改變企業檔案工作的現狀與措施

摘要：企業檔案工作遠遠跟不上經濟發展的步伐，檔案管理人員安于現狀，與外界接觸交流的機會甚少，造成檔案工作停滯不前。改變檔案工作的現狀，洗新革面，刻不容緩。

關鍵詞：企業檔案工作 現狀 措施

1 企業檔案工作的現狀

1.1 由于企業是與“經濟效益”掛鉤，領導重視的是經濟效益，容易忽視企業檔案這項基礎性的工作，甚至置檔案工作于一隅，長期“不聞不問”，這就主觀上造成了檔案工作是企業“最沒用”的一項工作。每年在進行機構調整時，首先考慮的是削減檔案人員或設置一崗多職，頻繁更換檔案人員，檔案工作無分管領導。現在本企業的檔案工作只有兩位同志負責，且屬于一崗多職類，并不是主要負責檔案工作。40多年的企業，案卷的數量少得可憐，檔案館藏卻很凌亂。由于人員少，影響了檔案工作的發展。

1.2 檔案管理措施得力，但執行不得力。雖然制訂了企業檔案工作一系列規章制度，但只是紙上談兵。由于領導的不重視，下發的規章制度很少部門能真正執行，有章不循。每年檔案室都會下發一次關于收集年度檔案資料的通知，但部門總是愛理不理，本來規定了繳交的時間，但經再三催促，才肯把手中的材料交出來。由于缺乏嚴厲的獎罰措施，導致了文件權威性的減弱，使制度形同虛設，從而也使企業工作人員對檔案工作采取了一種漠視的態度，隨意性強，總是持著“先忙別的去吧！反正領導也不急！”企業工作人員以這樣的態度對待檔案工作，影響了檔案工作的進展。

1.3 企業的檔案工作設在辦公室，對其它門類的檔案管理不夠集中，辦公室注重的是文書檔案的收集，對科技、設備、基建、財務會計檔案雖然有實行集中統一管理，但應該歸檔卻收集不上來的材料領導手中有，業務部門有，做具體工作的個人手中有，文件材料收集不齊全，所以常常出現文件資料不全和“死檔”現象，例如一項工程完結，久未立項歸檔，造成該項工程的施工圖紙丟失。這不但違反了檔案工作原則，同時也不能發揮檔案室綜合信息服務的作用。

1.4 檔案的收藏價值、史料價值、經濟價值只有通過開發與利用才能體現出來，但企業對檔案的開發利用工作不重視，“重藏輕用”的傳統觀念仍根深蒂固。長期以來，人們習慣用傳統的價值觀念來管理這些檔案，只知道收藏，不懂得開發利用，只有當別人需要查閱檔案的時候，檔案工作人員才為其查找。本企業的檔案室常常是門前冷落鞍馬稀，一年下來，查閱的人數廖廖無幾，這種工作局面大大削減了檔案工作的地位。

1.5 企業檔案人員專業知識不夠豐富、業務素質偏低及年齡老化也是一個普遍現象。在本企業5名檔案員（包括兼職）中，只有兩名是大專學歷，兩名取得上崗證書，最大的已近50歲，最小的也將近30歲。從中可以看出，檔案人員的文化素質、年齡結構、業務水平，影響了檔案工作的發展。

1.6 還有一系列嚴重阻礙檔案工作發展的問題亟待解決，例如企業檔案工作的各種配備落后、場地狹窄、檔案信息資源缺乏、企業工作人員檔案意識差等等。

以上所列舉的只是片面例子，還存在著很多問題亟待解決。我們要改變企業檔案工作現狀，適應新局面，走出一條主動為企業生產經營提供優質服務的新路子，就必須更新觀念，改變工作方法，轉移工作重點，使企業檔案工作真正圍繞企業的“生產經營活動，提高經濟效益”這個中心有效運轉，有的放矢做好工作。俗話說：“檔案工作的好壞，關鍵在于領導”。由此，轉變領導的觀念，宣傳企業檔案工作的特殊作用——后盾、憑證作用，提高企業檔案工作的地位，提高檔案工作者的地位，是解決當前企業檔案工作存在問題的最好辦法。

綜上所述，企業檔案工作的關鍵在于措施的落實，領導的重視和各部門的密切配合，檔案工作才能取得成效，檔案工作才有進一步的發展。

2 企業對檔案工作采取的措施

2.1 企業將加大檔案工作的管理力度，健全完善規章制度，建立健全檔案工作領導小組與工作小組，規范檔案工作者及與檔案工作相關人員的行為。

2.2 按照《檔案法》的實施辦法，制定和印發了各類檔案管理規范性文件及各種制度。如《檔案管理制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等。這些法規制度涉及到檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、統計等各個環節。

2.3 明確檔案管理范圍、管理原則、管理方法，并納入了各部門的檔案管理體系，使各種各類的檔案管理工作做到有章可循，有法可依，步入規范化管理的軌道。

2.4 建立檔案獎罰管理原則，每年各部門需在既定時間內完成檔案資料移交工作，不按要求完成的，納入企業基礎管理考核細則加以扣罰。

2.5 充分利用計算機技術，利用信息化資源，促使企業檔案工作取得新的突破。

檔案工作與時代息息相關，市場經濟的發展，帶動了企業檔案工作的發展。企業檔案工作隨著信息時代的到來而轉變，檔案管理工作將朝著文檔一體化和電子檔案的轉變。只要檔案管理人員不斷更新觀念，轉變工作思維，改進工作方式，主動適應檔案工作的時代轉變，我想，企業檔案工作現狀一定可以扭轉，企業檔案工作可以創出一片新天地。

參考文獻：

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[2]薛寶蘭.煤礦企業檔案管理的地位和作用淺析[J].價值工程，2010（18）.

[3]張燕.淺談企業檔案建設[J].學理論，2011（01）.

作者簡介：

勞曉霞（1975-），女，廣東人，本科，檔案館員，檔案副研究館員。