高校公文檔案管理存在問題及對策

如何規范高校公文處理業務，加強高校檔案管理工作，使之更好地為高校的各項管理活動提供優質、高效的服務，是目前高校管理工作中一個亟待解決的問題。本文就此略陳管見。

1 當前高校公文檔案管理存在的問題

1.1 公文處理程序不規范，給檔案收集管理工作造成困難。由于公文信息網絡的應用，實現了局域網資源共享，各業務部門下發的文件均可自行辦理，導致文書部門對各部門發文失控。主要表現在：一是工作人員不能主動將文件正文交給文管人員的概率提高，使檔案不能及時登記、收集，導致文件編號重復或斷檔，立卷時原始資料不完整。二是各部門自行輸入的文件檔案缺乏統一標準，公文形成過程中的處理手續不健全，檔案資料缺乏原始真實性。三是文件格式不統一，文號使用隨意性大，留作存檔的文件無印章，將來利用時無法起到憑證作用，真實性受到質疑。四是要求統一管理歸檔的難度較大，面臨許多技術難題。

1.2 現有機關公文檔案內容繁瑣、分類不科學。如各級黨委和政府的文件、信息，上級業務部門的有關報表、資料，同級部門之間的函件、通報，下級業務部門往來的各種請示、匯報，等等。依傳統的立卷整理方法、需求分類方案進行一級級分類、編頁號、抄內目、擬案卷題目、確定保管期限、編制檢索工具，等等，一環扣一環，程序繁瑣，手法欠缺，效果不佳，檔案專職人員經常要加班加點，有時還要抽調人員幫忙，案卷質量卻難以保證。現有的立卷方式要根據本機關的職能與內設機構等編制分類方案，而分類方法又有多種選擇，即使是同一機關，不同的檔案工作人員制訂的分類方案也會有差異，不同專業的人員操作結果大相徑庭。如分類組卷過程中即使完全按照分類方案組卷，也會遇到一些文件難以確定其屬類。

1.3 現有的機關公文歸檔管理不夠規范。主要是：檔號不規范，沒有目錄號。一卷多冊現象較多；案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容，永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷；案卷厚薄不一。總之，機關綜合性檔案館（室）建館（室）時間越長、館（室）藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

1.4 公文檔案管理人員的素質不能滿足要求，影響檔案資源利用率的提高。在當今網絡環境下公文檔案的管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識和經驗，又要具備計算機應用的能力和實踐技能，兩者皆備的人很少。年齡偏高一些的工作人員，對計算機無所適從；年輕的工作人員專業檔案管理經驗和規范化工作能力相對不足，檔案管理隊伍在網絡環境下的建設需要一個磨合期。

2 加強機關公文檔案管理的有效措施

2.1 樹立“文檔一體化”意識，強化“全過程管理”工作。“文檔一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。同時，更要強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴格的質量標準。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理工作應當遵循的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規定，這是“全過程管理”的根本法規，全體檔案工作人員和文秘人員應認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。最后，還要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文。規定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，禁止濫發文件和發無效、無用的文件，要依靠先進的裝備和技術，配置性能優良的設備和工具，注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決制止。

2.2 保證質量，科學分類。一要剔除重份或無查考價值的文件，避免實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。二要重新組合案卷，實現案卷規范化。盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。同時還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。三要結合檔案館（室）實際，規范著錄工作。檔案著錄實質是壓縮、貯存信息，是供檢索途徑，以便開展檔案的利用。由于各個檔案館（室）的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，各個檔案館（室）應該以《檔案著錄規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求，制定出適合本館（室）著錄工作的著錄細則。四要統一分類號，便于查找，保證檢索查全率。五要規范題名，保證檢索查準率。在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現，影響檢索的準確率。

檔案分類是根據檔案內容、形式的相同性和差異性，按照一定的分類標準區分檔案的過程，根據具體分類對象不同，檔案分類又可分為檔案種類劃分、檔案實體分類和檔案信息分類。可以通過簡化分類方法等達到簡化整個歸檔程序、分類便于檢索，便于操作，如按年度——組織機構分類。把全宗內容檔案先按年度分開，每個年度下再按組織機構分類。

2.3 規范網絡環境下檔案管理工作的數字化建設。檔案數字化是新時期信息技術在檔案管理中的具體應用，檔案數字化的發展將推動檔案資源信息化建設的進程，為實現檔案信息資源的社會共享打下堅實的基礎。檔案數字化的關鍵是多媒體技術的開發與應用。多媒體技術在檔案管理中的應用很廣泛，如檔案數字化、檔案信息存儲、檔案信息檢索、檔案信息利用、檔案信息編輯等，其中，檔案數字化是最基本的應用方式之一。隨著機關公文數字化設備的普及和辦公自動化的推廣應用，越來越多的檔案一產生就是數字形式的，即數字檔案（電子檔案）。但是許多傳統檔案還需要通過數字化形式的轉換，形成數字化的檔案。目前，機關檔案數字化的方式主要有以下兩種：一種是數據錄入。檔案數據錄入就是將檔案著錄、標引形成的、反映檔案特征的檔案信息，如，文件編號、題目、責任者、分類號、檔號、時間等輸入計算機，形成檔案目錄數據庫。建立檔案目錄數據庫是檔案計算機管理的基礎，數據錄入是最常見的數字化方法，是建立檔案目錄數據庫最主要的技術方式。一種是檔案掃描。檔案掃描就是采用光學掃描、數字相機等對現有的紙質檔案進行計算機處理，將原有檔案模擬信息轉換成數字信息。紙質檔案是當前機關檔案保存的主要形式，檔案掃描是最常見的、能夠快速將大量紙質檔案數字化的技術，也是目前國內檔案內容數據庫建設的主要手段。

2.4 培養專業檔案管理隊伍，普及檔案管理基礎知識。檔案人員知識老化，急需更新，加強新生力量的培養和在職人員的現代化技術再教育，提高檔案人員的專業水平，是搞好檔案管理的前提和基礎。現代化檔案管理不僅僅是檔案管理人員的職責，只有從單位領導到擬稿人員、利用人員都掌握了辦公自動化的基本技能，才能提高對檔案現代化管理重要性的認識，才能提高檔案質量和利用率，才能進一步推動我國檔案事業向前發展。

（作者單位：商丘職業技術學院 來稿日期：2013-06-10）