高職院校科研檔案工作管理淺議

摘要：高職院校的科研檔案管理工作是高職院校科研中的重要

組成部分，以科學的態度加強對高職院校科研檔案工作的管理非常

重要。

關鍵詞：高職院校 科研檔案管理

高職院校科研檔案是科研活動的原載體，指的是在科研過程中逐步形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案管理工作是科研管理活動中的重要環節。因此，如何進一步開發并妥善管理科研檔案，使檔案資源更好地服務于高校和全社會，便成為當前眾多高校科研檔案管理部門需要深入探究的課題。

1 高職院校科研檔案工作管理的重要性及意義

科研成果是科研人員智慧的結晶，需要以檔案的形式妥善保存，使之形成科研信息資源儲備庫，以便更好地服務于社會經濟發展。準確、完善是科研檔案形成的基本要求，唯有如此，才能真正發揮檔案的信息服務確保在科研工作中有效應用。歸檔時，要確保所有歸檔資料完整且歸檔及時，必須保留資料的系統性、準確性、完整性和原始性；在科研檔案管理中，科研人員的工作任務是認真記錄并妥善保存科研課題的立項申請書、研究計劃任務書、說明書、開題報告、工作方案、課題進展報告、課題結題報告、重要會議紀要、國內外調研材料、科研經費的使用情況記錄、課題鑒定（驗收）報告以及成果報告等文書資料。科研資料及時歸檔保存是科研檔案管理科學化、規范化的第一步。

2 高職院校科研檔案工作管理存在的問題

2.1 科研檔案管理意識薄弱，科研檔案材料收集不全

高校的領導者以及科研、檔案管理等部門普遍缺乏檔案管理意識，對科研檔案管理的重要性認識不足，這在一定程度上阻礙了科研檔案的發展進程。具體體現在四方面：

①目前，一些科研工作者在科研檔案管理的認識上片面化，將檔案管理工作孤立起來，認為檔案管理僅僅是單個部門或個人的職責，只關注科研經費和科研成果，這使得科研檔案從形成的初始階段就偏離了服務社會的本質；

②在科研文獻、資料的形成過程中，科研管理部門未嚴格把關，管理制度不嚴謹，致使檔案管理始終滯后于科研進度，嚴重阻礙了建檔與科研的“四同步”。“四同步”，即下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；科研成果上報登記和評審獎勵以及科技人員晉級考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

③檔案管理部門沒有全程跟蹤檢查科研檔案的收集和管理工作，工作進度嚴重滯后。檔案收集是檔案管理工作中相當重要的一環，有的科研人員一味的埋頭搞科研而容易忽視建檔保存工作，對其他部門組織的科研材料，基本上處于你交多少、我管多少的情況。

2.2 科研檔案管理機構不健全，人才隊伍無保障

由于部分高校教育資金有限，軟、硬件設施配備不完善，致使校內科研管理部及其各個系部都未設立專職科研檔案管理機構，尚未形成一套相對健全的科研檔案管理機制和相關的實施細則，目前的科研檔案管理工作都以《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》和《普通高等學校檔案管理辦法》為依據來貫徹執行。沒有明確制定科研管理人員的崗位職責，科研檔案管理人員也多為兼職，沒有接受過系統的檔案專業理論知識和技術培訓，難以勝任本職工作，有的掛職檔案管理員“在其位而不謀其政”，對檔案管理工作兼而不管，必然影響科研檔案管理的工作進展。

2.3 科研檔案管理服務市場意識不強，利用率低

高校中的全體教研職工經過長年累月的鉆研和積累，才構建了如今比較完備的科研檔案資料庫。當前市場經濟條件下，數字信息技術迅速以其簡便、強大的技術優勢被廣泛應用于社會經濟的各個領域。作為頗具前瞻性的高職教育更應該首當其沖，積極應用數字信息技術來完善教研管理。但是就當前形勢而言，仍有部分高校一直沿用傳統的教研模式，只對科研資料進行簡單的搜集、整理和歸檔保存，并不注重其利用價值和社會經濟效益，高校科研檔案管理服務于社會經濟的職能無法體現出來。現階段，大部分高校開展科研檔案管理的目的除了應付上級檢查以外，就是科研工作者用來申報職稱的途徑。科研成果的后期轉化過程鮮有科研人員參與，科研檔案無法重新編研或進行深加工，以進一步提升其科研價值，使其更好的服務社會。

3 高職院校科研檔案工作管理方法探討

3.1 加強宣傳，提高各級人員檔案意識

為了提高高校各部門及相關人員對科研檔案管理重要性的認識，首先要從宣傳著手，針對全體師生和科研人員開展檔案管理知識及相關法律法規的宣傳活動，采取多元化的方法手段積極宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》，使各級管理部門和科研工作者充分認識到檔案管理也寓于科研工作之中，從而支持并廣泛參與科研檔案管理工作，進一步明確科研人員的職責和義務，從而提高其思想覺悟，主動收集、積累科研檔案資料，并積極推進科研檔案管理的科學規范化。

3.2 建立健全科研檔案管理制度，依法制檔

根據《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》以及各級地方政府制定的檔案管理條例，基于現階段高校科研檔案管理實際，著力完善科研檔案管理機制，檔案管理員要合理分工，堅持完善各項工作流程，以促進科研檔案管理工作順利開展。此外，要注重檔案管理機制建設，推行科學規范的管理流程，切實將科研檔案管理工作納入到學院整體工作中，實行集中統一管理，項目完成后的2個月內，所有項目資料一律建檔保存，任何個人不得歸為己有。

3.3 加強科研檔案管理人才隊伍建設，提升業務知識

科研檔案管理屬于政策管理的范疇，且對管理員的專業素質和技術水平要求較為嚴格，所以必須認真貫徹落實“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的工作要求，針對各個梯度水平的檔案管理人員開展技能培訓再教育活動，掌握現代科研檔案管理的技術要領，不斷提高管理人員的政治素質、業務素質和職業道德修養。科研管理人員要堅持理論學習，特別是交叉學科的融合交流，以進一步拓寬知識面，更好地適應新形勢下的檔案工作。

3.4 加快科研檔案信息化建設，實現科研成果最大效益

現階段，大多數高職院校已建成校園網絡系統，教研管理模式也逐步向數字信息轉型。科研檔案是衡量一所高校科研實力的主要因素。就目前來看，大部分科研檔案仍以紙質形式保存，現代信息技術在科研檔案管理中的應用仍處于初級階段，檔案管理網絡化程度低，致使檔案利用效率一直維持在一個較低的水平。現代科研檔案管理除了沿襲傳統的管理模式（也就是將科研資料分類匯總，然后歸檔保存）之外，更為注重檔案資源的再利用，以及如何將科研成果轉化成實際的經濟效益。在科研項目的深入研究以及科研成果的推廣應用過程中，科學、規范的檔案管理往往能給予其足夠的技術支持，從而實現科研成果向經濟效益的轉化。

高職院校科研檔案管理工作是檔案工作和科研工作的結合點，如何創新高校科研檔案管理理念和方法，將檔案工作與科研工作緊密結合起來，將是高校科研管理部門需要不斷探索和實踐的問題。

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作者簡介：鄭蘇紅（1983-），女，韶關坪石人，行政管理員，從事行政管理、檔案管理研究。