某民企煤礦將紅頭文件拆釘后，按份用鐵夾固定，一份文件裝一盒保管；還有的民企歸檔文件不分年代、不分類，也不劃分保管期限，用塑料繩隨意捆扎后放入檔案柜。有的民企外借檔案沒有任何登記手續(xù)，諸如土地證、房產證外借數月后丟失，無據可查，無從追究，給企業(yè)造成重大權益損失。

2 上述表象問題的原因是什么

2.1 “人治”色彩濃厚，檔案工作因人而異。民企檔案工作法治觀念淡薄，人治觀念濃厚，人為因素尤其是企業(yè)經營決策者對于檔案工作的重視程度具有關鍵作用，檔案工作經常是“因人而興，或因人而廢”。如廊坊某一民企集團，2010年之前的集團總裁檔案意識淡薄，檔案工作只是存在談不上發(fā)展，大多數成員公司檔案工作處于“四無”（無檔案人員、無檔案制度、無檔案庫房、無檔案）狀態(tài)；2010年集團更換了新的總裁，檔案意識強烈，在集團年會講話中突出檔案工作地位，確定開展企業(yè)檔案工作目標管理認證活動。通過三年努力，全集團企業(yè)檔案工作由“四無”變成“四有”，普遍上升到新的臺階。

2.2 沒有職業(yè)愿景，工作沒奔頭。對于民企檔案員工而言，如果可以在事業(yè)上大有作為，前途光明，即使目前三五年內薪酬低一些，也是可以忍耐的。國企檔案員工在行政職務上晉升較為困難，但檔案專業(yè)職稱可以每隔三五年調整，薪酬跟著上升。而同樣在行政系列上升困難的情況下，大多數民企沒有專業(yè)職稱上升通道，使得民企檔案員工幾乎沒有職業(yè)愿景，感到在民企做檔案工作沒有前途，許多檔案專業(yè)畢業(yè)生到民企暫棲身，只因一時找不到理想工作，為了積累點工作經驗和資歷，一旦時機成熟必然遠走高飛。

2.3 缺乏激勵因素，檔案員工混日子。民企也有績效考核獎和年終獎，但考核嚴厲而普通員工考核基數低，數量不多的獎金對他們而言，沒有刺激而言。洛陽一民企上下班都是指紋記錄，遲到或早退一分鐘都扣除全月獎金，還要影響到年終獎。包括檔案人員在內的普通員工對既嚴厲苛刻又無激勵價值的考核非常反感。他們的對策就是八小時之內消極怠工，同時，對于混日子又混走了青春年華非常無奈。

2.4 薪酬水平低，生活壓力大。據新聞媒體報道，民企普通員工的工資一般要比國企低一半。據筆者對全國各地幾十家入司2年～3年的民企檔案員工了解，他們的薪酬水平都在兩千元以下。民企每年都漲薪，調整幅度在7%～10%，普通檔案員工工資基數低，扣除幾項保險后，實得不足一二百元。即使在民企檔案部門工作長達10年之久，不擔負領導職務，這樣的檔案員工薪酬也比國企低一半以上，他們多已婚嫁，上有老下有小，擔負房貸、車貸，生活負擔很重。薪酬低是民企檔案員工流動性大的主要原因。

2.5 沒有良好的人文環(huán)境，情緒壓抑。為數眾多的民企注重形式上的制度嚴格而忽略了企業(yè)人文關懷。許多企業(yè)和部門領導整天一副冷冰冰面孔，從來不關心員工生活，與員工沒有任何思想交流和感情溝通。某民企規(guī)定，員工在辦公樓內不許隨意走動，不許接聽手機，講話聲音稍大一點也不行；辦公室不許交頭接耳，不許在電話中談及與工作無關內容，員工間相互監(jiān)督，人際關系冷若冰霜，以鄰為壑。辦公環(huán)境死氣沉沉，孤寂難忍。檔案員工每天八小時坐在辦公桌前，有氣無力地敲擊著計算機鍵盤，表情呆滯地瀏覽著屏幕上的內容，大氣不敢出，說話如蚊聲，走路輕抬腳，“方便”急匆匆。這種冷漠呆板的工作環(huán)境對于青春好動的年輕人，既是生理上的嚴重摧殘，也是心理上的嚴重禁錮。

2.6 多方原因制約，管理基礎薄弱。民企檔案管理基礎不是短時間就可以建立并得到鞏固的，它是多年醞釀積累升華的結果，同時，又是多方面原因所決定的：其一是民企員工沒有或缺乏檔案意識，不具備普遍而自覺的檔案工作行為。即使經過外力干涉或一時努力形成脆弱的檔案工作基礎，亦難以鞏固。其二是

企業(yè)發(fā)展觀念問題所致。一些民企沒有長遠戰(zhàn)略發(fā)展眼光，走一步說一步，領導班子只顧當年經營指標完成，對于企業(yè)管理基礎的檔案工作，由于未列入考核項目，便很少過問，不愿意在檔案工作上有所投入。其三是一些新成立且在市場打拼的民企，生存觀念排在第一位，檔案工作等企業(yè)基礎管理活動無暇顧及，檔案管理基礎構建根本排不上日程。

3 有關檔案工作發(fā)展的民企管理機制問題

3.1 薪酬機制問題。從薪酬制度層面分析，央企普通員工與高管薪酬比例一般為1：10至1：15，而大多數民企普通員工與高管薪酬比例，一般在1：50至1：100。民企薪酬制度上的等級約束很嚴。有個民企辦公室主任想給工作中作出貢獻的檔案人員多調一百元工資，因為該員工工薪級別限制，屢試不成。檔案人員只靠混年頭，每年只能漲一點點工資，無疑挫傷了不少人的工作積極性。

3.2 激勵機制問題。許多民企除了月度和年度考核獎之外，沒有其他激勵機制。如國企的政治思想工作、企業(yè)人文關懷與較為融洽的人際關系、和諧的工作氛圍，在民企少見。民企普遍缺乏企業(yè)文化建設，缺乏領導和員工之間、員工與員工之間的感情交流，缺少多種激勵機制，造成“干與不干一個樣，干好與干壞一個樣”。檔案員工的工作積極性無法調動起來。

3.3 發(fā)展機制問題。 國企每隔三五年都為檔案員工提供專業(yè)技術職稱評審機會，只要干出業(yè)績，同時具備行政職務上升通道。而民企幾乎沒有檔案員工發(fā)展機制，不管如何努力，現狀都難以改變。由于前途渺茫，許多當初看好民企就業(yè)前景的檔案專業(yè)人員，三五年后毫不猶豫地跳槽到國企。

3.4 人才機制問題。央企或許多國企重視檔案人才儲備和人才層次梯隊建設，愛惜人才、尊重人才，給人才成長發(fā)展創(chuàng)造條件，能夠留住檔案人才。而許多民企只注重眼前經營效益，只對可以為企業(yè)掙錢的人高薪聘用。由于忽視檔案工作，任憑檔案專業(yè)人才流失。天津經濟技術開發(fā)區(qū)一民企集團從浙江大學招來一檔案專業(yè)碩士研究生，因為得不到應有重視，反被庸人排擠壓迫，一怒之下辭職去大學任教。

民企檔案工作封閉保守落后的外部原因，是國家各級檔案行政部門對民企不發(fā)文件，很少或幾乎沒有業(yè)務指導，使得民企檔案工作近乎與世隔絕；沒有對民企進行檔案執(zhí)法檢查監(jiān)督，使得民企檔案工作我行我素、自生自滅；民企檔案人員沒有專業(yè)培訓機會，使得他們素質低下，新的管理知識匱乏。

4 民企檔案工作問題的根源在于企業(yè)管理理念

4.1 企業(yè)經營理念問題。一些民企的領導是在近二三十年由普通農民轉變而來。他們吃苦耐勞，勤奮執(zhí)著，堅忍不拔，精于打拼，使得民企得到不斷發(fā)展壯大。但是，由于某些人的文化水平、成長環(huán)境、家族理念等方面影響，思想封閉保守，意識狹隘、目光短淺，缺乏企業(yè)管理理論，缺乏企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略考量，只顧眼前難及長遠，“頭頂一小片藍天，腳踏一小塊黃土”，沒有運籌帷幄決勝群雄的管理理念。一些民企老板認為檔案工作不創(chuàng)造效益，不做任何投入，將那些眼前用不著的文件材料打捆裝麻袋扔進雜品庫，不聞不問，任憑散失損毀，而到利用時“臨渴掘井，后悔晚矣”。溫州一民企自成立十幾年以來一直租房辦公，經常更換辦公地點，非常不便，想在近郊倉庫院內蓋一辦公樓，但因丟失了倉庫土地證、房產證和規(guī)劃許可證，到市規(guī)劃局辦理建房項目屢屢遭拒。因重要文件材料丟失而使民企蒙受巨大損失的案例比比皆是，發(fā)人深省。可是，又有多少民企從中吸取教訓，亡羊補牢而重視檔案工作呢？

4.2 價值觀問題。追求成本最小化與利潤最大化，一直是民企普遍的經營理念。民企在做某種投資前都打一下小算盤，只考慮投資后的收益而很少考慮其他。一些民企老板辦公室非常豪華氣派，這是企業(yè)形象和自身享受所需要的。偌大一座辦公樓里沒有檔案庫房，歷年文件材料堆放到地下室水淹發(fā)霉逐漸爛掉。一些民企老總花錢如流水，在檔案保護上卻吝嗇無比，區(qū)區(qū)幾百元檔案柜舍不得買，新增檔案只得堆放在過道上。所以，一邊是許多民企興旺發(fā)達，一邊是檔案工作停止萎縮倒退消失。民企老板只在眼前的光環(huán)中跳舞，他身后的歷史充滿黑暗，難見一處亮點。

4.3 短期行為。檔案反映了民企歷史面貌，民企不能沒有自己的歷史，但是，為數不少的民企在忽略企業(yè)文化建設的同時也隨手扔掉了企業(yè)歷史。杭州蕭山區(qū)一民企有著近三十年歷史，檔案工作卻處于“四無”（無檔案制度、無檔案庫房、無檔案管理人員、無檔案）狀態(tài)。老板只將房產證、土地證、印章等自認為重要物品鎖在保險柜里，其他一概不管不問。當筆者隨集團檔案工作指導組到企業(yè)調研檔案工作時，各部門僅存近兩三年的文件材料，之前的文件材料不見蹤跡。有的部門當作廢紙賣掉，有的部門在辦公地點搬遷時棄在原處，有的在碎紙機中隨意銷毀。企業(yè)經營短期行為不可能建立或發(fā)展檔案工作，缺失了歷史的企業(yè)發(fā)展必定受到嚴重制約。廣西貴港一民企2011年初準備上市，因前幾年的各類歸檔材料嚴重缺失，企業(yè)上市資產評估、企業(yè)信譽度和企業(yè)經營能力等方面嚴重受損，至今尚未上市成功。

4.4 缺少人才儲備理念。某些民企為減少在人才引進、培養(yǎng)等方面費用，急功近利，寧可花費巨資從別處現挖高端人才，也不會精心打造本企業(yè)未來發(fā)展需要的人才；只重視非常離不開的可在眼前為企業(yè)攬金的少數人才，如檔案管理的其他方面人才一概任憑流失。這些民企沒有人才發(fā)展戰(zhàn)略考量，不具備打造人才成長的環(huán)境，造成企業(yè)人才斷檔，人才結構不合理。企業(yè)既不為檔案部門引進人才，也不為檔案部門培養(yǎng)人才，造成檔案人員兩三年換一撥，沒有管理經驗的積累和傳遞，民企檔案管理只能處于淺層次狀態(tài)。

4.5 文化理念問題。某些民企只重視表面上的浮華與熱烈，卻對“一盤散沙”的員工思想無動于衷。盡管老總在新員工入司講話時“激揚文字”，將企業(yè)描繪得前程似錦，而檔案員工一到了工作崗位似同天壤之別，“冰火兩重天”，悲涼頓起，一切美好愿望化為烏有。許多民企不重視文化建設，沒有為員工打造出良好人文氛圍，檔案員工在公司郁悶一整天，回到家一股無名火不知往哪里發(fā)。內蒙古一民企的檔案員工說：“非常不愿意上班，即使干坐上一年白拿錢，也不情愿呆在這個鬼地方。”

5 關于解決問題的幾點建議

5.1 檔案工作理念是建立民企檔案工作的切入點。民企只有認識到開展檔案工作的重要意義，才能產生建立民企檔案工作的自覺行動。在筆者調研的十幾家民企中，公司只有資料室或倉庫，只是將歷年文件、圖紙打捆后與辦公用品堆放在一起，他們認可的檔案只是放在社會人才中心的個人檔案。湖南一家經營燃氣的公司在燃氣管道爆燃時措手不及，沒有任何檔案提供搶修依據，延誤了最佳搶修時機。之后，公司到城建檔案館花錢復印了地下管網檔案，時隔不久，才發(fā)現了與堆放在雜品庫中塵封的檔案材料一模一樣。深刻的教訓使得公司建立了牢固的檔案工作理念，配備了專職檔案管理人員，配備了檔案專用庫房和管理設備設施，檔案管理走上了規(guī)范化之路。

5.2 檔案工作機制是發(fā)展民企檔案工作的關鍵。許多民企都有這樣的深刻體會：建立檔案工作易，深入發(fā)展檔案工作難。這是因為：深入發(fā)展民企檔案工作需要許多機制優(yōu)化組合。公司不解決檔案人員薪酬低的問題，就難以調動起檔案人員的工作積極性；而不解決考核機制，只是臨時鼓勵一下，也不會具備檔案人員持久的工作積極性；上述問題解決了，檔案人員成長還需要培訓、人文關懷，這是人才發(fā)展機制的建立。企業(yè)只有將上述各種機制優(yōu)化組合，才能保證檔案工作得到持久深入高效發(fā)展。

5.3 檔案人才隊伍是民企檔案管理基礎業(yè)務建設的保證。現代檔案管理，人才是關鍵。沒有檔案專門人才，規(guī)范的適用的基礎業(yè)務建設就無從談起。尤其是大型民企集團，沒有檔案管理人才，基礎業(yè)務建設就搞不成好樣子。民企需要的檔案專業(yè)人才，必須有敬業(yè)精神，有腳踏實地的工作態(tài)度，有創(chuàng)新發(fā)展的能力。同時，民企要注意培養(yǎng)人才，設法留住人才，穩(wěn)定檔案干部隊伍。這是因為，在民企成長出來的人才充分了解民企檔案工作現狀和發(fā)展需求，對民企檔案工作性質、特點，乃至發(fā)展規(guī)律有所掌握，可以切合實際并卓有成效開展檔案工作，使得民企檔案工作走上效益發(fā)展性軌道。

筆者希望，國家檔案工作大好形勢中的民企檔案工作，不再是被人遺忘的角落；替民企檔案工作者打開心靈的一扇窗，讓他們見到藍天綠水，在陽光雨露中勃發(fā)生機；讓民企檔案工作融入時代發(fā)展的潮流，民企檔案工作必然一樣光明與輝煌。

（作者單位：李兆明，中國鐵路物資總公司；董昱辰，新奧集團股份有限公司 來稿日期：2013-06-04）